PROFORMALASKU – MIKÄ SE ON JA MIHIN SITÄ KÄYTETÄÄN?

Proformalasku on laskun kaltainen asiakirja, jolla voidaan ilmoittaa esimerkiksi suunnitellun kaupan tiedot tai kansainvälisen lähetyksen sisältö ja arvo. Se ei kuitenkaan itsessään ole lopullinen myyntilasku, vaan sitä voidaan käyttää myös tilanteissa, joissa tavaralle täytyy ilmoittaa arvo, vaikka vastaanottaja ei maksaisi tuotteista.

Milloin proformalaskua käytetään?

Proformalaskua käytetään tilanteissa, joissa lähetyksestä tai suunnitellusta kaupasta tarvitaan laskun kaltainen asiakirja, vaikka varsinaista myyntilaskua ei vielä laadita tai kyseessä ei ole myyntitapahtuma. Tavallisimpia käyttötarkoituksia ovat:

1. Tuotenäytteiden lähettäminen ulkomaille
   Yritys voi lähettää tuotteita esimerkiksi mahdolliselle jälleenmyyjälle tai yhteistyökumppanille ilman varsinaista myyntitapahtumaa. Proformalaskulla voidaan ilmoittaa, mitä lähetys sisältää ja mikä tavaroiden arvo on.
2. Lahjat ja muut vastikkeettomat lähetykset
   Vaikka vastaanottaja ei maksaisi tuotteista, niiden sisältö ja arvo voidaan joutua ilmoittamaan tullia varten.
3. Tuotteiden palautus tai lähettäminen korjattavaksi
   Proformalaskua voidaan käyttää dokumentoimaan esimerkiksi korjattavaksi, huollettavaksi tai palautettavaksi lähetettävien tavaroiden tietoja.
4. Alustavat kaupalliset järjestelyt
   Proformalaskulla voidaan esittää suunnitellun kaupan tuotteet, hinnat, toimitusehdot ja muut keskeiset tiedot ennen varsinaisen kaupan ja lopullisen laskutuksen toteutumista.

On tärkeää huomioida, että proformalaskua ei tarvita automaattisesti kaikkiin kansainvälisiin lähetyksiin. Tarvittavat asiakirjat määräytyvät muun muassa lähetyksen tarkoituksen, kohdemaan ja käytetyn kuljetuspalvelun mukaan.

Proformalasku ja kauppalasku – mitä eroa näillä on?

Proformalasku ja kauppalasku voivat sisältää monia samoja tietoja, kuten tuotteiden kuvaukset, määrät ja arvot. Niiden käyttötarkoitus on kuitenkin erilainen.

Kauppalasku liittyy siis yleensä toteutuneeseen tavarakauppaan, kun taas proformalaskua voidaan käyttää myös silloin, kun myyntiä ei ole tapahtunut. Molempia voidaan käyttää kansainvälisessä kaupankäynnissä, mutta niiden tarkoitus ei ole sama.

Proformalaskua ei myöskään pidä sekoittaa e-laskuun. E-lasku tarkoittaa laskun sähköistä lähetys- ja vastaanottotapaa, ei tiettyä laskutyyppiä. Lue lisää artikkelistamme: Mikä on e-lasku?.

Mitä tietoja proformalaskussa pitää olla?

Proformalaskuun tarvittavat tiedot riippuvat siitä, mihin asiakirjaa käytetään. Alustavaa kaupallista asiakirjaa varten tarvittavat tiedot voivat olla erilaisia kuin kansainvälisen tavaralähetyksen yhteydessä.

Proformalaskussa ilmoitetaan yleensä esimerkiksi:

• Lähettäjän nimi, osoite ja yhteystiedot

• Vastaanottajan nimi, osoite ja yhteystiedot
• Asiakirjan päivämäärä ja tunniste
• Selkeä “Proforma Invoice” -merkintä
• Tuotteiden nimet ja riittävän tarkat kuvaukset
• Tuotteiden määrät ja ilmoitetut yksikköarvot
• Lähetyksen kokonaisarvo ja valuutta

Jos proformalaskua käytetään esimerkiksi kansainvälisen lähetyksen tai tullauksen yhteydessä, siihen voidaan tarvita lisäksi:

• Tavaroiden alkuperämaa
• Lähetyksen tarkoitus, esimerkiksi näyte, lahja, palautus tai korjaus
• Tarvittaessa tullinimikkeet, toimitusehdot, painot sekä muut kuljetusyhtiön tai vastaanottajamaan edellyttämät tiedot.

