Kasse beim Finanzamt anmelden: So geht’s richtig

Hi, ich bin Alina von Flatpay. Hast du dir ein neues Kassensystem zugelegt? Herzlichen Glückwunsch! Jetzt gibt es allerdings noch einen wichtigen Schritt: Du musst deine neue Kasse beim Finanzamt anmelden.

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Jedes neue elektronische Kassensystem muss in Deutschland innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung zeige ich dir, wie du deine Kasse einfach und kostenlos selbst anmeldest.

Alle Informationen auf einen Blick: 

• Für wen gilt die Meldepflicht? – Die Mitteilungspflicht gilt seit dem 01. Januar 2025 für alle Unternehmen und alle elektronischen Kassensysteme. 
• Wo erfolgt die Kassenmeldung? – Die Kassenmeldung erfolgt digital beim zuständigen Finanzamt via Mein ELSTER oder eine ERiC-Schnittstelle. 
• Wie funktioniert die Kassenmeldung? – Erstelle bei Flatpay kostenlos eine XML-Datei mit allen Kassendaten und lade sie anschließend bei ELSTER hoch.
• Welche Fristen gelten? – Sowohl die Inbetriebnahme als auch die Außerbetriebnahme müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden. 

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Seit 2025 musst du deine Kasse beim Finanzamt anmelden

Digitale Kassensysteme und Registrierkassen sind in Deutschland längst Standard. Die elektronische Meldepflicht gilt für sie jedoch erst seit dem 01. Januar 2025.

Die neue Mitteilungspflicht schreibt vor, dass bereits vorhandene Kassensysteme bis zum 31. Juli 2025 nachgemeldet werden mussten. Neue Kassensysteme, die du ab dem 01. Juli 2025 angeschafft hast, musst du innerhalb eines Monats nach der Anschaffung melden. Auch die Außerbetriebnahme eines elektronischen Kassensystems muss innerhalb eines Monats gemeldet werden.

Nach der Einführung der TSE-Pflicht ist die Mitteilungspflicht ein weiterer Schritt, um Steuerhinterziehung durch Kassenmanipulation zu bekämpfen und die Nachvollziehbarkeit elektronischer Kassensysteme zu verbessern.

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Die gesetzliche Grundlage der Meldepflicht 

Die gesetzliche Grundlage für die Mitteilungspflicht bilden die Abgabenordnung (AO), die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) sowie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Die wichtigsten gesetzlichen Grundlagen der Mitteilungspflicht im Überblick:

• § 146a Abs. 4 AO: Wer ein elektronisches Kassensystem nutzt, muss dieses dem zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung mitteilen. Das gemeldete System muss durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt werden. 
• § 1 KassenSichV: Die Kassensicherungsverordnung legt fest, welche elektronischen Kassensysteme unter die gesetzlichen Vorgaben fallen. Dazu gehören unter anderem elektronische Kassensysteme, Registrierkassen, EU-Taxameter und Wegstreckenzähler. Ausgenommen sind u. a. Fahrschein- und Parkscheinautomaten, elektronische Buchhaltungsprogramme und Geldautomaten.
• GoBD-Anforderungen: Unabhängig von der Mitteilungspflicht müssen elektronische Kassensysteme die Anforderungen der GoBD erfüllen. Dazu gehören unter anderem die Nachvollziehbarkeit der Buchungen sowie eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation.

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Für wen gilt die Meldepflicht? 

Grundsätzlich gilt die Mitteilungspflicht für alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem oder eine computergestützte Registrierkasse nutzen. Ausnahmen von der Mitteilungspflicht nach Berufsgruppen nicht. Auch Kleinunternehmer müssen ihre Kasse an das Finanzamt melden. 

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Welche Kassensysteme müssen gemeldet werden?

Die Mitteilungspflicht gilt für elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen. 

Nicht von der Mitteilungspflicht betroffen sind Fahrscheinautomaten und Fahrscheindrucker, Kassen- und Parkscheinautomaten, Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten sowie Geld- und Warenspielgeräte.

