Alles, was Du über den Kassenbon wissen musst

Hi, ich bin Alina von Flatpay. Als Händler wirst du den Kassenbon bereits bestens kennen. In Deutschland musst du nach jedem Geschäftsvorgang einen Kassenbon erstellen und dem Kunden zur Verfügung stellen. Beim klassischen Papierbon bedeutet das zusätzlichen Aufwand und jede Menge Papier. Das muss doch besser gehen.

Heute zeige ich dir, was die Bonpflicht für dein Geschäft wirklich bedeutet, was sich im nächsten Jahr bei der Bonpflicht ändern könnte und warum du schon jetzt mit Flatpay auf den digitalen Kassenbon umsteigen solltest. 

Alle Informationen auf einen Blick: 

• Was ist ein Kassenbon? – Der Kassenbon ist ein automatisch erzeugter Nachweis über den Kauf einer Ware oder Dienstleistung. 
• Ist ein Kassenbon Pflicht? – Ja, in Deutschland sind Händler dazu verpflichtet, Kassenbons zu erstellen und auszugeben.
• Was ändert sich bei der Bonpflicht? – Ab 2027 könnte die Bonpflicht für Transaktionen unter 30 EUR gelockert werden. Dann müsste bei solchen Kleinbeträgen möglicherweise nicht mehr automatisch ein Bon ausgegeben werden. 
• Wie digitale Kassenbons ausgeben? – Digitale Bons (oder E-Bons) kannst du mit dem Flatpay Kassensystem per QR-Code oder E-Mail bereitstellen. 

Was ist ein Kassenbon? Einfach erklärt

Der Kassenbon ist ein automatisch erzeugter Beleg, der als Nachweis über den Kauf von Waren und Dienstleistungen dient. Meist handelt es sich dabei um einen Papierbeleg, er kann aber auch als digitaler Kassenbon per E-Mail oder SMS ausgegeben werden. ‍

Der Kassenbon ist auch als Kassenzettel oder Kassenbeleg bekannt und ist sowohl für Kunden als auch für Händler wichtig. 

Er bildet alle wichtigen Details der erfolgten Transaktion ab und dient als Nachweis über den Kauf. Für Kunden ist er vor allem für Reklamationen wichtig, während Händler den Kassenbon für ihre Buchhaltung benötigen.   

Die Bestandteile eines Kassenbons 

Welche Angaben ein Kassenbon enthalten muss, ist in Deutschland genau geregelt – unter anderem in der Abgabenordnung (AO) und der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).

Die folgenden Mindestangaben müssen auf jedem Kassenbeleg abgebildet werden: 

• Vollständiger Name und Anschrift des Händlers 
• Datum der Belegausgabe sowie Start- und Endzeitpunkt des Kaufvorgangs
• Menge bzw. Umfang sowie Art der gelieferten Ware bzw. Dienstleistung 
• Fortlaufende Transaktionsnummer (auch Kassenbon-Nummer genannt)
• Entgelt, angewendeter Steuersatz und Steuerbetrag 
• Endbetrag und Zahlungsart 

Dazu fordert der Staat noch einige Angaben zum TSE-Modul des Kassensystems:

• Seriennummer des Kassensystems und des TSE-Moduls 
• Prüfwert bzw. TSE-Signatur (oft als QR-Code abgebildet)
• Fortlaufender Signaturzähler 

Dazu dürfen Händler noch andere Angaben auf den Kassenzettel packen, wie z. B. Rückgabe- und Umtauschbedingungen, Garantiehinweise und Werbung.   

Warum der Kassenbon so wichtig ist 

Die Funktion eines Kassenbons liegt erst einmal auf der Hand. Er dient als Nachweis über einen Kauf und ist für Kunden wichtig, etwa bei Reklamationen oder Garantiefällen.

Gerade für Händler hat der Kassenbon noch einige weitere Funktionen:   

• Interne Organisation: Die erfassten Kassenvorgänge helfen dabei, Umsätze nachzuvollziehen und Warenbestände im Blick zu behalten.
• Steuerliche Dokumentation: Kassenbons dokumentieren die einzelnen Geschäftsvorgänge und sind damit eine wichtige Grundlage für die Buchhaltung.
• Erfüllung der TSE-Pflicht: Bei elektronischen Kassensystemen enthält der Kassenbon wichtige Angaben zur TSE und macht die Transaktion nachvollziehbar.
• Erfüllung der Bonpflicht: Es klingt offensichtlich, ist aber genauso wichtig. Der Kassenbon belegt, dass der Händler der Belegausgabepflicht nachgekommen ist. 

