Scontrino elettronico: cos'è, come funziona e come gestire gli errori più comuni

Come funziona lo scontrino elettronico e cosa fare in caso di errori o annullamenti

Lo scontrino elettronico ha sostituito lo scontrino cartaceo per molte attività commerciali. Chi lavora ogni giorno alla cassa deve sapere come gestire alcune evenienze. Come si corregge un importo sbagliato o un pagamento indicato in modo errato? Questo articolo raccoglie le risposte a quei casi, oltre agli elementi base da conoscere.

Ecco di cosa si parla:

• Cos'è lo scontrino elettronico e come funziona
• Chi è obbligato a emetterlo e chi ne è esonerato
• Come correggere o annullare uno scontrino già emesso
• Cosa fare se la trasmissione all'Agenzia delle Entrate non va a buon fine
• Come emetterlo senza un registratore di cassa
• Le sanzioni previste in caso di errori

Cos'è lo scontrino elettronico

Lo scontrino elettronico è il documento che certifica una vendita al dettaglio o una prestazione di servizio verso un consumatore finale. Ha sostituito in buona parte lo scontrino fiscale e la ricevuta fiscale in formato cartaceo.

Viene chiamato anche scontrino fiscale elettronico o scontrino telematico. La differenza rispetto al vecchio scontrino di carta sta nel modo in cui viene gestito. I dati della vendita, l'importo, la data e l'ora vengono digitalizzati e inviati all'Agenzia delle Entrate tramite il registratore telematico.

Per il cliente cambia poco. Riceve comunque un documento che attesta l'acquisto, utile per un reso o una garanzia. Per l'esercente cambia il modo in cui i corrispettivi vengono trasmessi al fisco. Il tutto avviene in automatico e non richiede più la tenuta manuale del registro dei corrispettivi.

L'obbligo è stato introdotto dall'articolo 17 del Decreto Legge 119/2018. Nello specifico, dal 1° luglio 2019 per i soggetti con volume d'affari superiore a 400.000 euro, dal 1° gennaio 2020 per tutti gli altri.

Come funziona

Il tutto parte dal momento della vendita. L'operatore registra l'importo sul registratore telematico, lo strumento che ha sostituito il vecchio registratore di cassa. Alla chiusura della cassa, i dati dei corrispettivi giornalieri vengono trasmessi all'Agenzia delle Entrate.

L’esercente non deve fare nulla e l'invio parte in automatico. Il registratore telematico si occupa di raccogliere i dati di tutte le vendite della giornata. A fine giornata li inoltra al sistema dell'Agenzia delle Entrate secondo modalità stabilite dalla normativa.

Dal 2026 la norma introduce un altro livello di verifica e controllo da parte del fisco. All’Agenzia delle Entrate adesso arrivano i flussi di dati generati da registratore telematico e terminale di pagamento POS. Questo significa che gli importi registrati sui due canali devono coincidere per non incorrere in penali e accertamenti.  

Chi deve emetterlo e chi è esonerato

L'obbligo riguarda i soggetti individuati dall'articolo 22 del DPR 633/1972, che identifica le attività di commercio al dettaglio e quelle assimilate. Rientrano in questa categoria negozi, bar, ristoranti, parrucchieri e la maggior parte delle attività che vendono al consumatore finale.

Restano esonerate alcune categorie per cui la normativa prevedeva già in passato l'esenzione dallo scontrino fiscale. È il caso delle corse in taxi, la vendita di giornali e riviste, i tabacchi e alcune prestazioni marginali.

Anche chi rientra nel regime forfettario e svolge un'attività di vendita al minuto o assimilata è tenuto a emettere lo scontrino elettronico. Il regime fiscale agevolato riguarda la tassazione, non l'obbligo di certificazione dei corrispettivi.

Come annullare o correggere uno scontrino elettronico

Capita a chiunque lavori a contatto con la cassa di commettere errori. Un importo digitato per sbaglio, un prodotto scansionato due volte, un cliente che cambia idea subito dopo il pagamento, i casi sono comuni. Lo scontrino elettronico si può correggere, ma il modo in cui procedere dipende dal momento in cui ci si accorge dell'errore.

Se l'errore emerge prima della chiusura di cassa

Se l'operazione non è ancora stata trasmessa, la correzione è semplice. La maggior parte dei registratori telematici mette a disposizione una funzione guidata per annullare la vendita in corso prima dell'invio dei dati. 

In questo caso l'errore non arriva mai all'Agenzia delle Entrate, perché la trasmissione avviene solo alla chiusura della giornata fiscale.

Se lo scontrino è già stato trasmesso: reso e documento di annullo

Quando lo scontrino è già stato inviato, non si può più modificare il documento originale. Per cancellare del tutto o in parte una vendita già registrata, serve un documento di reso, se il cliente restituisce un prodotto, oppure un documento di annullo. Per rettificare il corrispettivo comunicato al fisco, entrambi i documenti devono riportare: 

• il numero e la data dello scontrino originale, 
• la descrizione di quanto viene restituito o annullato,
• l'importo con segno negativo.

