Kassensystem für Kleinunternehmer: So findest du das Richtige

Hey, ich bin Alina von Flatpay. Heute zeige ich dir, warum sich ein Kassensystem für Kleinunternehmer lohnen kann, worauf du bei der Auswahl achten solltest und warum das Basic POS von Flatpay besonders gut für kleine Unternehmen geeignet ist.

In weniger als zehn Minuten zeige ich dir, wie du deinen Kassiervorgang digitalisiert, deine Buchhaltung automatisiert und mehr Kontrolle über deine Finanzen gewinnst. Bleib dran! 

Alle Informationen auf einen Blick: 

• Was ist das? – Ein Kassensystem für Kleinunternehmer ist eine Kassenlösung, die speziell auf die Anforderungen kleiner Unternehmen zugeschnitten ist.
• Warum brauche ich das? – Ein modernes Kassensystem spart viel Zeit im täglichen Betrieb, erleichtert die Buchhaltung und unterstützt dich dabei, gesetzliche Anforderungen einfacher zu erfüllen.
• Was kann das? – Kassieren, Zahlungsabwicklung, Belegverwaltung, Warenwirtschaft, Kassenbuch, Berichte, Personalverwaltung und vieles mehr.
• Wie viel kostet mich das? – Das Flatpay Basic POS kostet dich einmalig 1.999 EUR. Das Kartenterminal erhältst du für 0 € und Onboarding sowie die Einrichtung vor Ort sind bereits im Preis enthalten.
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Was ist ein Kassensystem für Kleinunternehmer? Einfach erklärt 

Ein Kassensystem, auch Point of Sale oder POS-System genannt, ist eine moderne Kassenlösung, die aus Hardware und Software besteht: 

• Hardware: Die Kassenhardware besteht aus einem PC, einem Tablet, einer Kassenschublade, einem Kartenlesegerät und einem Bondrucker. 
• Software: Hinzu kommt die Kassensoftware, in der all diese Komponenten über Schnittstellen miteinander verbunden und mit externen Systemen integriert werden. 

Ein Kassensystem für Kleinunternehmer ist speziell auf die Anforderungen kleiner Unternehmen abgestimmt. Das bedeutet meist kompakte Hardware, eine einfachere Kassensoftware und eine attraktive Preisgestaltung für frisch gegründete Unternehmen. Typische Kassensysteme für Kleinunternehmen sind Tablet-Kassensysteme und mobile Kassensysteme. 

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Warum ist ein Kassensystem für Kleinunternehmer sinnvoll?

Als Kleinunternehmer begegnest du rund um dein Geschäft vielen Herausforderungen: zeitaufwendige Abläufe, wenig Personal, hoher Verwaltungsaufwand und eine Buchhaltung, die viel Zeit kostet. Genau hier kann ein modernes Kassensystem helfen.

In erster Linie vereinfacht ein modernes Kassensystem die Zahlungsabwicklung. Mit einer leicht bedienbaren Oberfläche, automatisierten Prozessen und der Unterstützung aller gängigen Zahlungsmethoden dauert das Kassieren nur noch wenige Sekunden. So hältst du die Schlangen in deinem Geschäft kurz – selbst wenn du den Laden allein schmeißt. 

Ein Kassensystem digitalisiert aber nicht nur die Zahlungsabwicklung. Professionelle Lösungen unterstützen dich auch bei der Warenwirtschaft, der Buchhaltung und den Steuern, indem sie dein Inventar in Echtzeit verfolgen, Kassenberichte automatisch erstellen und die hinterlegten Steuersätze korrekt anwenden.

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Das kann ein Kassensystem für kleine Unternehmen 

Was genau dein Kassensystem kann, hängt maßgeblich davon ab, für welchen Anbieter und welches Paket du dich entscheidest. 

