Kassenpflicht Gastronomie: Das müssen Gastronomen bis 2027 ändern

Heute zeige ich dir, welche Anforderungen an dein Kassensystem bereits gelten, was sich ab 2027 für die deutsche Gastronomie ändern wird und welches Kassensystem am besten für deinen Betrieb geeignet ist.

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Alle Informationen auf einen Blick: 

• Was bedeutet Kassenpflicht? – Wenn von einer Kassenpflicht die Rede ist, geht es immer um die Pflicht zur Nutzung von elektronischen Registrierkassen. 
• Gilt die Kassenpflicht in der Gastronomie? – Nein, noch gilt keine Registrierkassenpflicht für deutsche Gastronomen. 
• Wann kommt die Registrierkassenpflicht? – Am 01. Januar 2027 gilt eine Kassenpflicht für Betriebe mit mehr als 100.000 EUR Jahresumsatz. 
• Lohnt sich der Umstieg? – Ein elektronisches Kassensystem unterstützt dich dabei, gesetzliche Anforderungen einzuhalten, und optimiert gleichzeitig deine Arbeitsabläufe im Restaurant.

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Was bedeutet Kassenpflicht? Einfach erklärt 

Im Gastronomiealltag kommt kein Betrieb ohne Kasse aus. Ob du eine offene Ladenkasse, also eine Geldkassette oder ein Portemonnaie, nutzt, um Geld aufzubewahren, oder ein modernes elektronisches Kassensystem nutzt – ohne Kasse kommst du nicht aus. 

Wenn von einer Kassenpflicht die Rede ist, geht es also nicht darum, überhaupt eine Kasse zu besitzen. Bei der Kassenpflicht geht es stattdessen um die geplante Pflicht zur Nutzung einer elektronischen Registrierkasse, auch Registrierkassenpflicht genannt. 

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Gilt eine Kassenpflicht in der Gastronomie? Der aktuelle Stand

Die kurze Antwort: Nein, nach aktuellem Stand gibt es in Deutschland noch kein Gesetz, das dir die Nutzung einer elektronischen Registrierkasse vorschreibt.

Als Gastronom bist du also nach aktuellem Stand nicht dazu verpflichtet, eine elektronische Registrierkasse zu nutzen. 

Das bedeutet, dass du aktuell selbst entscheiden kannst, welche Kasse du in deinem Gastronomiebetrieb nutzen möchtest – eine offene Ladenkasse, mechanische Registrierkasse, elektronische Registrierkasse, elektronisches Kassensystem oder eine mobile Kasse. 

Aber Achtung: Das Fehlen einer Kassenpflicht bedeutet nicht, dass du bei deiner Kassenwahl nicht bestimmte Vorgaben beachten musst. Mehr dazu später. 

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Wird es eine Kassenpflicht in der Gastronomie geben? Registrierkassenpflicht ab 2027

Die lange Antwort: Noch nicht, jedoch könnte schon ab dem 01. Januar 2027 eine Registrierkassenpflicht in der deutschen Gastronomie gelten. 

Auch wenn noch keine Kassenpflicht für deutsche Gastronomen gilt, verdichten sich nun die Anzeichen, dass sich das bald ändern könnte. In Österreich gilt eine Kassenpflicht längst; die aktuelle Regierungskoalition plant eine entsprechende Regelung nun auch für Deutschland.

Nach Informationen der Tagesschau plant das Bundesfinanzministerium, größeren Betrieben mit einem Jahresumsatz von mehr als 100.000 EUR die Nutzung von elektronischen Kassen vorzuschreiben. Diese neue Kassenpflicht könnte bereits ab dem 01. Januar 2027 gelten.  

Nicht in trockenen Tüchern. Noch ist die geplante Registrierkassenpflicht 2027 nicht in Stein gemeißelt. Die tatsächliche Gesetzgebung für die neue Kassenpflicht steht noch aus. 

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Solltest du dir schon jetzt eine elektronische Registrierkasse zulegen?

Aller Voraussicht nach wird Deutschland dem Beispiel seiner EU-Nachbarländer folgen und schrittweise eine umfassende Registrierkassenpflicht einführen.

Vorerst dürfte die Kassenpflicht größere Betriebe mit einem Jahresumsatz ab 100.000 EUR treffen. Doch auch als kleiner Betrieb solltest du schon jetzt in Erwägung ziehen, ein elektronisches Kassensystem einzuführen – auch wenn du es noch nicht musst.

Ein elektronisches Kassensystem erleichtert dir die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben an die Kassenführung. Bei der offenen Ladenkasse sind tägliche Kassenstürze, Kassenberichte sowie handschriftliche Einzelaufzeichnungen und Belege Pflicht; Fehler können empfindliche Strafen nach sich ziehen. 

Ein elektronisches Kassensystem macht dein Leben einfacher. Neben der einfachen Erfüllung von Vorgaben liefert ein modernes Kassensystem umfassende Gastro-Funktionen. 

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Aktuelle Anforderungen an elektronische Kassensysteme in der Gastronomie 

Wagst du einen frühzeitigen Umstieg auf ein elektronisches Kassensystem? Stelle sicher, dass du nicht nur auf eine mögliche Registrierkassenpflicht vorbereitet bist. Als Gastronom musst du auch eine Reihe weiterer Anforderungen erfüllen.  

