Ricevuta di pagamento: cos'è, cosa contiene e quando serve

Ricevuta di pagamento: cosa significa

Dopo un pagamento con carta, il POS stampa una ricevuta con l’importo, l’esito della transazione e i riferimenti dell’operazione. È il tagliando che il cliente riceve spesso insieme allo scontrino e che permette di controllare i dettagli del pagamento.

Nel linguaggio comune si parla spesso di “ricevuta di pagamento” per riferirsi a questo tagliando. Questo documento, chiamato anche ricevuta del POS, ha una funzione diversa dal documento commerciale, dalla fattura e dalla proforma. Conoscere le differenze aiuta a consegnare al cliente il documento corretto e a gestire con più ordine vendite e incassi.

Cosa deve contenere una ricevuta di pagamento

Il contenuto e l’impaginazione possono variare in base al terminale e al servizio di pagamento. In genere, una ricevuta del POS riporta:

• I dati dell’attività, come il nome, l’indirizzo e la Partita IVA
• La data e l’ora dell’operazione.
• L’importo e la valuta del pagamento.
• Il tipo di operazione, per esempio vendita o rimborso.
• L’esito della transazione, come pagamento approvato o rifiutato.
• Il circuito della carta e alcune cifre del suo numero.
• I riferimenti della transazione, utili per individuare l’operazione.
• Il codice di autorizzazione, quando previsto.

Il numero della carta compare parzialmente oscurato. Le cifre visibili permettono di riconoscere la carta utilizzata senza mostrarne il numero completo.

Ricevuta del POS, documento commerciale, fattura e proforma: le differenze

Un'attività commerciale può emettere più documenti per la stessa vendita.

Ogni documento risponde a una domanda diversa. Alcuni certificano la vendita al fisco, altri dimostrano soltanto che il cliente ha pagato.

La ricevuta di pagamento stampata col POS appartiene al secondo gruppo.

Ricevuta del POS

La ricevuta di pagamento del POS è un documento senza valore fiscale che attesta un pagamento o riepiloga un importo.

Altri documenti senza valore fiscale sono, per esempio, il preconto consegnato al tavolo e la ricevuta tra privati. La ricevuta non fiscale ha valore di prova tra le parti. Per un'attività con partita IVA non sostituisce mai il documento commerciale o la fattura.

Documento commerciale

Il documento commerciale è il documento fiscale emesso dal registratore telematico al momento della vendita e ha preso il posto dello scontrino fiscale e della ricevuta fiscale.

I dati del documento commerciale arrivano all'Agenzia delle Entrate con la trasmissione telematica dei corrispettivi.

La ricevuta di pagamento non sostituisce il documento commerciale, che l'attività deve emettere in ogni caso.

Fattura

La fattura è il documento fiscale che descrive l'operazione, il prezzo e l'IVA applicata.

Oggi è quasi sempre elettronica e passa dal Sistema di Interscambio. Dimostra che un'operazione è avvenuta, ma non il pagamento.

Per questo ricevuta e fattura non si sostituiscono a vicenda. La fattura prova il pagamento solo quando è quietanzata, cioè quando riporta la dicitura "pagato" con data e firma di chi incassa.

Quello di fatturazione elettronica è spesso un servizio esterno e a pagamento, ma soluzioni di pagamento come Flatpay lo rendono disponibile gratuitamente ai propri clienti. Grazie alla Cassa integrata di Flatpay è possibile emettere fatture gratuite, illimitate e senza usare

software esterni. 

Proforma

Riepiloga beni, servizi e importi, spesso per richiedere un pagamento. Non è un fattura fiscale e non attesta l’avvenuto pagamento.

‍

Che valore ha la ricevuta del POS

La ricevuta del POS è il tagliando che il terminale stampa dopo un pagamento con carta o smartphone, e dimostra che il pagamento è andato a buon fine.

Il tagliando riporta la data, l'ora, l'importo, l'esito dell'operazione e le ultime cifre della carta usata. Di solito se ne stampano due copie, una per il cliente e una per l'attività.

Perché la ricevuta del POS non sostituisce il documento commerciale

La ricevuta del POS registra il pagamento, non la vendita. Il tagliando del POS non riporta cosa è stato venduto né l'IVA applicata, e non arriva all'Agenzia delle Entrate come corrispettivo.

