GoBD einfach erklärt: Was das für Unternehmen bedeutet

Wer sich mit Buchhaltung beschäftigt, kommt an den GoBD kaum vorbei. Doch hinter der langen Abkürzung stecken Regeln, die im Geschäftsalltag schnell relevant werden – von der Aufbewahrung digitaler Belege bis zur Kassenführung.

Hi, ich bin Alina von Flatpay. In diesem Artikel erkläre ich dir, was sich hinter den GoBD verbirgt, welche Anforderungen sie an deine Buchführung stellen und wie du sie in deinem Geschäftsalltag richtig umsetzt.

Alle Informationen auf einen Blick: 

• Was ist GoBD? – Die GoBD-Abkürzung steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.  
• Warum ist das wichtig? – Die GoBD konkretisieren gesetzliche Anforderungen an die ordnungsgemäße Buchführung und Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen und Daten.
• Worauf muss man achten? – Die GoBD spürst du im Betriebsalltag vor allem in den Bereichen der Beschaffung, der Buchhaltung und der Kassenführung. 
• Wie setze ich die GoBD um? – Achte darauf, steuerlich relevante Daten und Unterlagen vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar zu erfassen und aufzubewahren. Geeignete Software kann dich dabei unterstützen. 

Was ist GoBD? Bedeutung 

Die Abkürzung GoBD steht für die wenig einprägsame Bezeichnung „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Die GoBD regeln, wie steuerlich relevante Bücher, Aufzeichnungen, Unterlagen und Daten ordnungsgemäß geführt und aufbewahrt werden.

Die GoBD-Grundsätze konkretisieren die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung und Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen und Daten. Sie sind für Unternehmen und Selbstständige relevant, die steuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten erfüllen müssen.

Was bedeutet GoBD-konforme Arbeit? 

Für Unternehmen bedeutet GoBD-konformes Arbeiten unter anderem, Geschäftsvorfälle nachvollziehbar und vollständig zu erfassen, steuerlich relevante Unterlagen ordnungsgemäß aufzubewahren und die dafür eingesetzten Prozesse nachvollziehbar zu dokumentieren.

Aber was bedeutet GoBD-Konformität in der Praxis? In meinem Leitfaden zur GoBD-konformen Arbeit erkläre ich dir alles, was du wissen musst. 

Warum sind die GoBD wichtig für Unternehmen?

An den GoBD kommt in Deutschland so gut wie kein Unternehmen vorbei. Verarbeitest oder bewahrst du steuerlich relevante Unterlagen und Daten elektronisch auf, musst du dabei die Anforderungen der GoBD beachten. Die GoBD sind das Regelbuch für deine elektronische Buchhaltung und verpflichtend. 

Die GoBD sind keine bloßen Empfehlungen, sondern verbindliche Vorgaben für die steuerliche Buchführung und Aufbewahrung.

Verstöße gegen die GoBD können bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen. Bei erheblichen Mängeln kann das Finanzamt deine Buchführung beanstanden und unter bestimmten Voraussetzungen Besteuerungsgrundlagen schätzen. Gleichzeitig sorgen die GoBD für mehr Ordnung, Nachvollziehbarkeit und Transparenz in deiner Buchhaltung.

Diese GoBD-Grundsätze gelten für Unternehmen 

Die GoBD beruhen nicht etwa auf einem eigenen GoBD-Gesetz, sondern auf dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und regelmäßig aktualisierten BMF-Schreiben. Diese Gesetzestexte zu überblicken, ist gar nicht einmal so einfach. 

Diese GoBD-Grundsätze solltest du als Unternehmen unbedingt kennen: 

Nachvollziehbarkeit 

Die Buchführung eines Unternehmens muss für die Finanzbehörden bei einer Betriebsprüfung nachvollziehbar und nachprüfbar sein. In der Praxis bedeutet das, dass jede Buchung in der Buchhaltung durch einen entsprechenden Beleg plausibel belegt werden muss. Daher kommt der Spruch: „Keine Buchung ohne Beleg“.  

Vollständigkeit 

Deine Buchungen müssen nicht nur nachvollziehbar, sondern auch vollständig sein. Jeder Geschäftsvorfall muss in deiner Buchhaltung lückenlos erfasst sein. Bei der Erfassung musst du zudem darauf achten, dass er alle Pflichtangaben enthält. Grundsätzlich müssen Geschäftsvorfälle einzeln und vollständig erfasst werden. In bestimmten Fällen sind jedoch Ausnahmen von der Einzelaufzeichnung möglich.

Unveränderlichkeit 

Deine Belege musst du unveränderlich speichern. Das gibt einem Betriebsprüfer die Sicherheit, dass die Unterlagen nicht im Nachhinein manipuliert wurden. Enthält ein Beleg einen Fehler, der korrigiert werden muss, muss der Originalinhalt weiterhin leserlich und die Anpassung lückenlos dokumentiert sein.  

