Mikä on E-lasku?

E-lasku on sähköinen lasku, joka lähetetään suoraan vastaanottajan verkkopankkiin tai yrityksen taloushallintojärjestelmään. Se sisältää samat tiedot kuin tavallinen lasku, mutta sen käsittely ja maksaminen onnistuvat digitaalisesti. E-lasku helpottaa laskujen käsittelyä sekä kuluttajille että yrityksille.

Miten E-lasku toimii?

E-lasku kulkee sähköisesti laskuttajalta suoraan maksajan verkkopankkiin. Paperista laskua tai sähköpostitse lähetettävää laskua ei tarvita, vaan pankki välittää laskun vastaanottajalle valmiiksi sähköisessä muodossa.

1. Laskuttaja lähettää e-laskun pankkinsa tai laskutuspalvelunsa kautta.
2. Pankki välittää laskun oikealle vastaanottajalle e-laskutietojen perusteella.
3. Lasku ilmestyy verkkopankkiin, jossa maksaja näkee laskun tiedot ja eräpäivän.
4. Maksaja hyväksyy laskun maksettavaksi tai voi halutessaan ottaa käyttöön automaattisen maksamisen.

Näin e-laskun tiedot siirtyvät suoraan laskuttajalta maksajalle ilman, että niitä tarvitsee syöttää käsin. 

E-lasku yritykselle

Yritys voi käyttää e-laskutusta sekä laskujen vastaanottamiseen että niiden lähettämiseen. Ostolaskut voidaan vastaanottaa sähköisesti suoraan yrityksen verkkopankkiin tai taloushallintojärjestelmään, ja myyntilaskut voidaan puolestaan lähettää sähköisesti asiakkaille.

Yrittäjälle sähköinen laskutus vähentää manuaalista työtä, sillä laskujen tietoja ei tarvitse syöttää käsin samalla tavalla kuin paperi- tai sähköpostilaskuissa. Tämä nopeuttaa laskujen käsittelyä, helpottaa niiden seurantaa ja pienentää näppäilyvirheiden riskiä.

Myyntilaskutuksessa sähköinen lasku voi nopeuttaa laskun kulkua asiakkaalle, koska lasku siirtyy suoraan vastaanottajan käyttämään järjestelmään tai verkkopankkiin. Ostolaskuissa taas laskun tiedot voidaan tuoda valmiiksi yrityksen taloushallintoon, mikä helpottaa esimerkiksi laskujen tarkistamista, hyväksymistä ja kirjanpitoa.

Jos olet vasta perustamassa yritystä, laskutustapa kannattaa miettiä jo muiden käytännön asioiden, kuten yrityksen pankkitilin ja taloushallinnon järjestämisen yhteydessä.

 E-laskun hyödyt yrityksille ja kuluttajille

E-lasku helpottaa laskujen lähettämistä, vastaanottamista ja maksamista sekä kuluttajille että yrityksille. 

Kuluttajille e-laskun keskeisiä hyötyjä ovat muun muassa:

• Helppo maksaminen: laskun tiedot ovat valmiina verkkopankissa, joten niitä ei tarvitse syöttää käsin.
• Vähemmän virheitä: valmiit maksutiedot pienentävät esimerkiksi väärän summan tai viitenumeron syöttämisen riskiä.
•  Laskut pysyvät paremmin tallessa: e-laskut löytyvät verkkopankista, eikä paperisia laskuja tarvitse säilyttää.
• Mahdollisuus automaattiseen maksuun: e-laskun voi yleensä määrittää maksettavaksi automaattisesti eräpäivänä.
• Vähemmän paperiroskaa: laskut saapuvat sähköisesti suoraan verkkopankkiin.

‍

Yrityksille sähköisen laskutuksen keskeisiä hyötyjä ovat muun muassa:

• Vähemmän manuaalista työtä: laskutiedot siirtyvät sähköisesti, mikä vähentää tietojen käsin syöttämistä.
• Nopeampi laskujen käsittely: laskut voidaan lähettää ja vastaanottaa suoraan sähköisessä muodossa.
• Pienemmät laskutuskulut: paperilaskujen tulostamiseen, kuorittamiseen ja postittamiseen liittyviä kustannuksia voidaan vähentää.
• Vähemmän paperia: sähköinen laskutus vähentää paperisten laskujen tulostamista, käsittelyä ja säilyttämistä.
• Helpompi seuranta ja arkistointi: laskut pysyvät sähköisessä muodossa ja voidaan käsitellä osana yrityksen taloushallintoa.

Miten e-lasku otetaan käyttöön? 

E-laskun käyttöönotto onnistuu yleensä omassa verkkopankissa muutamassa vaiheessa. Tarkka tapa vaihtelee hieman pankista ja laskuttajasta riippuen, mutta useimmiten käyttöönotto etenee näin:

1. Avaa verkkopankin e-laskuvalikko ja valitse uuden e-laskun tilaaminen.
2. Etsi oikea laskuttaja esimerkiksi yrityksen nimen perusteella.
3. Syötä pyydetyt tiedot, kuten asiakas- tai tilausnumero, jotta lasku osataan kohdistaa oikein.
4. Hyväksy e-laskutilaus. Tämän jälkeen tulevat laskut saapuvat suoraan verkkopankkiisi.

