MITÄ ON KIRJANPITO? OPAS PIENYRITYKSEN KIRJANPITOON

Kirjanpito tarkoittaa yrityksen liiketapahtumien järjestelmällistä kirjaamista. Kirjanpitoon merkitään esimerkiksi myynnit, ostot, maksut sekä muut yritystoiminnan tulot ja menot. Kirjaukset perustuvat tositteisiin, joiden avulla liiketapahtumat voidaan todentaa.

Kirjanpito on pienyritykselle sekä lakisääteinen velvollisuus että tärkeä työkalu liiketoiminnan seuraamiseen. Ajantasaisen kirjanpidon avulla yrittäjä pysyy perillä esimerkiksi myynnistä, kuluista ja kannattavuudesta ja voi tehdä päätöksiä yrityksen todellisten lukujen pohjalta.

Miksi yrityksen kirjanpito on tärkeää ja kenelle se on pakollista?

Suomessa kaikki yritykset ovat kirjanpitovelvollisia. Velvollisuus koskee siis niin pieniä toiminimiyrittäjiä kuin osakeyhtiöitä ja muitakin yritysmuotoja. Kirjanpidon tarkat vaatimukset riippuvat kuitenkin muun muassa yritysmuodosta ja toiminnan laajuudesta.

Kirjanpidon avulla yrityksen taloudelliset tapahtumat pysyvät järjestyksessä ja yrityksen talous erillään yrittäjän henkilökohtaisesta taloudesta. Sen avulla voidaan esimerkiksi:

• Dokumentoida yrityksen tulot ja menot, kuten myynnit, ostot ja muut liiketoimintaan liittyvät tapahtumat
• Tuottaa tietoa verotusta ja viranomaisilmoituksia varten
• Seurata yrityksen taloudellista tilannetta ja tulosta
• Laatia taloudellisia raportteja ja tarvittaessa tilinpäätös.

Aloittelevan yrittäjän kannattaa jo yritystä perustettaessa suunnitella miten kirjanpito hoidetaan ja miten tarvittavat tositteet ja muut tiedot pidetään järjestyksessä ensimmäisestä päivästä lähtien. Lisää vinkkejä yritystoiminnan aloittamiseen löydät yrityksen perustamista käsittelevästä oppaastamme.

Miten kirjanpito tehdään käytännössä?

Kirjanpito koostuu käytännössä yksittäisistä liiketapahtumista ja niiden kirjaamisesta, tarkastamisesta ja raportoinnista. Kirjanpidon perusprosessi on yleensä seuraavanlainen:

1. Kerää tositteet: Säilytä myyntikuitit, ostolaskut, maksutositteet ja muut tositteet, jotka liittyvät yrityksen liiketapahtumiin. Ne muodostavat kirjanpidon perustan.
2. Tunnista liiketapahtumat: Selvitä, mitä yrityksesi on myynyt, ostanut tai maksanut, milloin tapahtuma on syntynyt ja mihin liiketoiminnan osaan se liittyy.
3. Kirjaa tapahtumat: Merkitse liiketapahtumat kirjanpitoon yrityksen käyttämän kirjanpitomenetelmän mukaisesti. Kirjauksista tulee käydä ilmi muun muassa tapahtuman ajankohta, summa ja sisältö.
4. Täsmäytä maksut ja myynnit: Tarkista, että maksuliikenne vastaa myynti- ja maksuaineistoa. Vertaa esimerkiksi korttimaksujen tilityksiä myyntitietoihin ja pankkitilin tapahtumiin. Täsmäytys auttaa havaitsemaan mahdolliset puuttuvat tai virheelliset tapahtumat.
5. Seuraa ja raportoi: Hyödynnä kirjanpidon tietoja yrityksen taloudellisen tilanteen seurannassa sekä verotuksen, viranomaisilmoitusten ja tarvittaessa tilinpäätöksen valmistelussa.

Nykyisin suuri osa kirjanpitoaineistosta voidaan käsitellä sähköisesti. Esimerkiksi verkkolaskut, digitaaliset kuitit, pankkitapahtumat ja kassajärjestelmän raportit vähentävät manuaalista työtä ja helpottavat tietojen kokoamista kirjanpitoa varten.

Mitä tositteita kirjanpitoon tarvitaan?

Tosite on dokumentti, jonka avulla kirjanpitoon tehty liiketapahtuma voidaan todentaa. Se voi olla paperinen tai sähköinen. Tositteet muodostavat kirjanpidon perustan, sillä niiden avulla kirjaukset voidaan yhdistää yrityksen todellisiin liiketapahtumiin.