Wiederum von der Mitteilungspflicht betroffen sind Taxameter und Wegstreckenzähler MIT technischer Sicherheitseinrichtung (TSE).

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Wo muss das Kassensystem gemeldet werden? 

Aus § 146a Abs. 4 AO geht hervor, dass du dein elektronisches Kassensystem an das zuständige Finanzamt melden musst. Diese Mitteilung erfolgt ausschließlich “durch Datenfernübertragung”, also digital über Mein ELSTER, per XML-Datei oder über die ERiC-Schnittstelle. Vereinzelt können Finanzämter auch noch PDF-Vordrucke für das Mitteilungsverfahren nutzen.  

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Welche Informationen müssen an das Finanzamt übermittelt werden?

Die Mitteilung erfolgt in der Regel über ein Formular, auf dem du die folgenden Angaben machen musst: 

1. Name des Steuerpflichtigen,
2. Steuernummer des Steuerpflichtigen,
3. Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
4. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
5. Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
6. Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
7. Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
8. Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems. 

Beim Ausfüllen des Formulars wird dir Schritt für Schritt erklärt, welche Angaben erforderlich sind. Nicht ausgefüllte Pflichtfelder werden vor dem Absenden automatisch rot markiert.

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Wie wird das Kassensystem gemeldet? Schritt-für-Schritt-Anleitung 

Möchtest du deine neue Kasse beim Finanzamt anmelden, bist dir aber nicht sicher, wie das funktioniert? Keine Sorge – ich erkläre dir Schritt für Schritt, wie die digitale Kassenanmeldung bei Flatpay funktioniert.

Folge ganz einfach diese fünf Schritten, um dein Kassensystem richtig zu melden: 

1. Sammle alle wichtigen Informationen. 
   Für die Anmeldung deiner neuen Kasse benötigst du neben einigen persönlichen Daten auch einige technische Infos, wie z. B. die Seriennummer des Kassensystems. Bei Flatpay findest du diese Infos unter “Geräte” und “Point of Sale”. 

2. Füge persönliche Informationen hinzu. 
   Unter “Point of Sale” findest du nicht nur alle technischen Daten des Kassensystems, sondern kannst auch all deine persönlichen Informationen, wie z. B. deinen Namen und deine Steuernummer hinzufügen. 

3. Generiere eine XML-Datei. 
   Hast du alle persönlichen Informationen hinzugefügt, hast du bereits alle Informationen an einem Ort, die du für die Kassenanmeldung benötigst. Im gleichen Fenster kannst du nun eine XML-Datei generieren, die alle diese Infos beinhaltet. 

4. Kassenanmeldung auf ELSTER. 
   Melde dich bei ELSTER an und öffne ein neues Formular.. Für die Kassenanmeldung wählst du das Formular “Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme” aus. Lade dort deine zuvor generierte XML-Datei hoch. 

5. Kassenanmeldung abschließen. 
   Schicke das Formular mit der XML-Datei ab und speichere die Bestätigung im PDF-Format, die du anschließend erhältst. Damit hast du deine Meldepflicht erfüllt.

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Welche Fristen gelten für die Meldung der TSE-Kasse?

Achtung, nicht trödeln. Ein neues Kassensystem muss innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. 

Hast du dein elektronisches Kassensystem bereits vor dem 01. Juli 2025 in Betrieb genommen, musstest du diese bis zum 31. Juli 2025 nachmelden. Hast du dies noch nicht getan, solltest du das dringend nachholen. Neue Kassensysteme musst du seit dem 01. Juli 2025 innerhalb eines Monats beim Finanzamt anmelden. 

Beachte, dass du jedes neue Kassensystem einzeln melden musst. Versäumst du es, deine Kasse anzumelden, riskierst du ein Bußgeld von bis zu 25.000 EUR. 

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Muss auch die Außerbetriebnahme der TSE-Kasse gemeldet werden?