Errore nella modalità di pagamento indicata

A volte l'errore riguarda la modalità di pagamento. Per esempio quando uno scontrino registra un pagamento in contanti mentre invece è stato effettuato con carta, vale lo stesso principio. In questo caso si corregge subito il documento se l'operazione non è ancora chiusa, altrimenti si procede con reso o annullo e nuova emissione corretta. Questo tipo di errore potrebbe alterare i dati inviati al fisco, specie adesso che è previsto il collegamento tra POS e registratore telematico. Una ragione in più per prestare maggiore cura al momento dell’emissione dello scontrino corretto.

Cosa fare se lo scontrino non è stato trasmesso in tempo

Un guasto alla connessione internet o un malfunzionamento del registratore telematico non mettono in dubbio la buona fede dell'esercente. La normativa prevede un margine per completare l'invio anche in caso di interruzioni tecniche.

Se la trasmissione non va a buon fine al momento della chiusura, la soluzione è ripristinare la connessione e permettere al registratore telematico di inviare i dati appena possibile. In alternativa, si può ricorrere alla procedura sostitutiva messa a disposizione sul portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate. Il servizio è pensato proprio per i casi in cui lo strumento abituale non è disponibile.

Un ritardo isolato, dovuto a un problema tecnico e regolarizzato al più presto, non equivale a un'omissione volontaria. Diverso è il caso di trasmissioni mancanti o spesso in ritardo senza alcuna regolarizzazione, che rientra invece tra le violazioni sanzionabili.

Come emettere lo scontrino senza registratore di cassa

Non tutte le attività hanno bisogno di acquistare un registratore telematico fisico. L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratis una procedura web. Il servizio è accessibile dal portale Fatture e Corrispettivi tramite SPID, CIE o le proprie credenziali, e permette di emettere il documento commerciale online.

Questa opzione è pensata soprattutto per chi ha volumi di vendita ridotti o sta valutando se investire subito in un registratore telematico fisico. I dati inseriti tramite la procedura web confluiscono comunque nel totale dei corrispettivi visibile sul portale dell'Agenzia delle Entrate. Proprio come quelli trasmessi da un registratore fisico.

Le due modalità non si escludono a vicenda. Un'attività può usare la procedura web in un punto vendita e un registratore telematico fisico in un altro, oppure ricorrere alla procedura web solo in caso di necessità occasionale.

Sanzioni in caso di errori o omissioni

La normativa distingue il livello di gravità dell'errore e calibra la sanzione di conseguenza.

La sanzione può arrivare fino al 90% dell'imposta corrispondente all'importo non documentato correttamente. Questo avviene se la memorizzazione o la trasmissione dei corrispettivi giornalieri:

• manca del tutto, 
• arriva in ritardo, 
• i dati inviati sono errati o incompleti.

Per gli errori di natura formale, quelli che non hanno effetto sulla corretta liquidazione dell'imposta, la sanzione è fissa e ammonta a 100 euro per ogni trasmissione errata.

Più drastica la pena in caso di violazioni ripetute o se i corrispettivi non documentati superano i 50.000 euro. In quel caso, si rischia la sospensione della licenza o dell'autorizzazione all'esercizio dell'attività, per un periodo che va da 3 giorni a 6 mesi.

Domande frequenti

Cos'è lo scontrino elettronico? 

Lo scontrino elettronico è il documento che certifica una vendita al dettaglio o una prestazione di servizio verso un consumatore finale. I dati della vendita arrivano all'Agenzia delle Entrate tramite il registratore telematico.

Come si annulla uno scontrino elettronico già emesso? 

Se lo scontrino non è ancora stato trasmesso, si può correggere dal registratore telematico prima della chiusura di cassa. Se è già stato trasmesso, serve un documento di reso o un documento di annullo, con importo a segno negativo e riferimento allo scontrino originale.

Cosa succede se lo scontrino elettronico riporta la modalità di pagamento sbagliata? 

Lo scontrino si corregge subito in cassa se l'operazione non è ancora chiusa. Se è già stato trasmesso, serve un documento di reso o di annullo seguito da una nuova emissione corretta. 

È obbligatorio avere un registratore di cassa per emettere lo scontrino elettronico? 

No. L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratis una procedura web sul portale Fatture e Corrispettivi. Da qui si può emettere il documento commerciale online senza un registratore telematico fisico.

Quali sono le sanzioni per un errore nello scontrino elettronico? 

Le sanzioni variano in base alla gravità: 

• fino al 90% dell'imposta corrispondente per omissioni o dati errati, 
• 100 euro fissi per errori formali senza effetto sull'imposta, 
• sospensione della licenza da 3 giorni a 6 mesi in caso di violazioni ripetute sopra i 50.000 euro di corrispettivi non documentati.

Chi è esonerato dall'obbligo di scontrino elettronico? 

Sono esonerate alcune categorie già escluse in passato dallo scontrino fiscale, come le corse in taxi, la vendita di giornali e riviste, i tabacchi e alcune prestazioni marginali indicate dalla normativa.

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