Kalkulation Gastronomie: Die Grundlagen der Preiskalkulation

Was darf ein Gericht kosten, damit es für deine Gäste attraktiv bleibt und sich gleichzeitig für deinen Betrieb rechnet? Genau hier kommt die richtige Preiskalkulation ins Spiel.

Hi, ich bin Alina von Flatpay. In diesem Artikel zeige ich dir, welche Kosten du bei der Kalkulation deiner Speisen und Getränke berücksichtigen solltest, welche Kalkulationsmethoden es gibt und wie du passende Verkaufspreise für deine Speisekarte berechnest.

Alle Informationen auf einen Blick: 

• Was bedeutet Kalkulation in der Gastronomie? – Unter der Gastronomie-Kalkulation versteht man die Berechnung der Verkaufspreise für Speisen und Getränke.
• Warum ist das so wichtig? – Die Kalkulation trägt maßgeblich zur Wirtschaftlichkeit deines Betriebs bei und schafft mehr Transparenz über deine Kosten.
• Welche Kalkulationsmethoden gibt es? – Zu den gängigen Methoden gehören die einfache und die differenzierte Aufschlagskalkulation.
• Wie hilft ein Kassensystem dabei? – Das Flatpay Kassensystem liefert Umsatzdaten, mit denen du deine Speisekarte laufend auswerten kannst. 

Was bedeutet Kalkulation in der Gastronomie?

Unter der Kalkulation in der Gastronomie, auch Preiskalkulation genannt, versteht man die Berechnung der Verkaufspreise von Speisen und Getränken – also der Preise, die letztendlich auf deiner Speisekarte stehen.

Die Kalkulation der Gastronomie entscheidet oft über den Erfolg – oder Misserfolg – eines Betriebes. 

Das primäre Ziel der Gastronomie-Kalkulation ist, die Preise für Speisen und Getränke so festzulegen, dass sie im Mittel die Kosten des Betriebes decken und darüber hinaus einen Gewinn ermöglichen. Sie ist für die Wirtschaftlichkeit eines Betriebs von zentraler Bedeutung.

Warum die Kalkulation in der Gastronomie so wichtig ist

Die Berechnung der Preise für Speisen und Getränke trägt nämlich dazu bei, dass dein Betrieb profitabel arbeiten kann, indem sie fixe und variable Kosten sowie den angestrebten Gewinn berücksichtigt.

Liegt deine Speisekarte einer sorgfältigen Kalkulation zugrunde, kannst du diese leichter an Marktveränderungen anpassen, Personalkosten steuern und neue Preisstrategien testen, weil du verstehst, wie sich deine Preise zusammensetzen. 

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Nicht umsonst hat sich in der Gastronomie die Floskel etabliert, dass die meisten Betriebe nicht scheitern, weil sie schlechtes Essen servieren, sondern weil sie falsch kalkulieren. Kalkulation schafft Sichtbarkeit, Kontrolle und trägt zum Unternehmenserfolg bei. 

Auch bei der Suche nach Finanzierung oder Geschäftspartnern kann eine nachvollziehbare Kalkulation hilfreich sein, um die Wirtschaftlichkeit deines Betriebs zu belegen.

Diese Fehler passieren häufig bei der Gastronomie Kalkulation

Kalkulierst du zum ersten Mal systematisch die Preise für deine Speisekarte, musst du eine Menge berücksichtigen. Es gibt unzählige Kostenpunkte, die in den Preis einfließen und noch mehr Preisstrategien, die dir angeblich noch mehr Gewinn einbringen sollen. 

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Vermeide diese häufigen Fehler bei der Kalkulation, um auf dem richtigen Fuß zu starten: 

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• Du schlägst pauschal auf, ohne zu rechnen.

Immer wieder erliegen Gastronomen dem Fehlschluss, dass sie sich die Kalkulation sparen können, indem sie den Wareneinkaufspreis mit dem Faktor 3 multiplizieren. Diese Faustformel berücksichtigt aber nicht die Gegebenheiten vor Ort, weshalb dein tatsächlicher Gewinn weiterhin unberechenbar bleibt. 

• Du misst den tatsächlichen Wareneinsatz nicht.

Du fertigst zwar eine korrekte Kalkulation an, berücksichtigst aber nicht, was tatsächlich auf dem Teller landet. In der Küche entsteht Schwund durch die Zubereitung und das Verderben von Ware. Dazu schwanken ohne feste Rezepturen deine Portionsgrößen. Das schadet der Verlässlichkeit deiner Kalkulation. 

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• Du berücksichtigst nicht alle Kosten.
  Für eine verlässliche Kalkulation musst du alle relevanten Kosten berücksichtigen – wirklich alle. Selbst das Öl in der Pfanne. Das Salz auf dem Steak. Das zerbrochene Glas am Tisch. Die Pappbox bei To-Go-Bestellungen. Die Gebühren für Lieferportale. Die Softwarekosten. Und natürlich deine Personal- und Lohnnebenkosten.

