Was kostet ein Kassensystem? Kosten einfach erklärt

Dann Augen auf bei der Anbieterwahl, denn die Kosten für ein Kassensystem können sich je nach Lösung stark unterscheiden. Heute erkläre ich dir, was ein Kassensystem kostet, wie diese Kosten zustandekommen und warum sich ein Blick auf das Flatpay Kassensystem lohnen kann.

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Alle Informationen auf einen Blick: 

• Was kostet ein Kassensystem? – Je nach Anbieter und gewähltem Preismodell unterscheiden sich die Kosten deutlich. Manche Kassensysteme werden gemietet, andere einmalig gekauft.
• Wie setzen sich diese Kosten zusammen? – Wichtige Faktoren sind Hardware und Software, die Umsatzhöhe und das gewählte Preismodell. 
• Welches Kostenmodell ist am sinnvollsten? – Je nach Anbieter und Nutzungsdauer kann ein Kauf langfristig günstiger sein als ein Mietmodell.
• Was kostet ein Flatpay Kassensystem? – Das Flatpay Terminal erhältst du für 0 €, das Basic POS und Premium POS kosten einmalig 1.999 EUR bzw. 2.999 EUR. Zusätzlich fällt eine feste Transaktionsgebühr von maximal 1,79 % an, egal mit welcher Karte deine Kunden bezahlen.
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Was kostet ein Kassensystem im Durchschnitt? 

Die durchschnittlichen Kosten eines Kassensystems zu berechnen, ist nicht ganz einfach. Denn: Nicht alle Anbieter von Kassensystem nutzen dieselben Kostenmodelle. 

Die folgenden Modelle sind besonders gängig und beeinflussen maßgeblich, wie viel du am Ende des Tages für dein Kassensystem bezahlst: 

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• Pay as you Earn: Bei diesem Modell fallen die Kosten hauptsächlich pro Transaktion an. Je nach Anbieter können zusätzlich ein einmaliger Anschaffungspreis anfallen oder weitere Kosten für bestimmte Funktionen oder Services hinzukommen.
• Monatliche Miete + Transaktionsgebühr: Bei diesem Modell zahlst du eine laufende Mietgebühr für Hard- und Software. Eine Transaktionsgebühr fällt weiterhin an. 
• Einmaliger Kauf + Transaktionsgebühr: Statt eine monatliche Miete zu zahlen, kannst du deine Hard- und Software auch einmalig kaufen. Eine Transaktionsgebühr fällt weiterhin an. 

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Entscheidest du dich für ein Mietmodell, zahlst du in der Regel laufende Mietkosten. Kaufst du dein Kassensystem stattdessen einmalig, sind die Anschaffungskosten zwar höher, dafür fallen anschließend keine Mietkosten mehr an.

Welches Preismodell langfristig günstiger ist, hängt vor allem davon ab, wie lange du dein Kassensystem nutzt. Vor allem bei einer langfristigen Nutzung kann sich ein einmaliger Kauf finanziell auszahlen.

Ein einfaches Rechenbeispiel: Kostet ein Mietmodell 100 EUR pro Monat, summieren sich die Kosten über sechs Jahre auf 7.200 EUR. Ein Kassensystem mit einem einmaligen Anschaffungspreis von 2.500 EUR kostet im selben Zeitraum deutlich weniger. Bei Flatpay zahlst du keine Mietgebühren, sondern lediglich eine feste Transaktionsgebühr – unabhängig davon, mit welcher Karte deine Kunden bezahlen.

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Welche Kosten entstehen bei einem All-in-One-Kassensystem? Kostenpunkte einfach erklärt 

Die Kosten eines Kassensystems setzen sich aus verschiedenen Bestandteilen zusammen. Manche fallen einmalig an, andere entstehen erst im laufenden Betrieb. Deshalb lohnt es sich, schon vor dem Kauf einen Blick auf die verschiedenen Kostenpunkte zu werfen. So kannst du besser einschätzen, welche Ausgaben tatsächlich auf dich zukommen.