Einige Funktionen findest du aber bei den meisten Anbietern. Dazu gehören unter anderem:

• Kassieren: Finde deine Produkte und Dienstleistungen in der Warenübersicht oder nutze einen Barcode-Scanner, um Produkte schnell und einfach zu erfassen.
• Zahlungsabwicklung: Akzeptiere Zahlungen bar, mit Karte und sogar kontaktlos. Viele Kassensysteme lassen sich mit Kartenlesegeräten und weiterer Hardware kombinieren.
• Belegverwaltung: Das Kassensystem erstellt bei jeder Transaktion einen Beleg. Je nach Einstellung kann dieser gedruckt oder digital bereitgestellt werden. Bonpflicht? Erfüllt. 
• Warenwirtschaft: Hinterlege deinen Warenbestand in der Kassensoftware. Diese aktualisiert ihn live und sendet Benachrichtigungen, wenn der Bestand niedrig ist. 
• Kassenbuch: Das Kassensystem dokumentiert deine Einnahmen und Ausgaben und erleichtert dir die Vorbereitung der Buchhaltung.
• Berichte & Analysen: Zusätzlich erstellt es wichtige Berichte, die du per DATEV-Export an deine Buchhaltung senden kannst. 
• Personalverwaltung: Mithilfe von Mitarbeiterkonten und Personalberichten hast du genau im Blick, wann wer gearbeitet hat und was in seiner Schicht passiert ist.
• Gesetzliche Anforderungen: Moderne Kassensysteme unterstützen dich dabei, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, z. B. durch GoBD- und TSE-konforme Funktionen.

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Wie viel kostet ein Kassensystem für Kleinunternehmer?

Viele Kassensysteme werden im Mietmodell angeboten. Je nach Anbieter und gewähltem Paket entstehen laufende Kosten und der Funktionsumfang kann variieren. Langfristig können Mietmodelle höhere Gesamtkosten verursachen als ein einmaliger Kauf. Je nach Laufzeit und gebuchten Zusatzfunktionen zahlst du unter Umständen mehr, als wenn du das Kassensystem direkt gekauft hättest.

Auch Flatpay setzt auf einen einmaligen Anschaffungspreis statt auf ein Mietmodell. Zusätzlich profitierst du von einer einheitlichen, festen Transaktionsgebühr – unabhängig davon, mit welcher Karte deine Kunden bezahlen. So behältst du deine Kosten von Anfang an im Blick.

Noch mehr Fragen zu den Kosten von Kassensystemen? In einem anderen Artikel erkläre ich dir ausführlich, welche Kosten dich bei einem Kassensystem erwarten. 

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So findest Du das passende Kassensystem für Dein Geschäft

Achtung, nicht jedes Kassensystem passt automatisch zu deinem Geschäft. Deshalb ist wichtig, dass du bei der Auswahl deiner Kassenlösung verschiedene Kriterien berücksichtigst.

Mit diesen Auswahlkriterien findest du das passende Kassensystem: 

• Benutzerfreundlichkeit: In erster Linie sollte dein neues Kassensystem leicht zu bedienen sein. So sparst du Zeit beim Kassieren und hältst Schlangen auch zur Stoßzeit kurz. Gleichzeitig spart das Zeit beim Einarbeiten neuer Mitarbeitender.
• Funktionen: Mache dich bei jedem Kassensystem mit den Funktionen vertraut und prüfe, ob es Spezialfunktionen für deine Branche hat. Ein Gastro-Kassensystem hat z. B. eine Tischübersicht, Küchendrucker und eine Trinkgeld-Funktion. 
• Kosten: Vergleiche die Kosten einzelner Anbieter und entscheide, welches Modell – mieten oder kaufen – am sinnvollsten für dich ist. Kalkuliere hierfür deinen langfristigen Kostenaufwand. Prüfe, ob es Zusatzgebühren gibt. 
• Rechtskonformität: Dein neues Kassensystem sollte unbedingt alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Dazu gehören unter anderem die Einhaltung der DSGVO und GoBD sowie die Unterstützung der Bonpflicht und einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE).
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Wie gemacht für dein kleines Unternehmen: Das Flatpay Basic POS 

Bei Flatpay haben wir eine maßgeschneiderte Lösung für Kleinunternehmer entwickelt. Unser Basic POS ist die ideale Einstiegslösung für dein Geschäft, die dich genau dort unterstützt, wo du sie brauchst – ohne unnötige Komplexität.

