Was bedeutet GoBD-konform? Das kleine Einmaleins der GoBD

Wenn du dich mit der Buchhaltung beschäftigst, kommst du nicht um die GoBD herum. Aber weißt du eigentlich schon, was die GoBD konkret für dein Unternehmen bedeuten? 

In diesem Artikel erkläre ich, was man unter GoBD-konformer Arbeit versteht, was du dafür in deinem Unternehmen berücksichtigen musst und was die GoBD für dein Kassensystem bedeuten. Bleib dran! 

Alle Informationen auf einen Blick: 

• Was versteht man unter GoBD? – GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
• Was bedeutet GoBD-konform? – GoBD-konform zu arbeiten bedeutet, die Anforderungen der GoBD bei steuerlich relevanten Aufzeichnungen und Unterlagen einzuhalten.
• Welche GoBD-Grundsätze gibt es? – Zu den wichtigsten zählen Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung und Unveränderbarkeit.
• Was bedeutet das für mein Kassensystem? – Dein Kassensystem sollte dich dabei unterstützen, Kassendaten entsprechend den GoBD vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar aufzuzeichnen und aufzubewahren.

Was bedeutet GoBD-konform?

Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Vereinfacht gesagt regeln sie, wie du steuerlich relevante digitale Unterlagen und Daten ordnungsgemäß führst und aufbewahrst. 

Die GoBD schreiben vor, wie du richtig mit elektronischen Belegen umgehst. 

Die Bezeichnung GoBD-konform bedeutet dementsprechend, so zu arbeiten, dass deine Unterlagen den GoBD entsprechen. Hierfür musst du u. a. die zentralen GoBD-Grundsätze einhalten, revisionssicher archivieren und eine Verfahrensdokumentation erstellen.

Wer muss die GoBD anwenden?  

Die GoBD gelten für Unternehmen und Selbstständige, die steuerlich relevante Bücher, Aufzeichnungen oder Unterlagen führen und aufbewahren müssen. Dabei spielt es grundsätzlich keine Rolle, ob du deinen Gewinn über eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder eine doppelte Buchführung ermittelst.

Die Verantwortung für die GoBD-Konformität eines Unternehmens trägt dabei immer der Unternehmer selbst. Auch wenn du deine steuerrelevanten Unterlagen an einen Steuerberater weiterleitest, musst du selbst prüfen, ob deine Unterlagen GoBD-konform sind. 

Sonderfall Selbstständige und Kleinunternehmer?

Auch Selbstständige und Kleinunternehmer können von den GoBD betroffen sein. Welche konkreten Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten gelten, hängt jedoch von der jeweiligen Tätigkeit und den steuerlichen Pflichten ab.

Diese GoBD-Grundsätze gelten

Die GoBD sind kein eigenes Gesetz, sondern eine Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums der Finanzen (BMF). Sie konkretisieren gesetzliche Anforderungen an die Buchführung und Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen, die sich unter anderem aus der Abgabenordnung (AO) ergeben.

Beginnen wir deshalb mit den wichtigsten GoBD-Grundsätzen, die du kennen musst: 

• Nachvollziehbarkeit: Deine Buchungen müssen nachvollziehbar und nachprüfbar sein. In erster Linie bedeutet das: Jede Buchung musst du mit einem entsprechenden Beleg nachweisen können. 
• Vollständigkeit: Deine Geschäftsvorfälle müssen vollständig und lückenlos erfasst werden und alle für die Nachvollziehbarkeit erforderlichen Informationen enthalten.
• Unveränderlichkeit: Deine Belege dürfen nicht im Nachhinein anpassbar sein. Musst du dennoch Korrekturen vornehmen, muss der Originalinhalt noch erkennbar und alle Änderungen und Löschung lückenlos dokumentiert sein. 
• Richtigkeit: Deine Buchungen müssen wahrheitsgemäß sein. Dieser Grundsatz dürfte selbsterklärend sein. Alle verbuchten Geschäftsvorfälle müssen so tatsächlich passiert sein. 
• Ordnung: Deine Buchungen müssen geordnet sein. Und zwar so, dass ein Dritter deine Buchungen jederzeit nachvollziehen und überprüfen kann. Das gelingt u. a. mit einer chronologischen Reihenfolge und einer Aufschlüsselung nach Steuersätzen. 
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen: Geschäftsvorfälle müssen zeitnah erfasst werden. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind grundsätzlich täglich festzuhalten; für andere Geschäftsvorfälle gelten je nach Art der Aufzeichnung unterschiedliche zeitliche Anforderungen.

Beachte diese GoBD-Aufbewahrungsfristen 

Als Unternehmen musst du aufbewahrungspflichtige Unterlagen über die vorgeschriebene Dauer sicher und nachvollziehbar archivieren. Elektronisch entstandene oder empfangene Unterlagen müssen dabei grundsätzlich auch elektronisch aufbewahrt werden.

In der Praxis bedeutet GoBD-konforme Archivierung, dass du deine Belege in einer GoBD-konformen Belegablage aufbewahrst – unter Berücksichtigung der oben beschriebenen Grundsätze. Das Ganze musst du für sechs, acht oder zehn Jahre tun. 

