Lo storno del pagamento con POS: di cosa di tratta e cosa sapere

Come funziona lo storno di un pagamento con POS

Lo storno di un pagamento con POS è l'annullamento di una transazione già registrata sul terminale. Ogni esercente prima o poi si trova a gestirne uno. Può capitare di digitare un importo errato, un addebito duplicato, o il cliente cambia idea prima di uscire dal negozio. Sapere come funziona, entro quali limiti è possibile e quali effetti ha sullo scontrino fiscale evita errori contabili e problemi con il registratore telematico.

In questo articolo:

• Differenza tra storno, rimborso e chargeback

• Pagamento contabilizzato e non contabilizzato: cosa cambia

• Procedura di storno dal terminale, passo per passo

• Tempi reali per ogni tipo di operazione

• Aspetto fiscale: scontrino di storno e registratore telematico

Storno, rimborso e chargeback: le differenze

Tre termini che vengono usati come sinonimi, ma indicano operazioni diverse per chi le gestisce dal terminale.

Storno

Lo storno è un annullamento avviato dall'esercente sul terminale, prima che la transazione venga regolata con la banca. La transazione viene cancellata e l'importo bloccato sulla carta del cliente viene rilasciato. Non genera costi aggiuntivi.

Rimborso

Il rimborso si applica quando la transazione è già stata contabilizzata. Non è più possibile annullarla: si emette una nuova transazione in uscita verso la carta del cliente. I tempi sono più lunghi perché l'importo deve passare dal circuito bancario.

Chargeback

Il chargeback non parte dall'esercente. È una contestazione formale avviata dal titolare della carta di credito o dalla banca emittente. L'esercente riceve una notifica dal proprio fornitore di servizi di pagamento e ha un tempo limitato per fornire documentazione a supporto. I tempi vanno da 30 a 120 giorni.

Contabilizzato e non contabilizzato: cosa cambia per l'esercente

La differenza tra un pagamento contabilizzato e uno non contabilizzato decide se è possibile stornare la transazione o se serve un rimborso.

Pagamento non contabilizzato

Se il pagamento non è contabilizzato, la transazione è stata autorizzata ma non ancora regolata con la banca. L'importo risulta bloccato sulla carta del cliente, ma non è stato trasferito. In questa finestra temporale è possibile annullare l'operazione dal terminale senza costi aggiuntivi e senza generare una nuova transazione.

Pagamento contabilizzato

Quando il pagamento è contabilizzato, la transazione è stata regolata. L'importo è stato (o sta per essere) accreditato all'esercente. Da questo momento l'annullamento non è più possibile: l'unica strada è il rimborso, che è una nuova transazione in uscita.

Come sapere se la transazione è già contabilizzata

La finestra per lo storno dipende dal terminale e dal fornitore del servizio di pagamento. Nella maggior parte dei casi lo storno è possibile fino alla chiusura contabile giornaliera (batch). Dopo la chiusura, la transazione risulta contabilizzata. In caso di dubbio, conviene verificare lo stato della transazione dal menu del terminale o dal pannello di gestione del proprio fornitore.

Come si fa lo storno di un pagamento POS: procedura

La procedura esatta varia in base al modello di terminale, ma i passaggi fondamentali sono comuni alla maggior parte dei dispositivi in commercio.

Storno in giornata (prima della chiusura contabile)

1. Accedere al menu transazioni del terminale

2. Cercare la transazione da stornare per importo, numero o orario

3. Selezionare l'opzione di annullamento o storno

4. Confermare l'operazione

5. Stampare la ricevuta di storno e conservarla

L'importo bloccato sulla carta del cliente viene rilasciato entro poche ore.

Rimborso dopo la chiusura contabile

1. Accedere alla funzione rimborso del terminale

2. Inserire l'importo da rimborsare (totale o parziale)

3. Avvicinare o inserire la carta del cliente, se il terminale lo richiede

4. Confermare l'operazione

Il cliente riceve l'accredito entro 3-5 giorni lavorativi. Per carte di credito i tempi possono arrivare a 7-10 giorni lavorativi, in base alla banca emittente.

Quanto tempo ci vuole per lo storno di un pagamento POS

I tempi variano in base al tipo di operazione e al momento in cui viene eseguita.

Storno prima della chiusura contabile

Se la transazione non è ancora contabilizzata, l'annullamento è quasi istantaneo. Il blocco sulla carta del cliente viene rilasciato entro poche ore, in genere entro 24 ore.