Du musst nicht nur melden, wenn du eine neue Kasse in Betrieb nimmst, sondern auch, wenn du eine alte Kasse außer Betrieb nimmst. Schließlich möchte das Finanzamt genau wissen, welche und wie viele Kassensysteme du aktuell nutzt. Die Außerbetriebnahme musst du ebenfalls innerhalb eines Monats an das zuständige Finanzamt melden. 

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Auf der sicheren Seite mit dem Flatpay Kassensystem

Mit Flatpay bist du auch bei gesetzlichen Anforderungen gut aufgestellt. Unser Kassensystem ist selbstverständlich GoBD-, DSGVO- und TSE-konform und hilft dir bei der Kassenmeldung. 

Generiere in den Flatpay-Einstellungen mit nur wenigen Klicks eine XML-Datei für die Kassenmeldung, die du anschließend nur noch auf dem ELSTER-Portal hochladen musst. Das Ganze dauert nur wenige Minuten und ist komplett kostenlos. 

Das war aber noch nicht alles. Auch bei der Einrichtung deines Kassensystem helfen dir unsere Experten direkt vor Ort. Wir stellen sicher, dass dein Kassensystem einwandfrei funktioniert und stehen dir auch danach rund um die Uhr bei Fragen oder Problemen zur Verfügung.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welche Kasse ist meldepflichtig?

Jedes elektronische oder computergestützte Kassensystem sowie jede Registrierkasse ist seit dem 01. Januar 2025 meldepflichtig. Die Meldepflicht gilt ebenfalls für Taxameter und Wegstreckenzähler mit technischer Sicherheitseinrichtung (TSE). Eine Meldung muss sowohl bei der Inbetriebnahme als auch der Außerbetriebnahme erfolgen. 

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Bis wann müssen Kassen beim Finanzamt angemeldet werden?

Grundsätzlich musst du die Inbetriebnahme und Außerbetriebnahme eines Kassensystems innerhalb eines Monats beim zuständigen Finanzamt melden. Für bereits vorhandene Kassensysteme galt bis zum 31. Juli 2025 eine Übergangsfrist zur Nachmeldung. Diese Frist ist inzwischen abgelaufen.

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Wo registriere ich meine Kasse?

Deine TSE-Kasse kannst du über Mein ELSTER, per XML-Upload im ELSTER-Portal oder über die ERiC-Schnittstelle anmelden.

Bei der Einrichtung deines Flatpay Kassensystems kannst du in den Einstellungen ganz einfach eine XML-Datei generieren, die du anschließend im ELSTER-Portal hochladen kannst.

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Wie kann ich meine Registrierkasse beim Finanzamt anmelden?

Deine computergestützte Registrierkasse kannst du über das ELSTER-Portal oder über eine ERiC-Schnittstelle anmelden. Hierfür musst du das Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme“ ausfüllen oder die XML-Datei hochladen, die du zuvor in deinem Kassensystem generiert hast.

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Wie hoch sind die Kosten für die Kassenmeldung?

Bei der Anmeldung deines Kassensystems über das ELSTER-Portal fallen keine Kosten an. Beauftragst du stattdessen einen Steuerberater oder einen anderen Dienstleister mit der Anmeldung, können dafür zusätzliche Kosten entstehen.

Mit Flatpay kannst du die XML-Datei für die Kassenmeldung kostenlos generieren und anschließend im ELSTER-Portal hochladen.

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Was passiert, wenn ich meine Kasse nicht melde?

Versäumst du es, deine neue TSE-Kasse anzumelden, droht dir ein Bußgeld von bis zu 25.000 EUR. Zusätzlich kann das Finanzamt eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen vornehmen. In schweren Fällen können außerdem steuerrechtliche Konsequenzen drohen.

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Wie kontrolliert das Finanzamt die Kasse?

Um Manipulationen an Kassensystemen vorzubeugen, hat der Gesetzgeber verschiedene Maßnahmen eingeführt. Unter diese Kontrollen fällt nicht nur die verpflichtende Kassenmeldung, sondern auch die TSE-Pflicht und die sporadische Kassenprüfung vor Ort.