Diese GoBD-Aufbewahrungsfristen gelten je nach Dokumententyp: 

• 6 Jahre: empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen, soweit keine längere Frist gilt
• 8 Jahre: Buchungsbelege, darunter beispielsweise Rechnungen und Quittungen
• 10 Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen sowie die dazugehörigen Organisationsunterlagen

Wichtig: Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden oder die entsprechende Aufzeichnung vorgenommen wurde.

Erstelle stets eine GoBD-Verfahrensdokumentation 

Den GoBD-Grundsätzen nach deinem besten Gewissen zu folgen und deine Belege anschließend über die vorgegebene Dauer aufzubewahren, ist für eine GoBD-Arbeitsweise (noch) nicht ausreichend. Noch fehlt dir nämlich eine GoBD-Verfahrensdokumentation. 

Unter einer GoBD-Verfahrensdokumentation versteht man eine detaillierte Beschreibung davon, wie du deine Belege nach den GoBD verarbeitest. Hierfür dokumentierst du die relevanten organisatorischen und technischen Abläufe – von der Entstehung und Verarbeitung bis zur Aufbewahrung deiner Belege und Daten. Auch Änderungen an diesen Prozessen solltest du nachvollziehbar festhalten.

Was bedeuten die GoBD für Kassensysteme? 

Die GoBD betreffen dein Kassensystem direkt und sollten bei der Anschaffung einer neuen Kassenlösung unbedingt berücksichtigt werden. So stellst du sicher, dass dein Kassensystem deine Daten automatisch und rechtssicher verarbeitet.  

Nach den GoBD sollte dein Kassensystem die folgenden Dinge tun: 

• Deine Geschäftsvorfälle nachvollziehbar erfassen, 
• Deine Geschäftsvorfälle geordnet darstellen, 
• Deine Buchungen unveränderlich archivieren, 
• Nachträgliche Änderungen protokollieren und 
• Deine Daten vor dem Zugriff unbefugter Dritter, Diebstahl, Verlust und Manipulation schützen. 

Keine Sorge. Bei der Auswahl eines Kassensystems kannst du darauf achten, ob der Anbieter die relevanten GoBD-Anforderungen berücksichtigt und entsprechende Informationen oder Dokumentationen bereitstellt. Wichtig ist jedoch: Auch ein geeignetes Kassensystem allein garantiert noch keine GoBD-konforme Arbeitsweise – entscheidend ist auch, dass du es im Geschäftsalltag korrekt nutzt.

Stets GoBD-konform mit dem Flatpay Kassensystem 

Die Einhaltung der GoBD kann aufwändig sein – muss sie aber nicht. Mit den richtigen Lösungen kannst du viele Arbeitsschritte automatisieren und die Anforderungen der GoBD einfacher in deinen Geschäftsalltag integrieren, so z. B. auch mit Flatpay.

Das Flatpay Kassensystem ist eine benutzerfreundliche Kassenlösung, die das Kassieren, die Warenwirtschaft und die Erstellung von Kassenberichten vereinfacht und dich gleichzeitig bei einer GoBD-konformen Kassenführung unterstützt.

Kümmere dich um deine Kunden und dein Geschäft, während dein Kassensystem den Papierkram stemmt – natürlich rechts- und revisionssicher. Und ganz nebenbei: Unser Kassensystem erfüllt auch die TSE-Pflicht. 

Häufig gestellte Fragen (FAQ) 

Was versteht man unter GoBD?

Das Kürzel GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Die GoBD regeln, wie steuerlich relevante digitale Bücher, Aufzeichnungen, Unterlagen und Daten ordnungsgemäß geführt und aufbewahrt werden müssen.

Brauche ich eine GoBD-konforme Kasse?

Nutzt du ein elektronisches Kassensystem, muss dieses dich dabei unterstützen, deine Kassendaten entsprechend den GoBD vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar aufzuzeichnen und aufzubewahren. Zusätzlich muss dein elektronisches Kassensystem grundsätzlich über eine zertifizierte TSE verfügen.

Ist eine PDF-Rechnung GoBD-konform?

Ja, eine PDF-Rechnung kann GoBD-konform aufbewahrt werden. Wichtig: Im B2B-Bereich gelten seit 2025 neue Vorgaben für E-Rechnungen. Eine einfache PDF-Datei gilt dabei nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Für die Ausstellung gelten jedoch Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. unter bestimmten Voraussetzungen bis Ende 2027.

Wann ist eine Rechnung GoBD-konform?

Eine Rechnung wird GoBD-konform verarbeitet und aufbewahrt, wenn dabei unter anderem die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit eingehalten werden. Außerdem müssen die geltenden Aufbewahrungsfristen beachtet und die relevanten Prozesse in einer Verfahrensdokumentation nachvollziehbar beschrieben werden.

Wie speichert man Rechnungen GoBD-konform?

Für die GoBD-konforme Speicherung von Rechnungen benötigst du ein GoBD-konformes digitales Rechnungsarchiv. Dieses speichert deine Rechnungen revisionssicher bis zum Ende der Aufbewahrungspflicht und schützt sie vor dem Zugriff Unbefugter, Angriffen und Manipulation.