Per questo ogni vendita pagata con carta richiede comunque il documento commerciale o la fattura. Il cliente riceve quindi due documenti distinti, uno per il fisco e uno per il pagamento.

Il collegamento tra POS e registratore telematico

Dal 1° gennaio 2026 vige l'obbligo di collegare il POS al registratore telematico. Il collegamento avviene senza interventi sull'hardware e si effettua sul portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate, dove l'attività registra il POS che usa.

L'operazione si completa in autonomia o tramite il proprio commercialista. Con il collegamento, l'Agenzia delle Entrate può confrontare i pagamenti elettronici incassati con i corrispettivi trasmessi.

La ricevuta del POS e il documento commerciale restano due documenti separati, ma i loro dati ora possono essere incrociati.

‍

Il documento commerciale stampato da un sistema di cassa integrato

Con un sistema di cassa integrato, il software di cassa e il terminale di pagamento comunicano tra loro. Con la Cassa integrata di Flatpay, l’importo passa automaticamente dalla cassa al POS, evitando di digitarlo una seconda volta e riducendo il rischio di errori.

Una volta completato il pagamento, la stampante fiscale della cassa emette un unico documento che riunisce i dettagli dell’acquisto e i riferimenti della transazione, senza stampare una ricevuta separata dal POS.

Il cliente trova così sul documento commerciale i prodotti o i servizi acquistati, gli importi e i dati utili a riconoscere il pagamento, come il circuito e le ultime cifre della carta. Il numero completo della carta resta oscurato.

Tutte le informazioni sono raccolte in un’unica stampa, più pratica per il cliente e utile all’attività per collegare ogni vendita al relativo pagamento.

Ricevuta di pagamento del POS cartacea o digitale

La ricevuta di pagamento può essere consegnata su carta o in formato digitale.

Le due forme hanno lo stesso scopo, cioè dimostrare che il pagamento è avvenuto. Cambia il modo in cui il cliente la riceve e la conserva. In entrambi i casi, un archivio ordinato permette di ritrovare ogni ricevuta in caso di contestazione o di controllo.

Ricevuta di pagamento cartacea

La versione cartacea permette al cliente di controllare subito importo ed esito del pagamento. È pratica da consegnare alla cassa o al tavolo, ma la carta termica può sbiadire nel tempo.

Se occorre conservarne i dettagli, è utile farne una copia digitale leggibile, insieme agli altri documenti relativi all’acquisto.

Ricevuta di pagamento digitale

La ricevuta digitale permette di consultare i dettagli della transazione sul telefono o nella propria casella di posta, riducendo l’utilizzo di carta.

Con il POS Flatpay, secondo le impostazioni attive, il cliente può ricevere la ricevuta via e-mail oppure accedervi scansionando il QR code mostrato sul terminale. È disponibile anche la stampa cartacea.

La scelta del formato riguarda la ricevuta del pagamento: non modifica gli obblighi relativi al documento commerciale o alla fattura.

Domande frequenti sulla ricevuta di pagamento del POS

Domande frequenti sulla ricevuta di pagamento

La ricevuta del POS ha valore fiscale?

No. La ricevuta del POS riporta l’importo, l’esito e i riferimenti del pagamento elettronico, ma non sostituisce il documento commerciale o la fattura. Il pagamento con carta non modifica gli obblighi di documentazione della vendita.

Quali sono le differenze tra ricevuta del POS e documento commerciale?

La ricevuta del POS documenta la transazione elettronica: indica quanto è stato pagato, quando e con quale esito. Il documento commerciale documenta invece l’acquisto, riportando i beni o i servizi venduti e i relativi importi. Con un sistema di cassa integrato, le informazioni dell’acquisto e del pagamento possono essere raccolte in un’unica stampa.

Con un sistema di cassa integrato, il cliente finale può ancora aver bisogno della ricevuta stampata dal POS?

No. Con la cassa integrata Flatpay, la stampante della cassa emette un unico documento commerciale con i dettagli dell’acquisto e i riferimenti del pagamento, compresi il circuito e le ultime cifre della carta. Non serve quindi una ricevuta separata dal POS: il cliente trova tutto in un’unica stampa.