Steuer dein Geschäft ganz einfach über das Tablet-Kassensystem, wickle Zahlungen am mobilen Kartenterminal ab und platziere Kassenschublade und Bondrucker genau dort, wo sie am besten zu deinem Arbeitsplatz passen.

Für das Basic POS zahlst du einmalig 1.999 EUR – die Einrichtung in deinem Geschäft ist bereits im Anschaffungspreis enthalten. Danach kostet dich jede Transaktion einheitlich 1,79 % Transaktionsgebühr, egal welche Zahlungskarte deine Kunden nutzen. 

Und das Beste daran? Deinen Umsatz zahlen wir gleich am nächsten Werktag aus. So musst du nie wieder warten, bis du das Geld nutzen kannst, das du schon verdient hast. 

Mit dem Flatpay Kassensystem hast du die Kontrolle – über dein Geschäft und dein Geld. 

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welche Kasse brauche ich für ein Kleingewerbe?

Für dein Kleingewerbe kann ein Kassensystem eine große Erleichterung sein. Es digitalisiert und automatisiert den Kassiervorgang sowie die Zahlungsabwicklung und hilft dir bei der Warenwirtschaft und Buchhaltung. Suche gezielt nach einem Kassensystem für Kleinunternehmer. 

Das Basic POS von Flatpay eignet sich besonders gut für kleine Unternehmen. Es lässt sich über ein Tablet steuern und benötigt nur wenig Platz. Dazu kostet es einmalig 1.999 EUR und anschließend zahlst du eine einheitliche Transaktionsgebühr von 1,79 %.

Übrigens: Flatpay zahlt deine Umsätze täglich aus. So hast du schneller Zugriff auf dein Geld. 

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Welche Registrierkasse für Kleinunternehmer?

Kleine Unternehmen setzen auf Cloud-Kassensysteme, flexible POS-Stationen oder mobile POS-Lösungen. Cloud-Kassensysteme werden auf vorhandener Hardware installiert, flexible POS-Stationen verbrauchen nur wenig Platz und mobile POS-Lösungen bestehen meist aus einem kompakten mobilen Kartenlesegerät.

Bei Flatpay bieten wir sowohl das Basic POS, ein flexibles Kassensystem für deine Ladentheke, als auch das mPOS, ein mobiles Kassensystem im Format eines Kartenlesegeräts.

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Wer darf noch eine offene Ladenkasse führen?

In Deutschland darfst du eine offene Ladenkasse weiterhin nutzen. Eine Registrierkassenpflicht, wie es sie beispielsweise in Österreich gibt, besteht hierzulande derzeit nicht.

Derzeit wird jedoch über die Einführung einer Registrierkassenpflicht diskutiert. Suchst du nach einer langfristigen Lösung, lohnt es sich schon heute, ein modernes Kassensystem in Betracht zu ziehen.

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Wie führe ich ein Kassenbuch als Kleinunternehmer?

In Deutschland bist du als Kleinunternehmer zwar nicht dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen, kann dir ein Kassenbuch den Arbeitsalltag deutlich erleichtern.

Das geht entweder ganz klassisch mit einem Kassenbuch aus Papier, in dem du sorgfältig jede Transaktion eintragen oder mit einer Kassenbuch-Software, die deine Transaktionen automatisch einträgt. 

Das Flatpay Kassensystem verfolgt deine Transaktionen im Hintergrund und erstellt auf Knopfdruck einen Kassenbericht für deine Buchhaltung – selbstverständlich GoBD-konform.