Was ist eine Proforma-Rechnung? Alles, was Du wissen musst

Ist eine Proforma-Rechnung in dein Postfach geflattert und du weißt nicht, was zu tun ist? Die Proforma-Invoice ist eine besondere Rechnung, die bei bestimmten Sendungen in und aus Nicht-EU-Ländern beiliegt. 

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In diesem Artikel erkläre ich dir genau, worum es sich bei der Proforma-Rechnung handelt, wie sie sich von anderen Rechnungen unterscheidet, wann Unternehmen mit dieser in Berührung kommen und wie du eine rechtssichere Proforma-Rechnung ausstellst. 

Alle Informationen auf einen Blick: 

• Was ist eine Proformarechnung? – Eine Proforma-Rechnung ist eine Rechnung, die nur der Form halber beigefügt wird und keine Zahlungsaufforderung enthält. 
• Was muss auf eine Proformarechnung? – Bei einer Proforma-Rechnung machst du die gleichen Angaben wie bei einer normalen Rechnung, plus Zollangaben. 
• Wer braucht eine Proformarechnung? – Proformarechnungen werden vor allem bei bestimmten Warensendungen in Drittländer benötigt, etwa bei kostenlosen Mustern, Ersatzteilsendungen oder vorübergehend ausgeführten Waren. 
• Worauf achten bei der Ausstellung? – Kennzeichne die Proformarechnung eindeutig als solche, gib den tatsächlichen Warenwert an und beachte die Anforderungen des jeweiligen Ziellandes.

Was bedeutet Proforma-Rechnung? Definition

Bei einer Proforma-Rechnung, oder Pro-Forma-Invoice, handelt es sich um eine besondere Rechnungsform, die einen Warenwert aufzeigt, der nicht vom Empfänger bezahlt werden muss. Aber warum eine Rechnung ausstellen, wenn man keine Zahlung erwartet? 

Die Proforma-Rechnung findet vor allem in diesen zwei Szenarien Anwendung: 

1. Beim Versand in Drittländer wird eine Proforma-Rechnung beigelegt, damit der Zoll den Warenwert der Sendung korrekt ermitteln kann. Ein Handelswert besteht nicht. 
2. Bei Vorkasse kann eine Proformarechnung vor der eigentlichen Lieferung als vorläufige Abrechnung dienen. Sie kann außerdem beispielsweise für die Eröffnung eines Akkreditivs oder die Beantragung einer Importlizenz verwendet werden.

Die Proforma-Rechnung wird „pro forma“, also der Form halber, ausgestellt und dient vor allem als Informations- und Wertnachweis. Sie ist keine reguläre Handelsrechnung und begründet selbst keinen Zahlungsanspruch. Bei vereinbarter Vorkasse kann sie jedoch als Grundlage für die Vorauszahlung verwendet werden.

Was unterscheidet die Proformarechnung von Handelsrechnungen und normalen Rechnungen?

Die Proforma-Rechnung ist klar von anderen Rechnungen zu trennen, weil sie NICHT zur Zahlung auffordert und nur in spezifischen Szenarien, etwa dem Zoll, eingesetzt wird. 

Doch auch in anderen Aspekten unterscheidet sie sich von normalen Rechnungen: 

• Proforma-Rechnung: Eine Rechnung, die lediglich der Form halber beigelegt wird, aber keine rechtlich bindende Zahlungsaufforderung enthält. 
• Handelsrechnung: Eine Handelsrechnung, auch Exportrechnung, wird bei entgeltlichen Warenlieferungen ins Ausland verwendet. Sie enthält unter anderem Angaben zu den Waren, ihrem Wert und den beteiligten Unternehmen und dient bei Exporten in Drittländer auch der Zollabfertigung.
• Normale Rechnung: Eine reguläre Rechnung dokumentiert eine tatsächlich erbrachte Lieferung oder Leistung und enthält die entsprechenden Rechnungsangaben. Im Gegensatz zur Proformarechnung dient sie als Grundlage für die Zahlung und die Buchhaltung.
• Angebot: Ein Angebot schlüsselt den Kaufpreis und die Kaufbedingungen eines Produktes formlos auf und wird ohne Ware verschickt. Es enthält keine Zahlungsaufforderung.
• Kostenvoranschlag: Ein Kostenvoranschlag schlüsselt Arbeitsschritte und Kosten für Waren oder Dienstleistungen detailliert auf. Er ist nicht bindend und kann von der endgültigen Rechnung abweichen. Er enthält keine Zahlungsaufforderung. 

Was muss alles auf einer Proforma-Rechnung stehen? 