Die Belegausgabepflicht: Das gilt in Deutschland 

Apropos Bonpflicht. Seit dem 01. Januar 2020 gilt in Deutschland die Belegausgabepflicht. Im Rahmen dieser Bonpflicht wurden Händler mit einem elektronischen Kassensystem dazu verpflichtet, zwingend einen Beleg zu erstellen. 

Das heißt: Seitdem müssen Händler bei jedem Geschäftsvorgang einen Kassenbon erstellen – entweder in Papierform oder elektronisch – und diesen dem Kunden zur Verfügung stellen. Der Kunde muss den Bon wiederum nicht mitnehmen. Bleibt er liegen, darf er auch direkt in den Papierkorb wandern.  

Warum Kassenbons erstellen, wenn Kunden sie am Ende doch nicht mitnehmen? 

Die Bonpflicht soll dazu beitragen, Geschäftsvorgänge nachvollziehbar zu dokumentieren und Manipulationen an Kassendaten zu erschweren. Bei elektronischen Kassensystemen werden die Transaktionen über die TSE manipulationssicher aufgezeichnet.

Wer ausschließlich mit einer offenen Ladenkasse arbeitet, unterliegt grundsätzlich nicht der Belegausgabepflicht. Unter bestimmten Voraussetzungen kann das Finanzamt außerdem auf Antrag eine Befreiung erteilen, etwa bei Verkäufen an eine Vielzahl unbekannter Personen (z. B. an der Bar in einem Volksfest). 

Das wird sich 2027 bei der Bonpflicht ändern

Die Belegausgabepflicht ist seit ihrer Einführung häufig kritisiert worden. Oft galt diese Kritik dem neuen finanziellen und zeitlichen Aufwand und der wachsenden Menge an Papiermüll. Denn: Nach der Belegausgabepflicht muss der Beleg bei jedem Geschäftsvorgang erstellt und dem Kunden zur Verfügung gestellt werden.

Ob der Kunde den Bon tatsächlich mitnehmen möchte, spielt für die Belegausgabepflicht keine Rolle. Der Händler muss den Beleg trotzdem erstellen und zur Verfügung stellen. Können Händler nicht gerade auf digitale Belege umzusatteln, fällt deutlich mehr Papiermüll an. In Zeiten wachsenden Umweltbewusstseins stößt das auf wenig Verständnis. 

Die zusätzlichen Bondrucke kosten nicht nur Zeit beim Kassiervorgang und verbrauchen zusätzliche Bonrollen, sondern sorgen auch für jede Menge Müll, der als Thermopapier in den Restmüll wandert und das Recycling erschwert.   

Deshalb erwägt die Bundesregierung nun Änderungen an der Belegausgabepflicht: 

• Einführung einer Bagatellgrenze: Im Rahmen einer Bagatellgrenze sollen Kassenbons bei Kleinstbeträgen unter 30 EUR nicht mehr ausgegeben werden müssen. Diese neue Regelung könnte bereits ab dem 01. Januar 2027 greifen. 
• Ende des Papierbeleges: Dazu ist die Umstellung vom Papierbeleg auf den digitalen Kassenbon im Gespräch. Der digitale Bon soll in der Zukunft den Vorrang vor dem Papierbon erhalten; den Papierbeleg soll es nur noch auf Wunsch geben. 

Der Kassenbon wird auch über 2027 hinaus eine wichtige Rolle als Kaufbeleg spielen. Allerdings dürfte sich allmählich eine neue Form des Kassenbelegs etablieren: der digitale Kassenbon. 

Der digitale Kassenbon als müllfreie Alternative 

Im Rahmen der Belegausgabepflicht weist die Bundesregierung bereits ausführlich darauf hin, dass die Bonpflicht auch erfüllt ist, wenn der Kassenbeleg digital als QR-Code, SMS oder E-Mail ausgegeben wird, solange er die formalen Voraussetzungen erfüllt. 

Wie kann es dann sein, dass immer noch so viele Unternehmen auf Papierbelege setzen? 

