Kassensicherungsverordnung: Was Unternehmen wissen müssen

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ist eine der wichtigsten gesetzlichen Richtlinien für Geschäfte und Dienstleister, die mit einem elektronischen Kassensystem arbeiten. Aber weißt du auch, was wirklich in der Verordnung steht? 

In diesem Artikel verrate ich dir, was die Kassensicherungsverordnung ist, worum es darin geht und was sie für dein Kassensystem bedeutet. So erfährst du, welche Anforderungen du bei deiner Kassenführung beachten musst und worauf du bei einem Kassensystem achten solltest.

Alle Informationen auf einen Blick: 

• Was ist die Kassensicherungsverordnung? – Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) klärt technische Fragen rund um elektronische Kassensysteme. 
• Warum gibt es die? – Die KassenSichV konkretisiert die gesetzlichen Vorgaben der Abgabenordnung (AO) für elektronische Aufzeichnungssysteme und soll Manipulationen an digitalen Kassenaufzeichnungen erschweren.
• Wer ist betroffen? – Unternehmen, die elektronische oder computergestützte Kassensysteme, Registrierkassen, EU-Taxameter oder Wegstreckenzähler nutzen.
• Was bedeutet das für dein Kassensystem? – Dein elektronisches Kassensystem muss grundsätzlich über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, wie z. B. das Flatpay Kassensystem.

Was ist die Kassensicherungsverordnung? Definition

Die Kassensicherungsverordnung, kurz: KassenSichV, heißt eigentlich “Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr”. 

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) regelt die technische Ausstattung elektronischer Kassensysteme in Deutschland. 

Diese eher unattraktive, lange Bezeichnung erklärt bereits gut, welchen Zweck die Kassensicherungsverordnung hat: Sie erklärt Unternehmen, welche technischen Voraussetzungen ihre elektronischen Kassensysteme erfüllen müssen. 

Warum gibt es die Kassensicherungsverordnung?

Die Kassensicherungsverordnung konkretisiert die Vorgaben aus § 146a der Abgabenordnung (AO). Während die AO den rechtlichen Rahmen vorgibt, regelt die KassenSichV die technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme und deren Absicherung. 

Die Abgabenordnung (AO) regelt das WAS und die KassenSichV erklärt das WIE. 

Die Umsetzung der Kassensicherungsverordnung soll die nachträgliche Manipulation von digitalen Grundaufzeichnungen, die Kassennachschau seitens der Behörden erleichtern und damit die Steuerhinterziehung von Unternehmen weiter eindämmen. Das soll wiederum den fairen Wettbewerb fördern. 

Wer ist von der Kassensicherungsverordnung betroffen? Und wer nicht? 

Die KassenSichV wurde 2017 eingeführt und seitdem mehrfach angepasst. Für einzelne Systeme, insbesondere Taxameter und Wegstreckenzähler, gelten bzw. galten besondere Übergangs- und Anwendungsfristen.‍

Betreibst du eines der folgenden Systeme, musst du den Bestimmungen der KassenSichV Folge leisten: 

• Elektronische oder computergestützte Kassensysteme nach § 146a Abs. 1 Satz 1 Abgabenordnung (AO) 
• Taxameter und Wegstreckenzähler 

Nicht von der KassenSichV betroffen sind wiederum folgende Systeme: 

• Fahrscheinautomaten und Fahrscheindrucker,
• Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge,
• elektronische Buchhaltungsprogramme,
• Waren- und Dienstleistungsautomaten,
• Geldautomaten
• Geld- und Warenspielgeräte

Die Art und Größe des Unternehmens spielt dabei keine Rolle. Nutzt du eines der betroffenen Systeme, musst du nach den Regeln spielen. Nutzt du kein elektronisches Kassensystem, z. B. eine offene Ladenkasse, gilt die KassenSichV für dich wiederum nicht. 

Die wichtigsten Regelungen der KassenSichV

Die Kassensicherungsverordnung nennt neue technische und rechtliche Anforderungen an elektronische Kassensysteme und spezifiziert Regelungen, die bereits im Rahmen anderer Gesetzestexte (v. a. der AO) eingeführt worden sind. 