Richtigkeit

Es mag offensichtlich sein, ist aber dennoch ein eigener Grundsatz: Alle deine Buchungen und Belege müssen der Wahrheit entsprechen. Was in deiner Buchhaltung landet, muss so auch geschehen sein und entsprechend belegt werden – und vor allem auch korrekt verbucht werden. 

Ordnung

Ähnlich wie der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit fordert der Grundsatz der Ordnung von Unternehmen, ihre Buchhaltung so zu gestalten, dass ein Betriebsprüfer diese innerhalb kurzer Zeit überblicken kann. Für Ordnung sorgst du, indem du deine Geschäftsvorfälle nachvollziehbar und systematisch erfasst und deine Unterlagen eindeutig zuordnest.

Zeitliche Nähe 

Des Weiteren fordert das Finanzamt eine zeitgerechte Erfassung deiner Geschäftsvorfälle. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben musst du täglich festhalten. Bei unbaren Geschäftsvorfällen gilt eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen grundsätzlich als unbedenklich. Wichtig ist, dass deine Geschäftsvorfälle zeitnah und vollständig dokumentiert werden und nicht erst gesammelt am Monatsende erstmals erfasst werden. 

Vermeide diese häufigen GoBD-Fehler 

Alle GoBD-Grundsätze auf Anhieb richtig anzuwenden, ist gar nicht einmal so leicht. Fehler können passieren. Aber zum Glück kannst du von den Fehlern anderer lernen, damit sie dir nicht selbst unterlaufen. 

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Diese häufigen GoBD-Fehler solltest du in deiner Buchhaltung vermeiden: 

• Die Belege wurden zu spät erfasst. 

Der geschäftliche Alltag ist stressig. Dennoch solltest du deine Buchführung nicht zu lange aufschieben. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben musst du täglich festhalten. Bei unbaren Geschäftsvorfällen gilt eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen grundsätzlich als unbedenklich.

• Die Belege sind veränderbar. 

Eine PDF-Datei einfach in einem normalen Ordner abzulegen, reicht für eine GoBD-konforme Aufbewahrung nicht unbedingt aus. Entscheidend ist, dass aufbewahrungspflichtige Dokumente während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert erhalten bleiben und Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden. 

• Papierbelege werden nicht “ersetzend” gescannt. 

Möchtest du Papierbelege digitalisieren und anschließend elektronisch aufbewahren, musst du die Anforderungen an die bildliche Erfassung beachten. Das ist per Scanner oder auch mit einem Smartphone möglich. Wichtig ist unter anderem, dass der Beleg vollständig und lesbar erfasst wird und der Prozess nachvollziehbar dokumentiert ist. 

• Es gibt keine Verfahrensdokumentation. 
  In einer Verfahrensdokumentation beschreibst du nachvollziehbar, wie steuerlich relevante Daten und Unterlagen in deinem Unternehmen erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. Wie detailliert sie sein muss, hängt unter anderem von deinen Prozessen und den eingesetzten Systemen ab.

• Es wird nicht zentral archiviert.

Setze stets auf ein zentrales Archiv. Mehrere Archive sind zwar kein Verstoß gegen die GoBD, allerdings öffnest du mit einer zerstreuten Aufbewahrung Tür und Tor für Buchhaltungsfehler und sorgst für Chaos im Falle einer Betriebsprüfung. 

• Die Aufbewahrungsfrist wurde nicht eingehalten. 

Deine Unterlagen musst du über eine gesetzlich festgeschriebene Dauer aufbewahren – und diese unterscheidet sich je nach Belegart. Manche Dokumente müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden, andere acht oder zehn Jahre. 

Diese Folgen können bei einer fehlerhaften Buchführung drohen

Ist dir trotz aller Sorgfalt ein Fehler in der Buchhaltung unterlaufen? Keine Sorge, nicht jeder Fehler hat automatisch schwerwiegende Folgen. Entscheidend ist unter anderem, wie gravierend der Mangel ist und ob deine Buchführung insgesamt noch nachvollziehbar und sachlich richtig ist. Bei erheblichen Mängeln können jedoch steuerliche Konsequenzen entstehen.

