Was ist eine E-Rechnung? Was Du für den Umstieg wissen musst

E-Rechnungen werden für Unternehmen in Deutschland immer wichtiger. Seit 2025 gelten die ersten neuen Vorgaben – und in den kommenden Jahren wird die elektronische Rechnung im B2B-Bereich zunehmend zum Standard. Höchste Zeit also, sich mit dem Thema vertraut zu machen.

Hi, ich bin Alina von Flatpay. In diesem Artikel erkläre ich dir, was eine E-Rechnung eigentlich ist, welche Formate zulässig sind und was die E-Rechnungspflicht für dein Unternehmen bedeutet. Außerdem erfährst du, wie du dich auf die neuen Anforderungen vorbereiten kannst.

Alle Informationen auf einen Blick: 

• Was ist eine E-Rechnung? – Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt und entspricht der EU-Norm EN 16931.
• Welche E-Rechnungsformate sind zulässig? – In Deutschland sind die E-Rechnungsformate ZUGFeRD und X-Rechnung zulässig. 
• Was bedeutet die E-Rechnungspflicht? – Seit 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für die verpflichtende Ausstellung gelten Übergangsfristen und Ausnahmen. 
• Wie führe ich E-Rechnungen ein? – Bei der Digitalisierung machen die richtigen elektronischen Lösungen den Unterschied, wie z. B. ein Rechnungsprogramm.  

Was ist eine E-Rechnung? Einfach erklärt

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und dadurch elektronisch verarbeitet werden kann.

Eine E-Rechnung, oder E-Invoice, ist ein elektronisches Rechnungsformat, das statt von Menschen vollautomatisch maschinell verarbeitet wird.  

Eine E-Rechnung liegt in einem strukturierten elektronischen Format vor, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Gängige Formate wie XRechnung und ZUGFeRD erfüllen diese Anforderungen. Welche Daten enthalten sein müssen und welche Formate zulässig sind, ist dabei gesetzlich geregelt. Was das in der Praxis bedeutet, erkläre ich dir im Anschluss Schritt für Schritt.

Achtung, Fehlschluss: Nicht jede elektronisch erstellte Rechnung ist auch eine E-Rechnung. Word-, Excel- und PDF-Rechnungen gelten beispielsweise nicht als E-Rechnungen. Stattdessen solltest du ein zugelassenes E-Rechnungsformat nutzen. 

Diese E-Rechnungsformate sind zulässig 

Eine PDF-Rechnung reicht nicht als E-Rechnung aus, weil sie Rechnungsdaten nicht strukturiert abbildet und nicht vollautomatisch maschinell ausgelesen werden kann. Gängige E-Rechnungsformate erfüllen die EU-Norm EN 16931. Unter bestimmten Voraussetzungen können Unternehmen aber auch andere strukturierte Formate vereinbaren.

Zu den gängigsten E-Rechnungsformaten in Deutschland gehören:

• ZUGFeRD: ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das einen menschenlesbaren PDF-Teil mit strukturierten XML-Daten kombiniert. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllt grundsätzlich die Anforderungen an eine E-Rechnung – ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
• X-Rechnung: Bei X-Rechnung handelt es sich ausschließlich um ein strukturiertes Rechnungsformat. Es besteht nur aus XML-Daten und kann ohne eine entsprechende Software nicht ausgelesen werden. 

Welches elektronische Rechnungsformat sollte ich nutzen? Für den Umstieg bietet sich das hybride ZUGFeRD-Format an, weil es weiterhin eine manuelle Auslese erlaubt. Dies ist besonders dann sinnvoll, wenn du neben Unternehmen auch Privatkunden bedienst. 

Diese Pflichtangaben beinhaltet eine E-Rechnung 

Wie bei der herkömmlichen Papierrechnung gibt es auch bei der E-Rechnung bestimmte Angaben, die nicht fehlen dürfen. Diese entsprechen weitgehend den bekannten Pflichtangaben nach §14 Umsatzsteuergesetz (UStG), es gibt aber auch Besonderheiten.  

Nach  §14 UStG musst du die folgenden Pflichtangaben machen: 

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers 
• Steuernummer oder USt-ID des leistenden Unternehmens 
• Ausstellungsdatum der E-Rechnung 
• Fortlaufende Rechnungsnummer 
• Menge und Art der gelieferten Ware bzw. Leistung 
• Zeitpunkt der Lieferung der Ware bzw. Leistung
• Endbetrag inkl. Steuersätze und Steuerbetrag 
• evtl. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers 

Wichtig: Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein, damit sie elektronisch verarbeitet werden können. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können zusätzliche Angaben erforderlich sein, etwa eine Leitweg-ID. 

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Ziemlich viel auf einen Schlag? Keine Sorge. Deine E-Rechnungen erstellst du anhand von vorgefertigten Vorlagen in einem Rechnungsprogramm. Dort gibst du deine Unternehmensdaten einmalig an und musst später nur noch Details ergänzen. 

Die E-Rechnungspflicht ist da: Was das für Dich bedeutet 

In Deutschland sind elektronische Rechnungen längst keine Zukunftsmusik mehr. Seit dem 01. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Vorgaben für E-Rechnungen im B2B-Bereich. Unternehmen müssen seitdem grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können, während für die Ausstellung Übergangsfristen gelten. ‍

So sieht das Bundesministerium der Finanzen die Umstellung auf E-Rechnungen vor: 

Seit 2025: Du musst E-Rechnungen empfangen und archivieren. 

Du verschickst noch keine E-Rechnungen? Das ist kein Grund zur Panik. Auch wenn die E-Rechnungspflicht bereits seit letztem Jahr gilt, hast du dank Übergangsregelungen noch etwas mehr Zeit, deine Prozesse anzupassen. 