Faktoren Kalkulation Gastronomie

Der Endpreis deiner Speisen und Getränke setzt sich maßgeblich aus fünf Kategorien zusammen, die wiederum Dutzende von Kostenpunkten umfassen. Diese sind Wareneinsatz, Personalkosten, Gemeinkosten, Steuern und die gewünschte Marge.

Ich zeige dir, welche typischen Kostenpunkte diese Kategorien umfassen:  

• Wareneinsatz. 

Kosten für Lebensmittel und Getränke, Kosten für Lieferung und Lagerung, Schwund durch Zubereitung und Verderb, Kleinstposten (z. B. Öl, Salz und Gewürze), Gästeservice (z. B. kostenlose Beilagen, Saucen, und Servietten).  

• Personalkosten. 

Löhne und Gehälter, Lohnnebenkosten, Zuschläge, Ausfallzeiten (jeweils anteilig angerechnet je nach Vorbeitungs-, Zubereitungs- und Reinigungsdauer), Unternehmerlohn.

• Gemeinkosten.
  Mietkosten, Strom, Wasser, Gas, Grundsteuer, Reinigung, Kassensystem und Transaktionsgebühren, Hard- und Software für Buchhaltung, Marketing und Vertrieb, IHK-Beiträge, Versicherungen, Abschreibungen und Kreditzinsen.

• Marge. 

Während Wareneinsatz, Personalkosten und Gemeinkosten im Menüpreis berücksichtigt werden müssen, um kostendeckend zu sein (Break-Even), ist die Marge der Anteil des Endpreises, der als Gewinn stehen bleibt. 

Steuern. Das letzte Glied in der Kette der Preiskalkulation ist die Umsatzsteuer. Seit 2026 gilt in der Gastronomie grundsätzlich ein Steuersatz von 7 % auf Speisen, während Getränke in der Regel weiterhin mit 19 % besteuert werden. Weitere Steuern, wie z. B. Einkommen- oder Gewerbesteuer, werden nicht auf den einzelnen Verkaufspreis aufgeschlagen. 

Diese Kalkulationsmethoden kannst du nutzen

Bei der tatsächlichen Kalkulation gibt es zahlreiche Methoden, denen du dich bedienen kannst, von der einfachen Aufschlagskalkulation über die differenzierte Aufschlagskalkulation bis zur strategischen Mischkalkulation. 

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Ich stelle dir die einzelnen Kalkulationsmethoden vor, und was sie ausmacht: 

Aufschlagskalkulation  

Bei der einfachen Aufschlagskalkulation wird der Wareneinsatz mit einem festgelegten Faktor multipliziert. Häufig wird als Faustregel beispielsweise der Netto-Wareneinsatz mit dem Faktor 3 gerechnet, wobei der passende Faktor je nach Betrieb, Kostenstruktur und Produkt variieren kann.

Ein Beispiel: Die Spaghetti Bolognese kostet im Einkauf 3 EUR. Also landet sie für 9 EUR auf dem Menü. Das Problem? Die Aufschlagskalkulation ist zu unspezifisch. Sie berücksichtigt nicht die Gegebenheiten vor Ort. 

Unsere Einordnung: Diese Methode ist zwar schnell, schafft aber nicht genug Transparenz.

Differenzierte Aufschlagskalkulation

Bei der differenzierten Aufschlagskalkulation werden neben dem Wareneinsatz weitere Kosten berücksichtigt. Dazu gehören beispielsweise Personal- und Gemeinkosten sowie die gewünschte Gewinnmarge. So lässt sich der Verkaufspreis genauer an die tatsächliche Kostenstruktur des Betriebs anpassen.

Anschließend werden diese Blöcke mit einem individuellen Prozentsatz schrittweise auf das Produkt aufgeschlagen, um einen Endpreis zu erhalten. Diese Preiskalkulation ist sehr genau, erfordert allerdings auch deutlich mehr Aufwand. 

Unsere Einordnung: Diese Methode ist zwar aufwändig, schafft aber echte Transparenz.

Mischkalkulation

Bei der Mischkalkulation gehen Betriebe noch einen Schritt weiter und berechnen den Endpreis nicht nur anhand der Kosten, sondern auch anhand des Kundenverhaltens. Hierbei wird das Menü in Frequenzbringer und Margenbringer unterteilt. 

Als Frequenzbringer können beispielsweise besonders beliebte Gerichte mit einer niedrigeren Marge kalkuliert werden, um das Angebot für Gäste attraktiv zu machen. Margenstärkere Produkte, etwa bestimmte Getränke, können diese niedrigere Marge ausgleichen.

