Kahvilan perustaminen – luvat, vaiheet ja kustannukset

Oman kahvilan perustaminen lähtee liikkeelle unelmasta – toiveesta parantaa maailmaa yksi kahvikupillinen kerrallaan.

Tässä oppaassa käymme läpi kahvilan perustamisen tärkeimmät vaiheet, käytännön vaatimukset ja kustannukset, joihin uuden kahvilayrittäjän kannattaa varautua ennen ovien avaamista.

Mitkä ovat kahvilan perustamisen vaiheet?

Kahvilan perustaminen alkaa liikeideasta ja päättyy ovien avaamiseen. Siihen väliin mahtuu kuitenkin monta vaihetta, jotka kannattaa tehdä huolella.

1. Liikeidea ja liiketoimintasuunnitelma – määrittele kahvilan konsepti

Mieti, millaisen kahvilan haluat perustaa ja miten se erottuu kilpailijoista. Kirjaa suunnitelmaan ainakin kohderyhmä, tarjonta, hintataso ja myyntitavoitteet.

2. Suunnittele rahoitus ja budjetti

Arvioi realistisesti alkuinvestoinnit ja ensimmäisten kuukausien juoksevat kulut. Varaudu siihen, ettei myynti välttämättä heti kata kaikkia menoja.

3. Perusta yritys

Valitse sopiva yritysmuoto, rekisteröi yritys ja selvitä esimerkiksi verotukseen, kirjanpitoon ja vakuutuksiin liittyvät velvoitteet. Lue lisää yrityksen perustamisesta oppaastamme.

4. Etsi kahvilalle sopiva liiketila

Valitse tila, jossa sijainti, asiakasvirta, kustannukset ja käytännön toimivuus ovat tasapainossa. Varmista myös, että tila soveltuu kahvilatoimintaan.

5. Hoida tarvittavat ilmoitukset ja luvat

Selvitä hyvissä ajoin esimerkiksi elintarviketoimintaan, anniskeluun, terassiin ja mahdollisiin muutostöihin liittyvät vaatimukset.

6. Suunnittele valikoima ja hinnoittelu

Päätä, mitä myyt ja millä hinnalla. Huomioi hinnoittelussa raaka-aineiden lisäksi myös muut toiminnan kulut.

7. Hanki kalusteet, laitteet ja järjestelmät

Hanki kahvilan toimintaan tarvittavat keittiölaitteet, kalusteet sekä kassajärjestelmä ja maksupääte.

8. Palkkaa henkilöstö ja suunnittele markkinointi

Rekrytoi tarvittavat työntekijät, perehdytä heidät ja aloita kahvilan markkinointi jo ennen avajaisia.

9. Testaa toiminta ennen avajaisia

Testaa koko asiakaspolku ennen avajaisia: tilaaminen, tuotteiden valmistus, maksaminen, työkulut ja muut päivittäiset rutiinit. Näin mahdolliset ongelmat ja puutteet voidaan havaita ennen varsinaisen toiminnan aloittamista.

Kahvilan konseptin määrittäminen ja markkinan varmistaminen

Kahvilan konsepti vaikuttaa suoraan tilaan, laitteisiin, henkilöstöön ja kustannuksiin. Pieni takeaway-kahvila, lounaskahvila ja erikoiskahveihin keskittyvä kahvila tarvitsevat kaikki hieman erilaiset puitteet.

Kahvilan konseptia suunnitellessasi mieti ainakin seuraavia asioita:

• Kohderyhmä: kenelle kahvila on suunnattu?
• Valikoima: kahvi ja leivonnaiset vai myös aamiainen, lounas ja suolaiset tuotteet?
• Hintataso: edullinen arkikahvila vai kalliimpi premium-henkinen erikoiskahvila?
• Palvelutapa: pöytiintarjoilu, tiskiltä tilaaminen vai pääosin take away?
• Sijainti: esimerkiksi keskusta, toimistoalue, asuinalue tai kauppakeskus?
• Erottuminen: miksi asiakas valitsisi juuri sinun kahvilasi muiden vaihtoehtojen sijaan?