Kirjanpidossa käytettäviä tositteita ja muita dokumentteja ovat esimerkiksi:

• Myyntikuitit ja myyntilaskut, jotka osoittavat yrityksen myynnit
• Ostokuitit ja ostolaskut, jotka dokumentoivat yrityksen hankinnat
• Maksutositteet ja pankkitilin tapahtumatiedot, joiden avulla voidaan todentaa, milloin maksuja on suoritettu tai vastaanotettu
• Korttimaksujen tilitysraportit, joiden avulla korttimaksut voidaan yhdistää yrityksen myynteihin ja pankkitilille saapuneisiin tilityksiin
• Kassajärjestelmän myyntiraportit, jotka kokoavat yhteen kassajärjestelmän kautta tehdyt myynnit.

Myös hyvityslaskut kuuluvat kirjanpitoaineistoon. Hyvityslaskulla voidaan korjata esimerkiksi virheellinen tai kokonaan peruttu lasku, ja sen avulla alkuperäiseen laskuun tehty muutos jää selkeästi dokumentoiduksi. 

Lue myös: Mikä on hyvityslasku?

Tositteesta täytyy pystyä selvittämään, mihin liiketapahtumaan se liittyy. Kirjanpitolain mukaan tositteen tulee olla päivätty ja yksilöity, ja siitä on käytävä ilmi liiketapahtuman sisältö. Esimerkiksi ostoa koskevasta tositteesta täytyy pystyä selvittämään, mitä yritys on hankkinut, ja myyntitositteesta vastaavasti, mitä yritys on myynyt.

Tositteet on myös säilytettävä riittävän pitkään. Kirjanpitolain mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja muu vastaava kirjanpitoaineisto on pääsääntöisesti säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

Esimerkki kirjanpidosta – Miten korttimaksu merkitään kirjanpitoon?

Katsotaan käytännön esimerkki siitä, miten kortilla maksettu myynti näkyy yrityksen kirjanpidossa.

Tässä kuvitteellisessa esimerkissä yritys myy asiakkaalle yleisen 25,5 prosentin arvonlisäverokannan alaisia tuotteita yhteensä 125,50 eurolla. Esimerkin luvut ovat havainnollistavia, ja esimerkiksi maksutapahtumakulut vaihtelevat palveluntarjoajan ja sopimuksen mukaan.

Vaikka yrityksen pankkitilille tilitetään tässä esimerkissä 124,00 euroa, on myynnin arvo edelleen 125,50 euroa, josta 100,00 euroa on verotonta myyntiä ja 25,50 euroa arvonlisäveroa.

Maksupalveluntarjoajan vähentämä 1,50 euron maksutapahtumakulu käsitellään kirjanpidossa erillään varsinaisesta myynnistä. Näin kirjanpidossa voidaan erottaa toisistaan myynnin kokonaismäärä, siihen sisältyvä arvonlisävero sekä maksunkäsittelyn kulut. 

Korttimaksujen tilitysraportit helpottavat kirjanpitoa kokoamalla yhteen tiedot myynneistä, vähennetyistä maksutapahtumakuluista ja yritykselle maksetuista tilityksistä. Näin korttimaksujen tiedot voidaan täsmäyttää helpommin kirjanpidon ja pankkitilin tapahtumien kanssa.

Yhdenkertainen ja kahdenkertainen kirjanpito – mitä eroa näillä on?

Kirjanpito voidaan toteuttaa yhdenkertaisena tai kahdenkertaisena. Kahdenkertainen kirjanpito on yritysten ja yhteisöjen pääsääntöinen kirjanpitotapa, ja se on pakollinen esimerkiksi osakeyhtiöille. Yhdenkertainen kirjanpito on puolestaan tietyin edellytyksin mahdollinen liikkeen- ja ammatinharjoittajille eli käytännössä toiminimiyrittäjille. Tarkemmat ehdot kannattaa tarkistaa esimerkiksi Verohallinnon sivuilta.

Yksinkertaistettuna yhdenkertaisessa kirjanpidossa seurataan yrityksen tuloja ja menoja eli sitä, kuinka paljon rahaa tulee yritykselle ja kuinka paljon sitä maksetaan yrityksestä ulos. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa jokainen liiketapahtuma kirjataan kahdesta näkökulmasta: esimerkiksi yrityksen maksaessa ostoksen pankkitililtä kirjataan sekä rahan väheneminen pankkitililtä että se, mihin yrityksen hankintaan tai kuluun maksu liittyy.

Kannattaako pienyrityksen kirjanpito tehdä itse vai ulkoistaa?

Pienyrityksen kirjanpito voi olla mahdollista hoitaa itse, mutta se edellyttää riittävää kirjanpidon ja verotuksen osaamista sekä myös aikaa taloushallinnon hoitamiseen. Kirjanpidon tekeminen itse voi olla sopiva ratkaisu erityisesti silloin, kun liiketoiminta on melko yksinkertaista ja tapahtumia on vähän. 

Pienikin yritys voi kuitenkin ulkoistaa kirjanpitonsa myös kirjanpitäjälle tai tilitoimistolle. Tällöin ammattilainen huolehtii kirjanpidon käsittelystä, ja yrittäjän vastuulle jää ennen kaikkea tarvittavien tositteiden ja muiden tietojen toimittaminen ajallaan.