Schaffst du ein All-in-One-Kassensystem an, solltest du auf diese Kostenpunkte achten:

• Hardware und Software, sowie Zahlungsterminals 
• Branchenspezifische Sonderfunktionen 
• Anzahl der Mitarbeiter bzw. Höhe der Umsätze 
• Gesetzliche Vorgaben, wie z. B. TSE-Modul 
• Einrichtungs- und Supportkosten 
• Optionale Add-ons

Im Folgenden erkläre ich dir Schritt für Schritt, was die einzelnen Kostenpunkte bedeuten und welche davon für dein Geschäft wirklich relevant sind.

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Hardware

Der erste und meist größte Kostenpunkt eines Kassensystems ist die Hardware. Je nach Anbieter und gewählter Lösung besteht sie aus einem Tablet oder PC, einem Bondrucker, einer Kassenschublade und einem Kartenlesegerät.

Für kleinere Unternehmen gibt es oft kompakte Lösungen, die mit wenigen Komponenten auskommen. Größere oder branchenspezifische Kassensysteme bestehen dagegen häufig aus mehreren Geräten, die sich flexibel miteinander kombinieren lassen.

Welche Hardware du tatsächlich benötigst, hängt von deinem Geschäft und deinen Anforderungen ab. Für viele Kleinunternehmer reicht bereits ein kompaktes Tablet-Kassensystem mit Kartenlesegerät und Bondrucker aus, während größere Betriebe oft zusätzliche Hardware oder mehrere Kassenplätze benötigen. Bei Flatpay kannst du zwischen verschiedenen Hardware-Lösungen wählen – vom Terminal über das Basic POS bis hin zum Premium POS.

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Zahlungsterminals

Ein Kartenlesegerät gehört bei vielen Kassensystemen zur Grundausstattung. Je nach Anbieter ist es bereits im Preis enthalten oder muss zusätzlich erworben werden. Hier kannst du zwischen unterschiedlichen Lösungen wählen – vom klassischen Kartenterminal bis hin zu kompakten mobilen Geräten. Zusätzlich musst du bei Kartenzahlungen eine Transaktionsgebühr zahlen. Diese kann je nach Zahlungsmethode variieren oder als feste Transaktionsgebühr berechnet werden. Bei Flatpay profitierst du von einer festen Transaktionsgebühr – unabhängig davon, mit welcher Karte deine Kunden bezahlen.

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Software 

Neben der Hardware spielt auch die Software eine Rolle bei der Preisgestaltung. Die Software-Lizenz wird oft im Paket mit der Hardware angeboten, dennoch bieten viele Anbieter sie auch separat an. Das ist bei Abo-Modellen gängig, die monatlich abgerechnet werden. 

Die Kosten der Kassensoftware können sich bei einigen Anbietern z. B. an der Anzahl der Mitarbeiter, der Höhe der Umsätze und/ oder der beinhalteten Funktionen berechnen. Oft kannst du zwischen unterschiedlichen Tarifen wählen, die einen unterschiedlichen Funktionsumfang haben. Bei Flatpay ist die Kassensoftware bereits im Anschaffungspreis enthalten.

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Anzahl der Mitarbeiter bzw. Höhe der Umsätze

Bei einigen Anbietern beeinflussen auch die Anzahl der Mitarbeiter oder die Höhe der Umsätze die Kosten eines Kassensystems.

Je mehr Mitarbeiter mit dem Kassensystem arbeiten, desto mehr Benutzerzugänge werden häufig benötigt. Bei manchen Tarifen ist nur eine bestimmte Anzahl an Zugängen enthalten, zusätzliche Benutzer werden separat berechnet. Bei Flatpay spielt die Anzahl der Mitarbeiter keine Rolle.

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Branchenspezifische Sonderfunktionen

Bist du in einer bestimmten Branche tätig, können branchenspezifische Funktionen deinen Arbeitsalltag deutlich erleichtern. Ein Gastro-Kassensystem kann beispielsweise eine Tischübersicht, Küchendrucker oder eine Happy-Hour-Funktion umfassen.