Tarvittavat tiedot voivat siis vaihdella lähetyksen tarkoituksen, kuljetusyhtiön ja vastaanottajamaan vaatimusten mukaan. Kansainvälisiä lähetyksiä varten proformalasku laaditaan usein englanniksi.

Esimerkki ja malli proformalaskusta

Alla näet yksinkertaistetun proformalaskun mallin, joka havainnollistaa asiakirjan keskeisiä tietoja.

Esimerkissä suomalainen yritys lähettää norjalaiselle yhteistyökumppanille kaksi tuotenäytettä ilman myyntitapahtumaa. Esimerkki on tarkoitettu proformalaskun rakenteen havainnollistamiseen, eikä se sellaisenaan ole valmis virallinen tulliasiakirja.

Tässä esimerkissä tavaroiden ilmoitettu kokonaisarvo on 2 × 40 € = 80 €. Arvo ilmoitetaan tullia ja lähetyksen dokumentointia varten, vaikka vastaanottaja ei esimerkin tapauksessa maksa tuotteista.

Todellisessa kansainvälisessä lähetyksessä proformalaskuun tulee täydentää tilanteen mukaan myös tarkemmat lähettäjän ja vastaanottajan tiedot, tuotteiden kuvaukset, alkuperätiedot sekä tarvittavat kuljetukseen ja tullaukseen liittyvät tiedot.

Miten proformalasku tehdään?

Proformalaskun voi laatia esimerkiksi sopivalle asiakirjapohjalle tai järjestelmässä, joka mahdollistaa tarvittavien tietojen lisäämisen. Tärkeintä on, että asiakirjan sisältö vastaa sen käyttötarkoitusta:

1. Valitse asiakirjan käyttötarkoitus
   Selvitä ensin, käytetäänkö proformalaskua alustavien kauppatietojen esittämiseen vai esimerkiksi kansainvälisen lähetyksen tulliselvitykseen.
2. Lisää lähettäjän ja vastaanottajan tiedot
   Merkitse asiakirjaan lähettäjän ja vastaanottajan nimet, osoitteet, yhteystiedot ja muut tilanteessa tarvittavat tunnistetiedot.
3. Kuvaile tuotteet riittävän tarkasti
   Lisää tuotteiden nimet tai kuvaukset, määrät, yksikköarvot, kokonaisarvo ja käytetty valuutta.
4. Täydennä tarvittavat lähetyksen tiedot
   Jos proformalaskua käytetään kansainvälisessä lähetyksessä, lisää tilanteen mukaan esimerkiksi lähetyksen tarkoitus, tavaroiden alkuperämaa sekä mahdolliset tullinimikkeet, painot ja toimitusehdot.
5. Tarkista ja toimita asiakirja
   Varmista, että proformalaskun tiedot vastaavat todellista lähetystä tai suunniteltua kauppaa. Toimita asiakirja sen jälkeen kuljetusyhtiön, vastaanottajan tai muun tahon ohjeiden mukaisesti.

Valmis proformalaskupohja tai proformalaskumalli voi helpottaa asiakirjan laatimista, mutta tarvittavat tiedot on aina tarkistettava tapauskohtaisesti.

Proformalasku tullissa ja kansainvälisissä lähetyksissä

Proformalaskua voidaan käyttää kansainvälisissä lähetyksissä antamaan tullille tietoja lähetyksen sisällöstä, tarkoituksesta ja tavaroiden arvosta. EU:n ulkopuolelle lähetettäville tavaroille voidaan tarvita proforma- tai kauppalaskun lisäksi myös muita tullausasiakirjoja – esimerkiksi Postin ulkomaanlähetysten ohjeissa käsitellään proformalaskua vain yhtenä kansainvälisissä tavaralähetyksissä käytettävistä asiakirjoista.