Se, kannattaako pienyrityksen kirjanpito tehdä itse vai ulkoistaa, riippuu siis esimerkiksi yrityksen koosta, liiketapahtumien määrästä ja siitä, kuinka paljon yrittäjällä on omaa osaamista ja aikaa hoitaa kirjanpitoa. Yleensä ulkoistamisen hyödyt korostuvat, kun liiketapahtumien määrä kasvaa tai kirjanpitoon liittyy enemmän erityistilanteita.

Vaikka kirjanpito olisi ulkoistettu, yrittäjän kannattaa silti seurata yrityksen lukuja myös itse. Kirjanpitäjä voi huolehtia kirjauksista ja ilmoituksista, mutta yrityksen taloudellisia päätöksiä varten tarvitaan myös yrittäjän omaa ymmärrystä siitä, mitä lukujen taustalla tapahtuu.

Miten myyntiraportit ja kassajärjestelmä helpottavat kirjanpitoa?

Yrityksessä, jossa tehdään päivittäin paljon myyntitapahtumia, jokaisen yksittäisen tapahtuman käsittely erikseen olisi työlästä. Digitaalinen kassajärjestelmä ja selkeät myyntiraportit voivatkin vähentää kirjanpitoon liittyvää manuaalista työtä merkittävästi.

Myyntiraporttien avulla voidaan koota yhteen esimerkiksi tietyn päivän tai ajanjakson myynnit ja verrata niitä maksutietoihin sekä pankkitilille saapuneisiin tilityksiin. Kun tarvittavat tiedot löytyvät selkeästi yhdestä paikasta, niiden tarkistaminen ja toimittaminen kirjanpitäjälle on huomattavasti vaivattomampaa.

Kassajärjestelmä ei kuitenkaan korvaa varsinaista kirjanpitoa. Sen raportit toimivat osana kirjanpitoaineistoa ja auttavat kokoamaan myyntitiedot sellaiseen muotoon, että niitä on helpompi hyödyntää kirjanpidossa.

Siksi kassajärjestelmää valitessa kannattaa kiinnittää huomiota myös sen raportointiominaisuuksiin. Selkeät ja helposti saatavilla olevat myyntiraportit voivat vähentää manuaalista työtä, helpottaa lukujen täsmäyttämistä ja tukea pienyrityksen taloushallintoa arjessa. Esimerkiksi Flatpayn kassajärjestelmän monipuoliset myyntiraportit kokoavat kaikki tärkeimmät myyntitiedot yhteen ja helpottavat niiden tarkistamista ja toimittamista kirjanpitoa varten.

Usein kysytyt kysymykset kirjanpidosta

Mitä kirjanpito tarkoittaa?
Kirjanpito tarkoittaa yrityksen taloudellisten liiketapahtumien järjestelmällistä kirjaamista ja dokumentointia. Sen avulla seurataan yrityksen tuloja, menoja ja taloudellista tilannetta.

Onko kirjanpito pakollista pienyritykselle?
Kyllä. Kaikki suomalaiset yritykset ovat kirjanpitovelvollisia, mutta kirjanpidon vaatimukset ja toteuttamistapa riippuvat muun muassa yritysmuodosta ja toiminnan laajuudesta.

‍Voiko yrityksen kirjanpidon tehdä itse?
Kyllä, yrityksen kirjanpidon voi tehdä itse, jos yrittäjällä on riittävästi aikaa ja osaamista sen asianmukaiseen hoitamiseen. Moni yrittäjä kuitenkin ulkoistaa kirjanpidon kirjanpitäjälle tai tilitoimistolle.

Paljonko pienyrityksen kirjanpito maksaa?
Pienyrityksen kirjanpidon hinta riippuu esimerkiksi liiketapahtumien ja tositteiden määrästä sekä siitä, mitä palveluita tilitoimistolta tarvitaan. Mitä enemmän käsiteltävää aineistoa ja hoidettavia ilmoituksia yrityksellä on, sitä suurempi kirjanpidon kustannus yleensä on.

Kuinka kauan kirjanpidon tositteita pitää säilyttää?
Tositteiden ja muun kirjanpitoaineiston säilytysajat riippuvat aineiston tyypistä. Säilytysajat kannattaa tarkistaa ajantasaisesta kirjanpitolainsäädännöstä, viranomaisohjeista tai omalta kirjanpitäjältä.

Voiko kassajärjestelmän raportteja käyttää kirjanpidossa?
Kyllä! Kassajärjestelmän myyntiraportteja voidaan käyttää osana kirjanpitoaineistoa ja myyntien täsmäyttämistä. Ne eivät kuitenkaan korvaa kaikkia kirjanpidossa tarvittavia tositteita tai varsinaista kirjanpitoa.

‍