Mikä on Y-tunnus?

Lyhykäisyydessään Y-tunnus on Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) ja Verohallinnon suomalaisille yrityksille ja yhteisöille myöntämä yksilöllinen tunniste. Se kulkee yrityksen mukana monissa käytännön tilanteissa aina perustamisesta viranomaisasiointiin, ja siksi se onkin varsin tärkeä osa yrittäjän arkea.

Tähän artikkeliin olemme koonneet tärkeimmät asiat, jotka yrittäjän kannattaa tietää Y-tunnuksesta, sen hankkimisesta ja käytöstä.

Mikä on Y-tunnus ja mihin sitä tarvitaan?

Yritys- ja yhteisötunnus eli tuttavallisemmin Y-tunnus on Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) ja Verohallinnon suomalaisille yrityksille ja yhteisöille myöntämä yksilöllinen tunniste. Y-tunnus yksilöi yrityksesi virallisessa asioinnissa – sitä voi siis ajatella vähän kuin yrityksen henkilötunnuksena. Y-tunnus tulee käyttöön heti yrityksen perustamisen yhteydessä, olipa kyseessä toiminimi, osakeyhtiö tai jokin muu yritysmuoto.

Uutena yrittäjänä huomaat nopeasti, että Y-tunnusta tarvitaan monessa käytännön asiassa. Tarvitset sitä esimerkiksi laskutuksessa, ALV-rekisteriin liittymisessä, sopimusten tekemisessä ja yrityksen pankkiasioinnissa sekä silloin, kun hankit yrityksellesi maksupalvelun tai maksupäätteen. Y-tunnus kannattaakin painaa mieleen tai ainakin pitää helposti saatavilla – etenkin yritystoiminnan alkumetreillä sitä kysytään yllättävän monessa paikassa.

Yhtiön Y-tunnus säilyy samana koko sen toiminnan ajan, ja se voi pysyä ennallaan myös yritysmuodon muuttuessa. Poikkeuksia kuitenkin on: jos esimerkiksi osakeyhtiön tai avoimen yhtiön toimintaa jatketaan toiminimenä, Y-tunnus vaihtuu. Toiminimiyrittäjän Y-tunnus on puolestaan henkilökohtainen, joten se ei siirry uudelle yrittäjälle yritystoiminnan mukana.

Miten Y-tunnus hankitaan?

Y-tunnusta ei tarvitse hakea erikseen – saat sen automaattisesti yrityksen perustamisen yhteydessä. Aloita siis tekemällä yrityksen perustamisilmoitus Patentti- ja rekisterihallituksen ja Verohallinnon yhteisessä YTJ-palvelussa. Saat Y-tunnuksen, kun olet täyttänyt ja allekirjoittanut perustamisilmoituksen, maksanut mahdollisen kaupparekisterin käsittelymaksun ja lähettänyt ilmoituksen palvelussa.

Yrityksen perustamisilmoituksessa annat yrityksestäsi sen perustiedot, kuten yrityksen nimen, toimialan, kotipaikan ja yhteystiedot. Tarvittavat tiedot riippuvat hieman yritysmuodosta – esimerkiksi osakeyhtiötä perustettaessa ilmoitetaan lisäksi muun muassa osakkeisiin, hallitukseen ja yhtiöjärjestykseen liittyviä tietoja.

Myös itse perustamisprosessi vaihtelee hieman sen mukaan, oletko perustamassa toiminimeä, osakeyhtiötä vai jotakin muuta yritysmuotoa. Toiminimen perustaminen on yleensä suoraviivaisempi prosessi, kun taas osakeyhtiön perustamiseen liittyy enemmän ilmoitettavia tietoja. Jos olet perustamassa toiminimeä, voit lukea lisää toiminimen perustamisesta sitä koskevasta artikkelistamme.