Einerseits kann die Ausgabe eines digitalen Kassenbons zusätzliche Schritte erfordern. Soll der Bon beispielsweise per E-Mail oder SMS verschickt werden, werden dafür Kontaktdaten des Kunden benötigt. Alternativ kann der digitale Bon beispielsweise per QR-Code bereitgestellt werden. Für kleine Betriebe kann die Umstellung dennoch zunächst zusätzlichen Aufwand bedeuten.

Andererseits müssen die technischen Voraussetzungen für digitale Kassenbons vorhanden sein. Nicht jedes Kassensystem bietet diese Funktion bereits an und gerade kleinere Betriebe scheuen möglicherweise den Wechsel auf eine neue Lösung. Schließlich muss sich die Investition in ein neues Kassensystem für den Betrieb auch lohnen.

Dabei ist klar: Digitale Kassenbons sparen nicht nur säckeweise Papiermüll. Sie sparen auch Zeit und Kosten. Kassiervorgänge ohne Belegdruck können schneller abgeschlossen werden, reduzieren den Papierverbrauch und sparen mehr als nur die Kosten für Thermopapier.

Erfülle die Bonpflicht mit dem Flatpay Kassensystem 

Das Flatpay Kassensystem unterstützt dich dabei, die Bonpflicht unkompliziert in deinen Geschäftsalltag zu integrieren.

Deaktiviere in den Flatpay-Einstellungen die Option “Immer nach einem Bon fragen” und spare bei zukünftigen Kassiervorgängen wertvolle Zeit. Dazu kann unser Kassensystem sowohl klassische Papierbelege als auch digitale Kassenbons ausgeben. 

Für Kunden, die einen Papierbeleg möchten, verfügt das Kassensystem über einen integrierten Bondrucker. Du kannst deine Bons aber auch als QR-Code anzeigen lassen oder per E-Mail versenden, wenn dein Kunde einverstanden ist. 

Flatpay spart wertvolle Zeit beim Kassieren und Geld beim Nachkauf von Thermopapier. Darüber hinaus unterstützt dich das Kassensystem bei der Warenwirtschaft, bei Auswertungen und bei vielen administrativen Aufgaben im Geschäftsalltag.

Und auch bei den Kosten. Unsere Kassen kosten einmalig 1.999 EUR bzw. 2.999 EUR; jede Kartentransaktion kostet pauschal 1,79 %, egal welche Karte deine Kunden zum Bezahlen verwenden.

Neugierig? Berechne noch heute, wie viel du mit dem Flatpay Kassensystem in deinem Geschäft sparen könntest.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) 

Ist der Kassenbon eine Quittung?

Ja, in der Praxis erfüllt der Kassenbon dieselbe Funktion wie eine Quittung, wenn er nach der Zahlung ausgehändigt wird und explizit bestätigt, dass die Ware oder Dienstleistung bezahlt wurde. Aus gesetzlicher Sicht sind der Kassenbon und die Quittung allerdings zwei unterschiedliche Dinge. 

Warum gehören Kassenbons in den Restmüll?

Ob ein Kassenbon in den Restmüll oder ins Altpapier gehört, hängt vom verwendeten Thermopapier ab. Viele Kassenbons aus Thermopapier gehören in den Restmüll, da sie Beschichtungen enthalten, die das Papierrecycling beeinträchtigen können. Es gibt inzwischen aber auch recyclingfähige Thermopapiere, die entsprechend gekennzeichnet sind und im Altpapier entsorgt werden können. Im Zweifel solltest du die Hinweise des Herstellers beachten.

Wie nennt man Kassenzettel noch?

Der Kassenzettel wird auch als Kassenbon oder Kassenbeleg bezeichnet. Regional gibt es außerdem Begriffe wie Kassenstreifen, Kassenzettelchen oder ganz schlicht Zettel.

Ist ein Kassenbon Pflicht?

Ja, in Deutschland gilt die Belegausgabepflicht. Händler mit einem elektronischen Kassensystem müssen bei jedem Geschäftsvorgang einen Beleg erstellen und dem Kunden zur Verfügung stellen. Der Beleg muss dabei entweder in Papierform oder digital erstellt werden. Wenn der Kunde den Bon aber nicht mitnimmt, kann er im Anschluss bedenkenlos weggeworfen werden.  

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