Proformalaskulla voidaan antaa tullia ja kuljetusta varten tietoja esimerkiksi lähetyksen sisällöstä, tavaroiden määrästä, arvosta ja lähetyksen tarkoituksesta. Tavaroille voidaan joutua ilmoittamaan arvo myös silloin, kun ne lähetetään vastaanottajalle maksutta, esimerkiksi näytteenä tai lahjana. Ilmoitettu arvo ei tällöin tarkoita, että vastaanottajan pitäisi maksaa kyseinen summa lähettäjälle. Maksuton lähetys ei puolestaan automaattisesti tarkoita, ettei vastaanottajalle voisi syntyä tulliin tai verotukseen liittyviä maksuja kohdemaassa. Niiden määräytyminen riippuu muun muassa lähetyksen sisällöstä, arvosta ja kohdemaan säännöistä.

Tarkista aina lähetystä tehdessäsi sekä kohdemaan että valitun kuljetusyhtiön ajantasaiset vaatimukset siitä, mitä asiakirjoja ja tietoja juuri kyseiseen lähetykseen tarvitaan.

Proformalasku kirjanpidossa ja arvonlisäverotuksessa

Pelkkä proformalaskun laatiminen ei automaattisesti tarkoita toteutunutta myyntiä, yritykselle syntynyttä myyntisaamista tai arvonlisäveron suorittamisvelvollisuutta. Kirjanpidon ja arvonlisäverotuksen kannalta ratkaisevaa on se, mitä liiketoimessa tosiasiassa tapahtuu.

Jos proformalaskua käytetään ennen varsinaista myyntiä, kirjanpidollinen ja arvonlisäverotuksellinen käsittely määräytyy esimerkiksi ennakkomaksun vastaanottamisen tai tavaran toimituksen perusteella. Tullia varten laadittuun proformalaskuun merkitty tavaran arvo ei puolestaan yksin tarkoita, että kyse olisi yrityksen toteutuneesta myyntituotosta.

Lue lisää arvonlisäverosta artikkelistamme.

Usein kysytyt kysymykset proformalaskusta

Mikä on proformalasku?
Proformalasku on laskun kaltainen asiakirja, jota käytetään esimerkiksi alustavien kauppatietojen ilmoittamiseen tai tavaroiden dokumentointiin kansainvälistä lähetystä varten. Se ei yksin osoita toteutunutta myyntiä.

Milloin proformalasku tarvitaan?
Proformalaskua voidaan tarvita esimerkiksi silloin, kun tavaroita lähetetään EU:n ulkopuolelle ilman varsinaista myyntitapahtumaa. Sitä voidaan käyttää myös suunnitellun kaupan tietojen esittämiseen ennen lopullista laskutusta.

Mitä eroa on proformalaskulla ja kauppalaskulla?
Proformalaskua voidaan käyttää alustavien tietojen tai muun kuin varsinaisen myyntilähetyksen dokumentointiin. Kauppalaskua käytetään yleensä toteutuneen kaupallisen tavarakaupan tietojen osoittamiseen.

Pitääkö proformalasku maksaa?
Proformalasku ei itsessään tarkoita, että vastaanottajalla olisi maksuvelvollisuus. Jos asiakirja liittyy sovittuun ennakkomaksuun, maksu perustuu osapuolten väliseen sopimukseen.

Tarvitaanko proformalasku tullaukseen?
Proformalaskua voidaan käyttää tullaukseen liittyvänä asiakirjana esimerkiksi näytteiden, lahjojen ja korjattavaksi lähetettävien tavaroiden yhteydessä. Tarve riippuu lähetyksen tarkoituksesta, kohdemaasta ja käytetystä kuljetuspalvelusta.

Voiko proformalaskun tehdä itse?
Kyllä. Proformalaskun voi laatia esimerkiksi asiakirjapohjan avulla, kunhan siihen merkitään käyttötarkoituksen edellyttämät tiedot ja tiedot vastaavat todellista lähetystä tai suunniteltua kaupallista järjestelyä.

Lue myös: Maksuehto – mitä se tarkoittaa ja miten valitset oikean maksuehdon?