Perustamisilmoituksen lähettämisen jälkeen PRH käsittelee ilmoituksen. Käsittelyaika vaihtelee ilmoitustyypin ja senhetkisen jonotilanteen mukaan, ja prosessi voi kestää pidempään, jos ilmoitukseen tarvitaan korjauksia tai täydennyksiä. Ajantasaisen käsittelytilanteen voit tarkistaa PRH:n verkkosivuilta.

Kannattaa huomioida, että Y-tunnuksen saaminen ei vielä tarkoita, että yrityksesi olisi rekisteröity kaupparekisteriin tai muihin hakemiisi rekistereihin. Y-tunnusta voi siis käyttää jo rekisteröinnin ollessa kesken, mutta esimerkiksi pankit ja muut viralliset tahot voivat edellyttää rekisteröinnin valmistumista ennen yrityksen palveluiden käyttöönottoa.

Lue myös: Oman yrityksen perustaminen – Kattava opas vaihe vaiheelta

Miltä Y-tunnus näyttää ja miten se muodostuu?

Y-tunnus koostuu seitsemästä numerosta, väliviivasta ja tarkistusmerkistä. Y-tunnus voisi siis näyttää esimerkiksi tältä: 1234567-8.

Y-tunnuksen seitsemän ensimmäistä numeroa muodostavat yrityksen varsinaisen tunnisteen, ja väliviivan jälkeinen tarkistusnumero auttaa varmistamaan, että tunnus on oikein. Kun siis ilmoitat Y-tunnuksesi esimerkiksi laskulla, sopimuksessa tai verkkopalvelussa, käytä koko tunnusta väliviivoineen ja tarkistusmerkkeineen.

Y-tunnuksen numeroista ei voi päätellä esimerkiksi yrityksen toimialaa, sijaintia tai yritysmuotoa, mutta Y-tunnuksen avulla näitä tietoja voi hakea esimerkiksi YTJ-palvelusta.

Mikä on Y-tunnus englanniksi?

Y-tunnus on englanniksi yleensä Business ID tai Business Identity Code. Englanninkielistä nimitystä saatat tarvita esimerkiksi silloin, kun asioit kansainvälisten asiakkaiden tai kumppaneiden kanssa, käytät ulkomaisia yrityspalveluita tai täytät yrityksesi tietoja englanniksi.

Kannattaa huomioida, että kansainvälisissä lomakkeissa saatetaan pyytää erikseen myös VAT number eli arvonlisäverotunniste. Tarkista siis aina, kumpaa tunnusta kentässä pyydetään.

Mitä tehdä sen jälkeen, kun yritys on saanut Y-tunnuksen?

Kun yrityksesi on saanut Y-tunnuksen, voit alkaa hoitamaan käytännön asioita – esimerkiksi avata yrityksellesi pankkitilin, järjestää laskutuksen sekä hankkia yrityksellesi sopivan maksuratkaisun. Huomioithan kuitenkin, että esimerkiksi pankit ja muut viralliset tahot voivat edellyttää yrityksesi rekisteröinnin valmistumista ennen yrityksen palveluiden käyttöönottoa.

Moderni maksupääte tai kassajärjestelmä on monelle uudelle yritykselle yksi ensimmäisistä hankinnoista, sillä sen avulla pääset vastaanottamaan maksuja heti, kun ovet avautuvat tai ensimmäiset asiakkaat saapuvat. Uuden yrittäjän kannattaa valita maksuratkaisu, joka on helppokäyttöinen, hinnoittelultaan selkeä ja joka sisältää ominaisuuksia, jotka tukevat päivittäistä työtäsi.

Flatpaylta saat maksupäätteen tai kassajärjestelmän heti, kun sinulla on Y-tunnus ja yrityksesi rekisteröinti on valmis. Kaikki Flatpayn maksuratkaisut sopivat erinomaisesti uusille yrityksille, sillä ne ovat käyttöliittymältään selkeitä ja hinnoittelultaan läpinäkyviä.

Lue lisää Flatpayn maksupäätteistä ja kassajärjestelmistä