Ob diese Funktionen bereits im Preis enthalten sind oder separat berechnet werden, hängt vom jeweiligen Anbieter ab. Bei Flatpay sind branchenspezifische Funktionen bereits im Produkt enthalten und müssen nicht einzeln hinzugebucht werden.

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TSE-Modul

Benutzt du in Deutschland ein elektronisches Kassensystem, musst du seit dem 01. Januar 2023 auch über eine sogenannte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, die vor Manipulation schützt. Dieses TSE-Modul muss außerdem zertifiziert sein. 
Bei vielen Anbietern musst du ein TSE-Paket zu deinem Kassensystem hinzubuchen. Eine Cloud-TSE erhältst du bereits ab 10 EUR pro Monat, eine physische TSE erhältst du ab 250 EUR. Ein physisches TSE ist fünf bis sieben Jahre gültig. Bei Flatpay sind alle Lösungen bereits GoBD- und TSE-konform.

Übrigens: Seit dem 01. Januar 2025 musst du nicht nur eine TSE-Kasse besitzen, sondern diese auch an das Finanzamt melden. Das geht ganz einfach über das ELSTER-Portal. Versäumst du das, droht wiederum eine Geldstrafe.  

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Einrichtungskosten

Je nach Anbieter können auch für die Einrichtung eines Kassensystems Kosten anfallen. Manche Anbieter bieten die Einrichtung als kostenpflichtige Zusatzleistung an, andere übernehmen sie bereits im Anschaffungspreis.

Bei Flatpay sind das Onboarding und die Einrichtung vor Ort bereits inklusive. So kannst du direkt mit deinem neuen Kassensystem starten, ohne zusätzliche Einrichtungskosten einplanen zu müssen.

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Supportkosten

Auch beim Kundensupport unterscheiden sich die Angebote der Anbieter. Während der Support bei manchen Kassensystemen bereits im Preis enthalten ist, berechnen andere Anbieter zusätzliche Gebühren für bestimmte Serviceleistungen oder Vor-Ort-Einsätze.

Viele Anbieter lassen sich ihren fortlaufenden Support teuer zu stehen kommen und verlangen teils bis zu 50 EUR pro Monat oder einen Stundensatz von über 100 EUR für Experten, die dein Kassensystem vor Ort warten. Informiere dich deshalb schon vor der Auswahl ganz genau, welche Kosten dich im Notfall erwarten. Bei Flatpay steht dir unser Support-Team rund um die Uhr zur Verfügung – ohne zusätzliche Supportgebühren. So erhältst du schnell Hilfe, wenn du sie brauchst.

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Optionale Add-Ons

Je nach deinen Anforderungen kannst du dein Kassensystem um zusätzliche Hardware oder Funktionen erweitern. Im Einzelhandel kann beispielsweise ein Barcode-Scanner sinnvoll sein, in einem Café ein mobiles POS und in einem Restaurant ein zusätzlicher Bondrucker für die Küche oder Bar.

Ob und wie solche Erweiterungen berechnet werden, hängt vom jeweiligen Anbieter ab. Manche Anbieter berechnen sie separat, andere bieten sie als Bestandteil ihrer Hardware-Lösungen an. Bei Flatpay kannst du dein Kassensystem flexibel um zusätzliche Hardware erweitern und behältst dank transparenter Preisgestaltung jederzeit den Überblick über deine Kosten. 

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Solltest du dein Kassensystem kaufen, mieten oder leasen? Unsere Empfehlung

Bei der Anschaffung eines Kassensystems solltest du nicht nur auf den Preis achten, sondern auch auf das gewählte Preismodell. Die gängigsten Modelle sind Kauf, Miete und Leasing.