Unsere Einordnung: Diese Methode ist keine eigene Kalkulation, sondern baut auf einer auf. 

Mit diesen Tipps & Tricks gelingt die Kalkulation noch besser 

Saubere Berechnungen allein machen keine erfolgreiche Kalkulation aus. Für eine profitable Speisekarte braucht es ein aufmerksames, fortlaufendes Management vor, während und nach der Kalkulation. 

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Diese drei Tipps und Tricks helfen dir, deine Kalkulation noch profitabler zu machen: 

• Optimiere deine Beschaffung. 

Schon vor der Kalkulation kannst du wichtige Stellschrauben drehen, um eine profitable Speisekarte zu erhalten. Nutze digitale Beschaffungstools, vergleiche Lieferantenpreise regelmäßig neu, handle stabile Konditionen und Mengenrabatte aus und führe Routinekontrolle bei der Anlieferung durch. 

• Lege verbindliche Portionsgrößen fest.
  Lege verbindliche Portionsgrößen für deine Gerichte fest und kontrolliere diese regelmäßig, sodass deine Gerichte nicht unerwartet mehr Ware verbrauchen. Berücksichtige außerdem realistische Verluste durch Zubereitung, Lagerung und Verderb in deiner Kalkulation.

• Erstelle eine Speisekartendiagnose. 

Deine Kalkulation endet nicht mit dem einmaligen Aufsetzen deiner Speisekarte. Behalte die Verkaufszahlen deiner Speisen und Getränke im Auge und werte sie regelmäßig aus. Setze verstärkt auf erfolgreiche Gerichte und werte unbeliebte Gerichte kritisch aus. Passe Preise an, wenn sich deine Kostenstruktur verändert. 

Mehr Sichtbarkeit mit dem Flatpay Kassensystem

Die Speisen- und Getränkekalkulation kannst du ganz klassisch per Hand, mit einer Kalkulationsvorlage oder mit einem Kalkulationsrechner anstellen. Für die anschließende Auswertung und Anpassung deiner Speisekarte benötigst du allerdings zusätzliche Daten. 

Das Flatpay Kassensystem für die Gastronomie liefert dir wertvolle Verkaufsdaten zu deinem Restaurant, die dir ermöglichen, deine Speisekarte auszuwerten, anzupassen und (noch) profitabler zu gestalten. 

In deinem digitalen Backoffice findest du ausführliche Umsatzanalysen, die deine Verkäufe in Echtzeit abbilden, deine Einnahmen nach Gebühren und Trinkgeldern aufschlüsseln und dir zeigen, welche Gerichte besonders häufig verkauft werden.

Und das war erst der Anfang. Unser Kassensystem liefert dir neben Umsatzeinblicken auch eine digitale Tischansicht für die Gästeverwaltung, Bondrucker für die Küche, unkompliziertes Rechnungssplitting, schnelle Zahlungen und eine Trinkgeld-Option. 

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie kalkuliere ich einen Preis in der Gastronomie?

Für die Kalkulation in der Gastronomie kannst du unterschiedliche Methoden nutzen, wie z. B. die einfache Aufschlagskalkulation, die differenzierte Aufschlagskalkulation und die Mischkalkulation. Der Endpreis deiner Speisen und Getränke berücksichtigt unter anderem Wareneinsatz, Personal- und Gemeinkosten, die gewünschte Marge und die Umsatzsteuer.

Welche 3 Kalkulationsarten gibt es?

Zu den gängigen Kalkulationsmethoden in der Gastronomie gehören die einfache Aufschlagskalkulation, die differenzierte Aufschlagskalkulation und die Mischkalkulation. Bei der Mischkalkulation werden unterschiedliche Produkte bewusst mit verschiedenen Margen kalkuliert, sodass sich beispielsweise Frequenzbringer und Margenbringer gegenseitig ausgleichen.

Wie viel Marge ist üblich in der Gastronomie?

Die Marge unterscheidet sich in der Gastronomie stark nach Produkt, Betriebskonzept und Preisstrategie. Bei einer Wareneinsatzquote von beispielsweise 30 % liegt die Bruttomarge nach Wareneinsatz bei 70 %. Das ist jedoch nicht mit dem tatsächlichen Gewinn gleichzusetzen, da davon noch Personal-, Miet-, Energie- und weitere Betriebskosten bezahlt werden müssen.

Wie hoch sollte der Wareneinsatz in der Gastronomie sein?

Als grobe Orientierung liegt die Wareneinsatzquote in vielen Gastronomiebetrieben bei etwa 25 % bis 35 % des Nettoumsatzes. Bei Speisen fällt sie häufig höher aus als bei Getränken. Der passende Zielwert hängt jedoch stark von deinem Betriebskonzept, Sortiment und deiner Preisstrategie ab.