Seit dem 01. Januar 2025 musst du E-Rechnungen von anderen Unternehmen grundsätzlich empfangen können. Dafür reicht zunächst ein E-Mail-Postfach aus. Empfangene E-Rechnungen musst du acht Jahre aufbewahren; dabei muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.

Ab 2027: E-Rechnungspflicht bei mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz.

Bis zum 31. Dezember 2026 hast du noch die freie Wahl, in welcher Form du deine Rechnungen versendest. Neben der E-Rechnung sind Papierrechnungen weiterhin zulässig. Bei PDF-Rechnungen muss der Empfänger dem Empfang dagegen zustimmen.

Ab dem 01. Januar 2027 müssen Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 EUR grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR können die Übergangsregelung noch bis Ende 2027 nutzen. 

Ab 2028: Die Übergangsfristen für die Ausstellung enden.

Ab dem 01. Januar 2028 enden die allgemeinen Übergangsfristen für die Ausstellung von E-Rechnungen. Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen müssen Rechnungen dann grundsätzlich als E-Rechnung ausgestellt werden. Bestimmte Ausnahmen bleiben jedoch bestehen. 

Keine Regel ohne Ausnahme: Auch über den 01. Januar 2028 hinaus bleiben einige Rechnungen von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, darunter Kleinbetragsrechnungen unter 250 EUR, Fahrscheine, Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und Kleinunternehmer.  

Die Vorteile der E-Rechnung

Die neue E-Rechnungspflicht ist nicht nur eine weitere lästige Buchhaltungspflicht, sondern eine Chance für Unternehmen. Denn: Sie bringt viele operative und finanzielle Vorteile mit sich – auch für kleine und mittelständische Unternehmen. 

‍Diese Vorteile bringt der Umstieg auf die E-Rechnung mit sich: 

Wie führe ich E-Rechnungen in meinem Unternehmen ein? 

Bist du im B2B-Bereich aktiv, solltest du dich jetzt auf die E-Rechnung einstellen. Seit 2025 musst du E-Rechnungen grundsätzlich empfangen können; für die verpflichtende Ausstellung gelten je nach Unternehmen noch Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. 2027. 

Der Schlüssel zum erfolgreichen Umstieg ist eine passende Buchhaltungssoftware, die dich bei der Erstellung, der Verarbeitung und der Archivierung von E-Invoices unterstützt. Achte besonders darauf, dass die Lösung den deutschen Vorschriften entspricht. 

Achte außerdem darauf, dass deine neue Buchhaltungssoftware nahtlos an andere Unternehmensprozesse, wie dein elektronisches Kassensystem, anschließt. So kannst du wichtige Finanzdaten automatisch synchronisieren und riskierst keine Datenverluste. 

Nahtlose digitale Prozesse mit Flatpay

Ob bei der E-Rechnung, den GoBD-Vorschriften oder der TSE-Pflicht, die Digitalisierung  deines Unternehmens klappt am besten, wenn du auf hochwertige Lösungen setzt.

Bei Flatpay haben wir ein modernes Kassensystem entwickelt, das deine Kassenprozesse digitalisiert, und zwar ganz ohne Kopfschmerzen. Kassiere deine Kunden im Handumdrehen, verfolge deinen Warenbestand in Echtzeit und erstelle Kassenberichte per Knopfdruck. 

Sämtliche Finanzberichte, die du in unserem Kassensystem erstellst, kannst du mit nur einem Klick an deine Buchhaltungssoftware exportieren und dort weiterverarbeiten – selbstverständlich GoBD- und TSE-konform. 

Das war aber noch nicht alles. Denn Flatpay spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch bares Geld. Finde heraus, wie viel du mit Flatpay in deinem Geschäft sparen könntest. 

Häufig gestellte Fragen (FAQ) 

Was brauche ich, um eine E-Rechnung zu empfangen?

Für den Empfang von E-Rechnungen reicht zunächst ein E-Mail-Postfach aus. Um strukturierte Rechnungsdaten komfortabel auszulesen und weiterzuverarbeiten, kannst du zusätzlich eine geeignete Rechnungssoftware oder einen E-Rechnungsviewer nutzen. Das ist besonders bei XRechnungen hilfreich, die keine zusätzliche PDF-Darstellung enthalten. 

Empfangene E-Rechnungen musst du acht Jahre aufbewahren. Dabei muss zumindest der strukturierte Teil der E-Rechnung unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.

Wie verschickt man eine E-Rechnung?

Für die Erstellung und den Versand benötigst du eine Software, die ein geeignetes E-Rechnungsformat unterstützt. Zu den gängigsten Formaten in Deutschland gehören XRechnung und ZUGFeRD.

Mit dem passenden Rechnungsprogramm kannst du eine Vorlage für deine Rechnungen erstellen, die du anschließend nur noch mit Details versehen musst. Das ist schnell erledigt und der Versand erfolgt direkt in der Software.

Wer muss eine E-Rechnung ausstellen?

Seit 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten jedoch Übergangsfristen.

Ab dem 01. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 EUR grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR können die Übergangsregelung noch bis Ende 2027 nutzen. Ab 2028 endet diese allgemeine Übergangsfrist.

Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR und bestimmte steuerfreie Umsätze. Rechnungen an Privatkunden (B2C) fallen ebenfalls nicht unter die B2B-E-Rechnungspflicht.

Ist PDF eine E-Rechnung?

Nein, eine einfache PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung, da sie kein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat enthält, das automatisch verarbeitet werden kann. Stattdessen kannst du beispielsweise XRechnung oder ein geeignetes ZUGFeRD-Format verwenden.