Ich erkläre dir fünf Bestimmungen der KassenSichV, die im Betriebsalltag eine Rolle spielen: 

Digitale Grundaufzeichnungen

Gleich nach der Erklärung, welche Geräte von der Verordnung betroffen sind, geht die KassenSichV näher auf die Daten ein, die ein elektronisches Kassensystem bei jeder Transaktion aufzeichnen muss. Diese sind: 

• der Zeitpunkt des Vorgangsbeginns, -endes oder -abbruchs, 
• eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer,
• die Art des Vorgangs,
• die Daten des Vorgangs,
• die Zahlungsarten,
• die Prüfwerte,
• die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems 
• die Seriennummer der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung und 
• der Signaturzähler.

Wichtig auch: Die KassenSichV bestimmt weiter, dass die Speicherung dieser Kassendaten “vollständig, unverändert und manipulationssicher” erfolgen muss. Na, erinnert dich das an die GoBD? 

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

In § 146a AO ist festgelegt, dass ein elektronisches Aufzeichnungssystem “durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen” ist. Die Anforderungen an die technische Sicherheitseinrichtung, kurz: TSE, werden in der KassenSichV spezifiziert. 

Die KassenSichV erklärt weiter, dass die TSE aus drei Bestandteilen – einer einheitlichen digitalen Schnittstelle, einem Sicherheitsmodul und einem Speichermedium – bestehen muss, nennt technische Voraussetzungen und verweist auf die verpflichtende Zertifizierung.

Noch mehr Fragen zur TSE? Ich habe alle wichtigen Fragen zur TSE bereits in einem ausführlichen Artikel zur TSE-Pflicht beantwortet. Lies dich dort ein. 

DSFinV-K

Die DSFinV-K ist die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme. Sie sorgt dafür, dass Kassendaten in einem einheitlichen Format exportiert und bei einer Kassennachschau oder Außenprüfung an die Finanzbehörden übergeben werden können.

Die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung, kurz: DSFinV-K, sorgt demnach für einen standardisierten Datenexport sowie eine einheitliche Dokumentation und Strukturierung bei einer Kassennachschau oder einer Außenprüfung durch die Finanzbehörden. 

Belegausgabepflicht

In § 146a AO ist ebenfalls festgelegt, dass Unternehmen bei aufzeichnungspflichten Geschäftsvorfällen stets “einen Beleg über den Geschäftsvorfall auszustellen und dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten zur Verfügung zu stellen” haben. 

Die KassenSichV erklärt weiter, welche inhaltlichen und technischen Anforderungen an diesen Beleg gelten. Neben Name und Anschrift des ausstellenden Unternehmen, Datum, Menge und Preis sind auch Angaben zum genutzten Kassensystem und ein fortlaufender Signaturzähler der TSE Pflicht. 

Wichtig auch: Die vorgeschriebenen Angaben müssen entweder ohne maschinelle Unterstützung lesbar, aus einem QR-Code auslesbar oder in einer elektronischen Rechnung enthalten sein.

Anforderungen an Taxameter und Wegstreckenzähler

Für Taxameter und Wegstreckenzähler gelten eigene technische Anforderungen. § 7 KassenSichV regelt die Anforderungen an EU-Taxameter, § 8 die Anforderungen an Wegstreckenzähler. Dazu gehören unter anderem Vorgaben zur Aufzeichnung von Transaktionsdaten und zu den Angaben auf Belegen.

Für einzelne Geräte gelten besondere Übergangs- und Anwendungsfristen. Bei EU-Taxametern, die bereits vor dem 01. Januar 2021 mit der INSIKA-Technik ausgestattet wurden, ist § 7 seit dem 01. Januar 2026 anzuwenden. 

Bei Wegstreckenzählern hängt die Frist davon ab, wann das Gerät erstmals in Verkehr gebracht wurde: Für Geräte, die nach dem 30. Juni 2024 erstmals in Verkehr gebracht wurden, gilt § 8 bereits seit dem Tag des Inverkehrbringens. Für ältere Wegstreckenzähler, an die eine zertifizierte TSE über eine digitale Schnittstelle angebunden werden kann, gilt § 8 ab dem 01. Januar 2027.

Extra: Kassenmeldepflicht 

Auch wenn man in anderen Artikeln den Eindruck gewinnt, dass die Kassenmeldung in der KassenSichV geregelt wird, findet sie dort tatsächlich keine Erwähnung. Denn: Die KassenSichV regelt nur technische Details, die Kassenmeldepflicht ist Teil von § 146a AO. 