Alueella, jolle suunnittelet kahvilaasi kannattaa myös tehdä pienimuotoista markkinatutkimusta. Tarkastele ainakin seuraavia asioita:

• Alueen asiakaskunta ja asiakasvirrat: keitä alueella liikkuu ja milloin alueella on eniten liikennettä?
• Suorat ja epäsuorat kilpailijat: millaisia muita kahviloita alueella on? Entä millaisia epäsuoria kilpailijoita alueella on (esim. huoltoasemat, lounasravintolat, leipomot)?
• Hintataso: millä tasolla omia tuotteitasi vastaavien tuotteiden hinnat liikkuvat? 
• Aukioloajat: milloin muut toimijat ovat auki ja jääkö kysyntää katveaikoihin?
• Kysynnän kausivaihtelu: vaikuttavatko esimerkiksi matkailusesonki, koulujen lukuvuosi, sää tai vuodenajat kysyntään alueella?

On hyvä muistaa, että tavoitteena ei ole löytää aluetta ilman kilpailijoita, vaan alue, jossa omalle kahvilakonseptillesi on riittävästi kysyntää ja selkeä markkinarako.

Paljonko kahvilan perustaminen maksaa?

Kahvilan perustamisen kustannukset riippuvat liiketilan, kahvilan koon, konseptin ja tarvittavien laitteiden ja kalusteiden mukaan. Kahvilan perustamisen suurimmat kulut muodostuvat yleensä seuraavista kokonaisuuksista:

• Toimitilat ja vuokravakuus: Liiketilan sijainti, remontointitarve, koko ja vuokrataso vaikuttavat merkittävästi liiketilan kustannuksiin.
• Laitteet ja kalusteet: Kahvikoneen lisäksi tarvitaan konseptista riippuen esimerkiksi kylmälaitteita, vitriinejä, työtasoja, keittiölaitteita sekä pöytiä ja tuoleja.
• Kassajärjestelmä ja maksaminen: Kahvila tarvitsee ratkaisun myyntien kirjaamiseen ja maksujen vastaanottamiseen. 
• Ensimmäiset raaka-aine- ja tarvikehankinnat: Kahvit, elintarvikkeet, juomat, pakkaukset, servietit ja muut päivittäiseen toimintaan liittyvät tuotteet.
• Luvat, ilmoitukset ja vakuutukset: Toiminnan luonteesta riippuen kustannuksia voi syntyä erilaisista luvista, viranomaisasioista ja yrityksen vakuutuksista.
• Markkinointi ja avajaiset: Verkkosivut, painotuotteet, sosiaalisen median mainonta ja avajaisiin liittyvät kulut kannattaa huomioida jo perustamisbudjetissa.
• Käyttöpääoma: Rahaa tarvitaan myös kahvilan pyörittämiseen avaamisen jälkeen. Vuokrat, palkat, raaka-aineet ja muut juoksevat kulut on pystyttävä maksamaan myös ennen kuin myynti on ehtinyt vakiintua.

Kahvilan perustamisen kustannuksia arvioitaessa kannattaa erottaa toisistaan kertaluonteiset alkuinvestoinnit ja jatkuvat kuukausittaiset kulut. Näin saat realistisemman kuvan siitä, kuinka paljon rahoitusta tarvitset sekä kahvilan avaamiseen että ensimmäisten toimintakuukausien pyörittämiseen.

Kahvilan perustamisen luvat – mitä lupia tarvitaan ennen avaamista?

Kahvilan perustamiseen liittyy muutamia pakollisia rekisteröintejä, ilmoituksia ja mahdollisia lupia. Tarvittavat luvat riippuvat osittain siitä, mitä kahvilassa valmistetaan ja myydään.