Bei Proforma-Rechnungen solltest du ebenso wie bei herkömmlichen Rechnungen auf eine saubere Ausstellung achten, damit sie etwa beim Zoll keine Probleme bereiten. 

Diese Pflichtangaben, solltest du bei der Proforma-Invoice nicht vergessen: 

• Kennzeichnung: Nenne explizit “Proforma-Rechnung” und begründe, warum es keine Zahlungsaufforderung gibt (z. B. Kostenloses Muster, nur für Zollzwecke).
• Referenznummer: Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist bei einer Proformarechnung grundsätzlich nicht erforderlich. Für die interne Zuordnung kannst du jedoch eine eigene Referenznummer vergeben.
• Ausstellungsdatum: Vermerke das Datum, an dem die Proformarechnung ausgestellt wurde. 
• Name und Anschrift des Absenders: Der Name, die Anschrift und die Kontaktinformationen deines Unternehmens. 
• Name und Anschrift des Empfängers: Der Name, die Anschrift und die Kontaktinformationen des Empfängers, ggf. abweichende Lieferadresse.  
• Zahlungsinformationen: Wird die Proforma-Rechnung ausgestellt, um z. B. eine Anzahlung zu tätigen, musst du ebenfalls deine Bankverbindung angeben. 

Nun zu den Angaben, die für den Zoll besonders wichtig sind: 

• Identifikationsnummern: Gib deine USt-ID an, sofern sie für den Vorgang relevant ist. Bei Zollvorgängen kann außerdem eine EORI-Nummer erforderlich sein.
• Ursprungsland: Je nach Bestimmungsland und Zollvorgang kann die Angabe des Ursprungslandes erforderlich sein. Eine Ursprungserklärung ist davon zu unterscheiden und darf nur verwendet werden, wenn die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt sind.
• Waren-/ und Leistungsbeschreibung: Beschreibe im Detail, welche Waren der Sendung beigelegt wurden, in welcher Menge und welchem Gewicht.
• Warenwert: Für den Zoll ist besonders wichtig zu verstehen, wie hoch der Warenwert der Sendung ist. Einen Handelswert gibst du dagegen nicht an. 
• Lieferbedingungen: Beschreibe außerdem die Lieferbedingungen, sprich: wer die Kosten und die Haftung für die Lieferung übernimmt (i. d. R. der Absender).
• Unterschrift: Ob eine Unterschrift oder ein Firmenstempel erforderlich ist, hängt von den Vorgaben des jeweiligen Bestimmungslandes ab. Prüfe deshalb vorab die entsprechenden Einfuhrbestimmungen.

So stellst du eine korrekte Proforma-Rechnung aus: Schritt-für-Schritt-Anleitung 

So weit, so gut. Damit beim Versand deiner Proforma-Rechnung auch wirklich nichts schiefgeht, habe ich die wichtigsten Schritte der Ausstellung noch einmal zusammengefasst: 

Folge diesen Schritten, um eine rechtssichere Proforma-Invoice zu erstellen: 

1. Kennzeichne die Rechnung als Pro Forma.

Beginne die Rechnungsstellung, indem du gleich zu Beginn klar kennzeichnet, dass es sich um eine Proforma-Rechnung handelt. 

Mögliche Vermerke für Proforma-Rechnungen sind: 

• “Proforma-Rechnung. Wert nur für Zollzwecke. Keine Zahlung durch den Empfänger erforderlich.”
• “Proforma-Rechnung. Lieferung erfolgt gegen Vorkasse. Die finale Handelsrechnung wird nach Versand erstellt.”
• “Dies ist keine Handelsrechnung. Dieses Dokument löst keine sofortige Steuer- oder Zahlungspflicht aus.”

Damit hast du deine Proforma-Invoice bereits ausreichend gekennzeichnet und eine valide Begründung geliefert. 

2. Hinterlege alle Pflichtangaben.

Trage anschließend alle für deine Proforma-Rechnung erforderlichen Angaben ein. Dazu gehören insbesondere Absender und Empfänger, Warenbeschreibung, Warenmenge, Warenwert und Währung sowie – je nach Versand – Zolltarifnummer, Ursprungsland und Lieferbedingungen. 

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Achtung: Gib den Warenwert immer möglichst genau an. Schöpft der Zoll Verdacht, dass der Warenwert nicht zutrifft, drohen Verzögerungen und Strafen. Beachte auch, dass du bei über 1.000 EUR Warenwert eine elektronische Ausfuhranmeldung benötigst. 