Dennoch ist auch an dieser Stelle wichtig zu erwähnen: Die technischen Voraussetzungen zu erfüllen, reicht allein nicht aus, um Bußgeldern zu entgehen. Du musst dein elektronisches Aufzeichnungssystem innerhalb eines Monats nach der Anschaffung digital beim Finanzamt melden. Auch die Außerbetriebnahme muss innerhalb eines Monats mitgeteilt werden. 

Wie melde ich mein Kassensystem richtig beim Finanzamt an? In meiner Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Kassenmeldung lernst du alles, was du wissen musst. 

Rechtssichere Kassensysteme mit Flatpay 

Keine Sorge. All diese komplizierten rechtlichen Bestimmungen bedeuten nicht, dass du zum IT-Spezialisten umschulen musst. Sie bedeuten lediglich, dass du ein elektronisches Kassensystem benötigst, das nach den Regeln spielt – wie z. B. Flatpay.  

Das Flatpay Kassensystem verfügt über eine zertifizierte Cloud-TSE von Fiskaly, unterstützt die Belegausgabepflicht und eine GoBD-konforme Kassenführung. Damit sind Sie mit Flatpay auch bei den gesetzlichen Anforderungen an Ihr Kassensystem gut aufgestellt.

Dazu erleichtert dir Flatpay die Kassenmeldung. In den Flatpay-Einstellungen kannst du die benötigten Daten für die Meldung deines Kassensystems abrufen und anschließend die „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)“ elektronisch an das Finanzamt übermitteln.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wann ist eine TSE Pflicht?

Eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist grundsätzlich Pflicht, wenn du ein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem bzw. eine Registrierkasse nach § 146a Abs. 1 AO nutzt. Auch für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gelten TSE-Anforderungen, wobei teilweise besondere Übergangs- und Anwendungsfristen zu beachten sind.

Wiederum kein Muss ist eine TSE bei Fahrscheinautomaten und Fahrscheindruckern, Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge, elektronischen Buchhaltungsprogrammen, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten sowie Geld- und Warenspielgeräten. 

Ist die offene Ladenkasse 2026 noch erlaubt?

Ja, eine offene Ladenkasse ist 2026 noch erlaubt. Die KassenSichV verpflichtet nicht zur Nutzung eines elektronischen oder computergestützten Kassensystems. Sie regelt lediglich die Nutzung für diejenigen, die die betroffenen Geräte bereits freiwillig nutzen.

Ab 2028 könnte sich das jedoch ändern: Die Bundesregierung hat im September 2026 einen Gesetzentwurf für eine Registrierkassenpflicht beschlossen. Danach sollen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 100.000 EUR grundsätzlich ein elektronisches Kassensystem nutzen müssen. Ausgenommen sollen unter anderem Steuerpflichtige mit weniger als 12.000 EUR Barumsatz pro Jahr sein. Das Gesetz ist allerdings noch nicht final beschlossen.

Welche gesetzlichen Vorschriften gibt es für die Kassenführung?

Die wichtigsten rechtlichen Grundlagen für die Kassenführung findest du insbesondere in der Abgabenordnung (AO), der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und den GoBD. Je nach Unternehmen und Sachverhalt können außerdem weitere steuer- und handelsrechtliche Vorschriften relevant sein.

Wer braucht keine Registrierkasse? 

Aktuell besteht in Deutschland noch keine allgemeine Registrierkassenpflicht. Für 2028 ist jedoch eine neue Kassenpflicht geplant: Laut dem im September 2026 vom Bundeskabinett beschlossenen Gesetzentwurf sollen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 100.000 EUR grundsätzlich ein elektronisches Kassensystem nutzen müssen. Für bestimmte Fälle sind Ausnahmen vorgesehen. 

Außerdem ist es jetzt schon für viele Unternehmen sinnvoll, auf elektronische Kassensysteme, statt auf eine analoge oder mechanische Lösung zu setzen. Elektronische Lösungen sind oft leichter zu bedienen,  sparen viel Arbeits- und Verwaltungsaufwand und bieten trotz komplexer Anforderungen mehr rechtliche Sicherheit.