• Yrityksen perustaminen ja rekisteröinti: Valitse yritysmuoto ja tee yrityksen perustamisilmoitus. Yrityksen perustamisen yhteydessä saat Y-tunnuksen ja voit ilmoittautua tarvittaviin rekistereihin.
• Elintarvikehuoneiston rekisteröinti-ilmoitus: Kahvilasta tulee tehdä ilmoitus sijaintikunnan elintarvikevalvontaan viimeistään neljä viikkoa ennen toiminnan aloittamista. 
• Hygieniapassi ja terveydentilan selvitys: Varmista, että sinulla ja työntekijöilläsi on elintarvikealalla työskentelyyn tarvittavat todistukset ja selvitykset.
• Omavalvonta: Kahvilalla tulee olla omavalvontasuunnitelma siitä, miten elintarviketurvallisuuteen liittyvät riskit hallitaan käytännössä.
• Anniskelulupa: Jos kahvilassa tarjoillaan alkoholijuomia, toimintaan tarvitaan anniskelulupa ennen anniskelun aloittamista.

Huomioi myös esimerkiksi mahdolliset rakennus- tai muutostyöluvat sekä terassitoimintaan tai musiikin esittämiseen liittyvät luvat. Tarkista oman kunnan ja toimivaltaisten viranomaisten ajantasaiset vaatimukset hyvissä ajoin ennen avajaisia.

Kahvilan toimitila, vaatimukset ja sisustus 

Kahvilatilan vaatimukset riippuvat konseptista ja palvelutavasta – take away -kahvila tarvitsee yleensä vähemmän tilaa kuin kahvila, jossa asiakkaat viipyvät pidempään.

Ennen vuokrasopimuksen tekemistä varmista, että tila soveltuu kahvilatoimintaan. Tarkista erityisesti ilmanvaihto, vesipisteet, sähkökapasiteetti, keittiö- ja varastotilat sekä esteettömyys.

Sisustuksessa kannattaa miettiä sekä tunnelmaa että toimivaa asiakaspolkua. Jos haluat asiakkaiden viihtyvän kahvilassa pidempään, tunnelmaa voi rakentaa esimerkiksi mukavilla istuimilla, miellyttävällä valaistuksella ja kutsuvalla sisustuksella.

Kahvilan sisustuksessa ei kuitenkaan ole kyse vain estetiikasta, vaan myös aidosti toimivasta asiakaspolusta. Sisustusta suunnitellessasi mieti, mistä asiakas tulee sisään, missä hän tilaa, odottaa ja maksaa sekä miten nouto ja poistuminen tapahtuvat ruuhka-aikoina. Kassa, vitriinit ja muut kalusteet kannattaa sijoittaa niin, etteivät jonot tuki kulkureittejä. 

Myös maksamisen tulisi sopia kahvilasi palvelutapaan. Kiinteän kassapisteen rinnalla kannettava kassa tai maksupääte voi tuoda joustoa esimerkiksi pöytiintarjoiluun, terassille tai ruuhka-aikoihin. 

Mitä laitteita kahvila tarvitsee ennen avaamista?

Kahvilan laitetarpeet riippuvat valikoimasta ja palvelutavasta. Ne voidaan jakaa keittiö- ja tarjoilupuolen sekä myynnin ja maksamisen laitteisiin.

Keittiö- ja tarjoilupuolella voidaan tarvita esimerkiksi:

• kahvikone ja kahvimylly
• astianpesukone, kylmälaitteet, uuni ym. isot keittiölaitteet
• vitriinit ja tarjoilutiskit
• työtasot ja säilytysratkaisut
• astiat, tarjoiluvälineet ja pienemmät keittiövälineet

Kassapuolella keskeisiä laitteita ovat esimerkiksi:

• kassajärjestelmä myyntien kirjaamiseen
• maksupääte kortti- ja lähimaksujen vastaanottamiseen
• kuittitulostin ja mahdollinen keittiötulostin
• kannettava kassa, jos tilauksia ja maksuja vastaanotetaan myös pöydissä tai terassilla

Laitteita valitessa kannattaa yksittäisten hankintojen lisäksi miettiä, miten ne toimivat yhdessä. Esimerkiksi kassajärjestelmän ja maksupäätteen integraatio voi vähentää manuaalisia työvaiheita ja helpottaa myynnin seurantaa. 