Diese Anforderungen an elektronische Kassensysteme in der Gastronomie musst du erfüllen: 

• Meldepflicht: Arbeitest du bereits mit einer elektronischen Registrierkasse, hast diese aber noch nicht gemeldet? Hole das am besten dringend nach. Seit dem 01. Januar 2025 gilt eine Meldepflicht für elektronische Kassensysteme. Du musst sie innerhalb eines Monats über das ELSTER-Portal anmelden. 
• KassenSichV und DSFinV-K: Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) sieht eine TSE-Pflicht für elektronische Kassensysteme vor. Demnach muss ein Kassensystem über eine zertifizierte TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) verfügen. Die digitale Datenschnittstelle DSFinV-K ermöglicht einheitliche Exporte bei Betriebsprüfungen. 
• GoBD und Verfahrensdokumentation: Auch dein Kassensystem muss die GoBD-Vorgaben zu Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, zeitnaher Erfassung, Nachvollziehbarkeit und Ordnung erfüllen.
  Außerdem benötigst du eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie dein Kassensystem genutzt wird, damit das Finanzamt die Kassenführung nachvollziehen kann.
• Bonpflicht: Seit dem 01. Januar 2025 gilt die Belegausgabepflicht bei jedem Kassiervorgang. Stelle sicher, dass dein Kassensystem die Belege automatisch erstellt. Ab dem 01. Januar 2027 könnte zudem eine Bagatellgrenze eingeführt werden. Das bedeutet, dass für Kleinstbeträge bis 30 EUR unter bestimmten Voraussetzungen kein Beleg mehr ausgegeben werden müsste.

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Diese Strafen drohen bei Verstößen 

Ein elektronisches Kassensystem erleichtert dir die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Dennoch solltest du stets sorgfältig arbeiten, um einer Kassennachschau oder Betriebsprüfung standzuhalten.

Diese Strafen drohen, wenn bei einer Kassennachschau Verstöße auffallen:  

• Bußgelder: Verstößt du gegen die TSE-Pflicht, hältst GoBD-Vorgaben nicht ein oder meldest dein Kassensystem nicht rechtzeitig, drohen empfindliche Bußen. Fallen dem Finanzamt Unregelmäßigkeiten auf, kann dich das bis zu 25.000 EUR kosten. Bei einer leichtfertigen Steuerverkürzung können es sogar 50.000 EUR sein. 
• Steuerschätzung: Bei formalen Fehlern darf das Finanzamt deine Buchführung verwerfen. Statt deiner Aufzeichnungen ist dann eine Steuerschätzung für deine Steuerlast ausschlaggebend. Diese fällt häufig zu deinem Nachteil aus und kann zu hohen Steuernachzahlungen führen.
• Steuerhinterziehung: Hegt das Finanzamt den Verdacht, dass du bei der Kassenführung nicht nur Fehler gemacht, sondern aktiv Steuern hinterzogen hast, droht dir eine strafrechtliche Verfolgung. Je nach Schwere des Vorgehens drohen bei einer Verurteilung empfindliche Geld- und Freiheitsstrafen. 

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Rüste dich mit Flatpay für die Kassenpflicht

Steige auf ein modernes Kassensystem um und bereite dich schon heute auf die mögliche Registrierkassenpflicht vor. 
Unser Kassensystem erfüllt bereits heute alle Anforderungen, die für die geplante Registrierkassenpflicht vorgesehen sind. Es erfüllt die Bonpflicht, ist GoBD-konform, verfügt über eine Cloud-TSE und unterstützt dich bei der Kassenmeldung. 

Bediene deine Gäste, wickle Zahlungen ab, behalte deine Waren im Blick und erledige die  Buchhaltung im Vorbeigehen. Mit Flatpay brauchst du dafür keine verschiedenen Einzellösungen mehr, sondern eine All-in-One-Lösung, die alle diese Funktionen in einem modernen Kassensystem bündelt. 

Unser Kassensystem bietet praktische Funktionen für die Gastronomie. Sende Bestellungen an den Küchendrucker, trenne Rechnungen und nimm Kartenzahlungen innerhalb von Sekunden an.

Und weißt du, was das Beste daran ist? Dabei kannst du sogar noch bares Geld sparen. Berechne noch heute, wie viel du mit dem Flatpay Kassensystem sparen kannst. 

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Häufig gestellte Fragen (FAQ) 

Ist ein Kassensystem in der Gastronomie Pflicht?

Nein, ein elektronisches Kassensystem in der Gastronomie ist in Deutschland aktuell noch nicht verpflichtend. Eine Registrierkassenpflicht wird zwar aktuell ausgearbeitet, tritt aber frühestens am 01. Januar 2027 in Kraft. Zunächst soll sie nur für größere Betriebe mit einem Jahresumsatz von mehr als 100.000 EUR gelten.

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Ist ein Kassenbon in der Gastronomie Pflicht?

Ja, als Gastronom bist du seit dem 01. Januar 2020 verpflichtet, für jeden Kassiervorgang einen Beleg auszustellen. Laut Belegausgabepflicht muss dein Kassensystem Belege automatisch erstellen und ausdrucken oder digital bereitstellen können. Ob der Kunde den Beleg anschließend mitnimmt, liegt nicht in deiner Verantwortung.

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Für wen gilt die Registrierkassenpflicht?

Die ab dem 01. Januar 2027 geplante Registrierkassenpflicht in Deutschland ist vorerst für größere Betriebe vorgesehen. Nach aktuellen Angaben aus dem Bundesfinanzministerium soll die neue Kassenpflicht erst einmal für Betriebe gelten, deren Jahresumsatz mehr als 100.000 EUR beträgt. 

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Ist Kassenbuch Pflicht in der Gastronomie? 

In der Gastronomie bist du nicht automatisch dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Ein Kassenbuch wird in der Regel erst dann zur Pflicht, wenn du zur doppelten Buchführung verpflichtet bist. Ob du ein Kassenbuch führen musst, hängt von deiner Unternehmensform und den gesetzlichen Buchführungspflichten ab.