Diese Folgen können bei einer fehlerhaften Buchführung drohen: 

• Beanstandungen bei der Betriebsprüfung: Kleinere formelle Fehler führen nicht automatisch dazu, dass deine gesamte Buchführung verworfen wird. Entscheidend ist unter anderem, ob die Mängel Zweifel an der sachlichen Richtigkeit deiner Aufzeichnungen begründen. Bundesfinanzhof
• Schätzung der Besteuerungsgrundlagen: Kann das Finanzamt deine Besteuerungsgrundlagen aufgrund erheblicher Mängel nicht zuverlässig ermitteln, darf es diese schätzen. Dabei kann je nach Einzelfall auch ein Sicherheitszuschlag zum Einsatz kommen. Eine pauschale Höhe von 1 % bis 5 % gibt es jedoch nicht. Gesetze im Internet
• Steuernachzahlungen: Ergibt sich aus einer Prüfung oder Schätzung eine höhere Steuerlast, können entsprechende Steuernachzahlungen und gegebenenfalls Zinsen anfallen.
• Bußgelder: Je nach konkretem Verstoß gegen steuerliche Aufzeichnungs- oder Kassenpflichten können zusätzlich Bußgelder drohen. Die Höhe hängt vom jeweiligen Verstoß ab – eine allgemeine GoBD-Geldbuße von bis zu 250.000 EUR gibt es nicht. § 379 AO sieht je nach Tatbestand beispielsweise Bußgelder bis 5.000, 10.000 oder 25.000 EUR vor. 
• Steuerstrafrechtliche Folgen: Werden vorsätzlich falsche oder unvollständige Angaben gemacht und dadurch Steuern verkürzt, kann Steuerhinterziehung vorliegen. Diese kann mit Geldstrafe oder Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren, in besonders schweren Fällen sogar bis zu zehn Jahren, geahndet werden.
  

So setzt du die GoBD in der Praxis um

Leitest du ein eigenes Geschäft und bietest eine Dienstleistung an, kannst du die GoBD vor allem im Einkauf und der Beschaffung, der Buchhaltung und dem Rechnungswesen sowie der Kassenführung spüren. 

In diesen Bereichen musst du sicherstellen, dass die GoBD-Anforderungen im Tagesgeschäft erfüllt sind – und nicht erst im Nachhinein. Das geschieht aber nicht etwa, indem du die GoBD-Anforderungen akribisch manuell nachprüfst. Im Gegenteil. 

Die richtige Software kann dir dabei viel Arbeit abnehmen. Achte bei der Auswahl darauf, dass sie dich bei einer GoBD-konformen Arbeitsweise unterstützt – etwa bei der unveränderbaren Speicherung, nachvollziehbaren Aufzeichnung und ordnungsgemäßen Aufbewahrung steuerrelevanter Daten. Das gilt auch für die Wahl deines Kassensystems.

Stets GoBD-konform mit dem Flatpay Kassensystem 

Die GoBD-Anforderungen bei der Kassenführung einzuhalten, ist kein Hexenwerk. Zumindest nicht, wenn du auf das passende Kassensystem setzt. 

Das Flatpay Kassensystem unterstützt dich bei einer GoBD-konformen Kassenführung und erfüllt wichtige gesetzliche Anforderungen an elektronische Kassensysteme. Es verfügt über eine zertifizierte TSE und unterstützt dich bei der Erfüllung der Belegausgabepflicht.

Und das Beste daran? Im Geschäftsalltag merkst du davon nichts. Du erfasst Produkte mit nur wenigen Klicks auf dem übersichtlichen Bildschirm, der Kassenbeleg wird automatisch gedruckt und schon ist der nächste Kunde dran. 

Deine Kassendaten werden automatisch verarbeitet und in deinem digitalen Backoffice übersichtlich bereitgestellt. Dort kannst du Berichte erstellen und für deine weitere Buchhaltung nutzen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) 

Was versteht man unter GoBD?

Unter GoBD versteht man „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese bilden das Regelbuch für die elektronische Buchhaltung und Belegverwaltung von deutschen Unternehmen. 

Was sind die GoBD-Grundsätze?

Die GoBD sind ein umfassendes Regelwerk, können aber auf fünf bis sechs zentrale Grundsätze heruntergebrochen werden. Diese sind: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Unveränderlichkeit, Richtigkeit, Ordnung und die zeitgerechte Erfassung deiner Geschäftsvorfälle. 

Ist eine PDF-Rechnung GoBD-konform?

Ja, eine PDF-Rechnung kann GoBD-konform aufbewahrt werden. Entscheidend ist nicht allein das Dateiformat, sondern dass die Rechnung während der Aufbewahrungsfrist ordnungsgemäß gespeichert wird und ihr Inhalt unversehrt und nachvollziehbar bleibt. 

Ist die Verfahrensdokumentation nach der GoBD Pflicht?

Ja, eine Verfahrensdokumentation ist ein wichtiger Bestandteil der GoBD. Sie beschreibt nachvollziehbar, wie steuerlich relevante Daten und Unterlagen in deinem Unternehmen erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. Wie umfangreich die Dokumentation sein muss, hängt von deinen Prozessen, deiner Unternehmensstruktur und den eingesetzten Systemen ab.