Mitä kassajärjestelmän kanssa pitää huomioida ennen avajaisia?

Kahvilan kassajärjestelmä kannattaa ottaa käyttöön jo ennen avajaisia. Ennen avaamista kassaan kannattaa määrittää ainakin:

• tuotekategoriat ja tuotteet 
• hinnat ja ALV-kannat
• mahdolliset lisävalinnat
• henkilöstön käyttöoikeudet
• kuitti- ja raportointiasetukset

Hyvä kahvilan kassajärjestelmä ei ole vain maksujen vastaanottamista varten, vaan sen avulla voidaan myös seurata myyntiä, tarkastella raportteja ja pitää myyntitiedot järjestyksessä kirjanpitoa varten.

Myös kahvilan maksutavat kannattaa miettiä asiakkaiden näkökulmasta. Kortti- ja lähimaksamisen lisäksi kannattaa huomioida mobiilimaksaminen sekä se, tarvitaanko maksamista myös kiinteän kassapisteen ulkopuolella, esimerkiksi terassilla tai pöytiintarjoilussa.

Kassan ja maksupäätteen yhteensopivuus on erityisen tärkeää kiireisessä kahvilaympäristössä. Integroitu ratkaisu vähentää summien syöttämistä käsin, pienentää virheiden riskiä ja pitää maksut sekä myyntitiedot samassa järjestelmässä.

Haluatko tietää, miten kassajärjestelmä voi yksinkertaistaa kahvilasi arkea? Tutustu Flatpayn kahvilan kassajärjestelmään.

Yleisimmät virheet ennen kahvilan avaamista

Kahvilan perustamisessa moni ongelma voidaan välttää hyvällä ennakkosuunnittelulla. Kiinnitä huomiota erityisesti seuraaviin yleisiin sudenkuoppiin:

1. Vuokrasopimus tehdään varmistamatta tilan soveltuvuutta
   Varmista ennen sopimusta tilan käyttötarkoitus ja keskeiset tekniset vaatimukset.
2. Luvat ja ilmoitukset jätetään liian myöhään
   Selvitä vaatimukset ajoissa, jotta ne eivät viivästytä avaamista.
3. Valitaan maksuratkaisu, joka ei tue kahvilasi työtapoja
   Valitse helppokäyttöinen, selkeästi hinnoiteltu kassajärjestelmä ja maksupääte, jotka toimivat hyvin yhdessä.
4. Käyttöpääomaa varataan liian vähän
   Varaa rahaa myös ensimmäisten kuukausien juokseviin kuluihin.
5. Toimintaa ei testata ennen avajaisia
   Testaa tilaaminen, valmistus ja maksaminen ennen ensimmäistä avajaispäivää.

Usein kysytyt kysymykset kahvilan perustamisesta

Tarvitaanko kahvilan perustamiseen omaa pääomaa?

Oma pääoma ei ole aina välttämätön edellytys kahvilan perustamiselle, mutta käytännössä siitä on usein hyötyä, sillä kahvilan avaamiseen liittyy paljon alkuvaiheen kustannuksia.

Kuinka kauan kahvilan perustaminen kestää?

Kahvilan perustamiseen kuluva aika riippuu esimerkiksi liiketilan kunnosta, remonttitarpeesta, lupaprosesseista ja laitehankinnoista - jos sopiva liiketila löytyy valmiina, päästään ovet usein avaamaan nopeammin.

Millainen maksupääte sopii kahvilalle?

Kahvilan maksupäätteen kannattaa olla nopea, helppokäyttöinen ja tukea yleisimpiä kortti-, lähi- ja mobiilimaksutapoja. Myös hinnoittelun kannattaa olla selkeä ja läpinäkyvä, jotta kulujen seuranta ja budjetointi on helppoa.

‍