3. Unterschreibe die Rechnung.

Prüfe vor dem Versand, ob alle erforderlichen Angaben enthalten und für den Zoll eindeutig verständlich sind. Ob du die Proforma-Rechnung unterschreiben oder mit einem Firmenstempel versehen musst, hängt von den Vorgaben des jeweiligen Bestimmungslandes ab. Prüfe deshalb vorab die entsprechenden Einfuhrbestimmungen.

4. Versende die Rechnung. 

In der Praxis werden Proforma-Rechnungen bei Warensendungen in Drittländer häufig in drei Ausfertigungen beigelegt – beispielsweise für Exportzoll, Importzoll und Empfänger. Je nach Bestimmungsland können jedoch mehr oder weniger Exemplare erforderlich sein. Prüfe deshalb vor dem Versand kurz die Einfuhrbestimmungen des Ziellandes.

Prüfe, ob alle Angaben auf der Rechnung – Warenbeschreibung, Menge und Gewicht – mit der Sendung übereinstimmen, und ob beim Export deiner Ware Genehmigungspflichten, Beschränkungen oder Sanktionen greifen, um Probleme bei der Sendung zu vermeiden. 

Dafür brauchen Unternehmen die Proforma-Rechnung

Unternehmen kommen vor allem beim internationalen Warenverkehr mit Proforma-Rechnungen in Kontakt. Typische Anwendungsfälle sind kostenlose Mustersendungen, vorübergehende Ausfuhren oder andere Sendungen, bei denen keine reguläre Handelsrechnung vorliegt.

Typische Anwendungsfälle für Proformarechnungen sind:

• Test neuer Waren: Du überlegst, ein neues Produkt in deinem Geschäft einzuführen und forderst dafür ‘Samples’ an? Diese Muster landen mit einer Proforma-Invoice bei dir, damit sie den Zoll passieren oder für die interne Buchhaltung.
• Vorkasse bei Lieferanten: Verlangt ein Lieferant eine Vorauszahlung, kann er vor der eigentlichen Lieferung eine Proforma-Rechnung ausstellen. Diese kann als Grundlage für die vereinbarte Vorauszahlung dienen.
• Import aus Drittländern: Werden Waren ohne Handelsrechnung aus einem Nicht-EU-Land versendet, kann eine Proforma-Rechnung dem Zoll als Wertnachweis dienen – zum Beispiel bei kostenlosen Mustern oder Ersatzlieferungen.

• Garantie, Reparatur und Ersatzteile: Werden Waren oder Ersatzteile kostenlos zur Reparatur, im Garantiefall oder als Ersatzlieferung in ein Drittland versendet, kann eine Proforma-Rechnung für die Zollabfertigung erforderlich sein. Auch bei kostenlosen Sendungen solltest du einen realistischen Warenwert für Zollzwecke angeben. 

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist eine Proforma-Rechnung rechtsgültig?

Ja, eine Proforma-Rechnung ist rechtsgültig. Allerdings kommt es darauf an, welche Rechtsgültigkeit gefragt ist. Eine Proforma-Invoice ist ein verbindliches Angebot und wird beim Zoll, der unternehmerischen Buchhaltung und bei Banken gefordert. 

Allerdings enthält eine Proformarechnung keine rechtsgültige Zahlungsaufforderung – auch dann nicht, wenn sie Bankdetails für eine Anzahlung nennt.  

Was ist der Unterschied zwischen einer Proforma-Rechnung und einer normalen Rechnung?

Eine reguläre Rechnung dokumentiert eine tatsächlich erbrachte Lieferung oder Leistung und dient als Grundlage für die Zahlung und Buchhaltung. Eine Proforma-Rechnung ist dagegen keine reguläre Handelsrechnung und begründet selbst keinen Zahlungsanspruch. Sie wird beispielsweise bei bestimmten Warensendungen in Drittländer oder als Grundlage für eine vereinbarte Vorauszahlung verwendet.

Wann benötige ich eine Proforma-Rechnung?

Typische Anwendungsfälle für eine Proforma-Rechnung sind 1) Warensendungen in Nicht-EU-Länder, bei denen keine reguläre Handelsrechnung vorliegt, z. B. kostenlose Muster, Ersatzlieferungen oder Reparatursendungen, und 2) vereinbarte Vorauszahlungen, bei denen die Proforma-Rechnung als Grundlage für die Zahlung dienen kann.

Warum macht man eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung wird häufig für Zollzwecke erstellt. Sie weist den Warenwert einer Sendung aus, auch wenn die Ware nicht verkauft wird, z. B. bei kostenlosen Mustern, Ersatzlieferungen oder Reparatursendungen. Außerdem kann sie als Grundlage für eine vereinbarte Vorauszahlung dienen.