E-lasku ei siis yleensä tule automaattisesti käyttöön, vaan se täytyy ensin tilata tai hyväksyä verkkopankissa. Joissakin tapauksissa verkkopankki voi ehdottaa e-laskun tilaamista sen jälkeen, kun olet maksanut saman laskuttajan laskun.

Yritys voi ottaa sähköisen laskutuksen käyttöön pankkinsa tai käyttämänsä taloushallinto- tai laskutusohjelmiston kautta. Käyttöönoton jälkeen yritys voi vastaanottaa sähköisiä ostolaskuja ja lähettää laskuja omille asiakkailleen käytössä olevan palvelun mukaisesti. 

Miten tehdä e-lasku?

Yritys voi lähettää sähköisiä laskuja pankin, taloushallinto-ohjelmiston tai erillisen laskutuspalvelun kautta. Laskuun merkitään tavalliset laskutustiedot, kuten yrityksen nimi ja Y-tunnus, asiakkaan tiedot, laskun summa, eräpäivä ja maksutiedot.

Kuluttajille lähetettäviä e-laskuja varten yrityksen täytyy ottaa e-laskutus käyttöön oman pankkinsa tai muun e-laskupalveluntarjoajan kautta. Tämän jälkeen kuluttajat voivat tilata yrityksen e-laskut omaan verkkopankkiinsa.

Yritysasiakkaalle lähetettävä verkkolasku toimii hieman eri tavalla. Sen lähettämiseen tarvitaan yleensä vastaanottajan verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus, joiden avulla lasku ohjautuu oikealle vastaanottajalle.

E-lasku vs verkkolasku vs suoramaksu

E-lasku, verkkolasku ja suoramaksu liittyvät kaikki sähköiseen laskuttamiseen tai maksamiseen, mutta ne eivät tarkoita samaa asiaa.

Käytännössä e-lasku on kuluttajille suunnattu sähköinen lasku, joka saapuu suoraan verkkopankkiin. Verkkolaskulla taas tarkoitetaan yleensä yritysten välillä sähköisesti välitettävää laskua.

Suoramaksu eroaa e-laskusta siinä, että pankki huolehtii laskun maksamisesta automaattisesti. E-laskunkin voi kuitenkin asettaa verkkopankissa automaattisesti maksettavaksi, jolloin jokaista laskua ei tarvitse hyväksyä erikseen.

Miten e-lasku vaikuttaa kirjanpitoon?

Sähköiset laskut voivat helpottaa yrityksen kirjanpitoa, sillä laskut voidaan vastaanottaa suoraan taloushallinto-ohjelmistoon sähköisessä muodossa. Tämä vähentää tietojen käsin syöttämistä ja voi nopeuttaa esimerkiksi ostolaskujen tarkistamista, hyväksymistä ja kirjaamista. Sähköisessä muodossa olevia laskuja on myös helpompi arkistoida, hakea ja käsitellä osana yrityksen muuta taloushallintoa.

Yrittäjän arkea helpottaa yleisesti se, että yrityksen taloustiedot ovat mahdollisimman pitkälle sähköisessä muodossa ja helposti saatavilla. E-laskujen lisäksi esimerkiksi  kassajärjestelmästä saatavat digitaaliset myyntiraportit voivat helpottaa tietojen kokoamista ja hyödyntämistä kirjanpidossa. Mitä vähemmän tietoa tarvitsee siirtää ja koota käsin, sitä enemmän aikaa jää itse liiketoiminnan pyörittämiseen.

Usein kysytyt kysymykset e-laskusta

Mikä on e-lasku ja miten se toimii?

E-lasku on sähköinen lasku, joka lähetetään laskuttajalta suoraan vastaanottajan verkkopankkiin. Laskun tiedot, kuten summa, eräpäivä ja maksunsaaja, ovat valmiina, joten niitä ei tarvitse syöttää käsin. Maksaja voi hyväksyä laskun itse tai määrittää sen maksettavaksi automaattisesti.

Meneekö e-lasku automaattisesti maksuun?

Ei välttämättä. Tavallisesti maksaja tarkistaa ja hyväksyy e-laskun verkkopankissa, mutta e-laskut voi myös määrittää maksettaviksi automaattisesti. Käytännöt ja asetukset voivat vaihdella pankista riippuen.

Onko e-lasku sama kuin suoramaksu?

Ei. E-lasku saapuu maksajan verkkopankkiin, jossa sitä voidaan tarkastella ja sen maksamiseen liittyviä asetuksia hallita. Suoramaksussa pankki puolestaan maksaa laskun automaattisesti eräpäivänä maksajan antaman toimeksiannon perusteella, eikä palvelun käyttö edellytä verkkopankkia.

Mikä ero on e-laskulla ja verkkolaskulla?

E-lasku ja verkkolasku perustuvat samaan sähköiseen laskutukseen, mutta termejä käytetään eri yhteyksissä. Kuluttajalle verkkopankkiin lähetettävää verkkolaskua kutsutaan yleensä e-laskuksi, kun taas verkkolaskulla tarkoitetaan tavallisesti yritysten välillä sähköisesti välitettävää laskua. Suomessa yleisesti käytetty verkkolaskumuoto on Finvoice.

Kilpailuta maksuratkaisusi