Im Folgenden findest du eine kurze Einordnung der verschiedenen Modelle:

• Miete: Bei einem Mietmodell fällt keine hohe Anfangsinvestition an. Stattdessen zahlst du laufende Mietkosten. Langfristig können diese höher ausfallen als ein einmaliger Kauf.
• Leasing: Beim Leasing zahlst du über eine feste Vertragslaufzeit eine Leasingrate und nutzt das Kassensystem während dieser Zeit. Nach Ablauf des Vertrags bestehen – je nach Anbieter – unterschiedliche Möglichkeiten, etwa die Rückgabe oder Übernahme der Hardware.
• Kauf: Beim Kauf eines Kassensystems zahlst du eine einmalige Gebühr. Das ist zwar anfangs teurer, bedeutet aber auch, dass du nicht an einen Vertrag gebunden bist, der immer teurer werden kann. Die Hardware gehört dir und kann – je nach Zustand und technischen Anforderungen – über viele Jahre genutzt werden.

Welche Variante sinnvoller ist, hängt von deinem Budget und deinen Anforderungen ab. Ein Mietmodell kann den Einstieg erleichtern, während ein Kauf langfristig wirtschaftlicher sein kann.

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Was kostet ein Kassensystem von Flatpay?

Auf so viele unterschiedliche Kostenpunkte zu achten, ist kein Leichtes. Je nach Anbieter und Preismodell können sich die Kosten unterschiedlich zusammensetzen. Deshalb lohnt es sich, vor dem Kauf einen genauen Blick auf die Preisgestaltung zu werfen.

Bei Flatpay setzen wir deshalb auf eine faire und transparente Preisgestaltung. Für unser Kassensystem zahlst du eine einmalige Anschaffungsgebühr von 1.999 EUR (Basic POS) bzw. 2.999 EUR (Premium POS). In diesem Anschaffungspreis sind die Einrichtungskosten, die Kassensoftware, das Kundenportal, die TSE sowie der 24/7-Kundensupport bereits enthalten. 

Für Kartenzahlungen zahlst du eine feste Transaktionsgebühr von 1,79%. Die Transaktionsgebühr gilt unabhängig davon, mit welcher Karte deine Kunden bezahlen. So weißt du von Anfang an, mit welchen Kosten du rechnen kannst.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ) 

Wie viel kostet ein komplettes Kassensystem?

Die Kosten für ein komplettes Kassensystem hängen maßgeblich davon ab, ob du dein Kassensystem mietest oder kaufst. Die Kosten für ein komplettes Kassensystem hängen vor allem vom gewählten Preismodell ab. Mietmodelle verursachen laufende Kosten, während bei einem Kauf ein einmaliger Anschaffungspreis anfällt.

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Was ist die monatliche Gebühr für ein Kassensystem?

Viele Anbieter setzen auf Mietmodelle mit laufenden Kosten. Wie hoch diese ausfallen, hängt vom jeweiligen Anbieter und dem gewählten Paket ab. Die großen Kostenunterschiede hängen vor allem von Hardware und Software, branchenspezifischen Sonderfunktionen sowie Anzahl der Mitarbeiter bzw. der Höhe der Umsätze ab. Die tatsächlichen Kosten hängen unter anderem von der Hardware, der Software, der Höhe der Umsätze und dem gewählten Preismodell ab.

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Was kostet eine Registrierkasse im Jahr?

Bei einer Registrierkasse handelt es sich um den Vorgänger des elektronischen Kassensystems. Eine klassische Registrierkasse kann in der Anschaffung zwar günstiger sein, als ein modernes Kassensystem, es können jedoch weitere Kosten entstehen, beispielsweise für eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE), Wartung oder Software-Updates.

Bei Flatpay erhältst du dagegen ein modernes Kassensystem mit Kassensoftware, TSE, Onboarding, Kundenportal, Einrichtung vor Ort und 24/7-Support zu einem transparenten Festpreis. So weißt du von Anfang an, welche Kosten auf dich zukommen.

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Ist ein kostenloses Kassensystem wirklich kostenlos?

Kostenlose Kassensysteme können zwar anfangs günstiger wirken, allerdings lohnt sich ein genauer Blick auf die Preisgestaltung, denn häufig entstehen Kosten an anderen Stellen. Außerdem haben kostenlose Kassensysteme oft einen sehr beschränkten Funktionsumfang, sodass du früher oder später ohnehin zu einem kostenpflichtigen Tarif wechseln musst.