Rimborso dopo la contabilizzazione

Una volta emesso il rimborso dal terminale, il cliente vede l'accredito in 3-5 giorni lavorativi. Per carte di credito i tempi possono arrivare a 7-10 giorni lavorativi. La variabile principale è la banca emittente della carta, su cui l'esercente non ha controllo.

Chargeback

La procedura di chargeback è la più lunga. I tempi vanno da 30 a 120 giorni. L'esercente riceve una notifica dal proprio fornitore di servizi di pagamento e ha una finestra limitata per presentare documentazione a supporto della transazione contestata.

Scontrino di storno e registratore telematico: l'aspetto fiscale

Annullare la transazione sul terminale POS non basta. Lo storno ha effetti anche sul piano fiscale, e la procedura cambia in base al momento in cui viene eseguito.

Storno nello stesso giorno

Se lo storno avviene prima della chiusura giornaliera, il registratore telematico può emettere un documento di annullamento. I corrispettivi giornalieri vengono rettificati e il totale trasmesso all'Agenzia delle Entrate risulta corretto senza interventi ulteriori.

Rimborso o storno in un giorno successivo

Se la transazione è già stata inclusa nella chiusura giornaliera, non è più possibile rettificare i corrispettivi di quel giorno. Va emesso un documento di reso o rettifica, con le modalità previste dalla normativa vigente. In questi casi è consigliato verificare la procedura corretta con il proprio commercialista o con il fornitore del registratore telematico.

Il collegamento obbligatorio POS-RT

La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto l'obbligo di collegamento tra terminale POS e registratore telematico. I dati delle transazioni elettroniche vengono trasmessi insieme ai corrispettivi giornalieri tramite il portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate. In questo contesto, uno storno non registrato in modo corretto può generare disallineamenti tra i dati del POS e quelli del registratore telematico.

Il collegamento è logico, non fisico: non richiede cavi o interventi hardware, ma una configurazione tramite il portale dell'Agenzia delle Entrate.

Storno su pagamento in valuta estera: come funziona

Quando un cliente paga con una carta in valuta estera, lo storno ripristina l'importo nella valuta originaria della carta. Se il terminale supporta la conversione dinamica di valuta (DCC), anche la conversione applicata al momento del pagamento viene annullata con lo storno.

Per l'esercente la procedura operativa non cambia. La gestione della valuta e del tasso di cambio è a carico del terminale e del circuito di pagamento.

Il caso più frequente è quello di attività turistiche o ricettive che ricevono pagamenti da clienti stranieri. Un terminale che gestisce la conversione di valuta in modo automatico riduce il rischio di errori, sia al momento del pagamento sia in caso di storno.

Come evitare la necessità di uno storno

La maggior parte degli storni è causata da errori evitabili. Tre accorgimenti riducono la frequenza di queste operazioni.

Verificare l'importo prima di confermare. Il doppio addebito e l'errore di digitazione sono le prime due cause di storno. Un terminale con schermo rivolto verso il cliente consente la verifica dell'importo prima della conferma.

Comunicare la politica di reso. Una politica di reso chiara e visibile nel punto vendita riduce le contestazioni dopo l'acquisto e le richieste di storno a distanza di giorni.

Formare il personale. Chi lavora alla cassa deve sapere come verificare una transazione e come avviare uno storno dal terminale, senza dover chiamare il titolare ogni volta. Pochi minuti di formazione evitano ritardi ed errori nella gestione quotidiana.

Domande frequenti sullo storno pagamento POS

Che cos'è lo storno di un pagamento con POS?

Lo storno di un pagamento POS è l'annullamento di una transazione registrata sul terminale. Si esegue quando è stato addebitato un importo errato, quando la transazione è stata duplicata o quando il cliente richiede l'annullamento prima della chiusura contabile giornaliera.

Qual è la differenza tra storno e rimborso?

Lo storno annulla una transazione non ancora contabilizzata. Il rimborso restituisce un importo già contabilizzato tramite una nuova transazione in uscita verso la carta del cliente. Lo storno è più rapido e non genera costi aggiuntivi per l'esercente.

Quanto tempo ci vuole per lo storno di un pagamento con POS?

Se la transazione non è ancora contabilizzata, lo storno è quasi immediato e il blocco sulla carta del cliente viene rilasciato entro 24 ore. Per un rimborso su transazione già contabilizzata i tempi vanno da 3 a 10 giorni lavorativi, in base alla banca emittente.

Come annullare un pagamento POS non contabilizzato?

Per annullare un pagamento POS non contabilizzato, accedere al menu transazioni del terminale, selezionare la transazione da annullare e confermare l'operazione. La transazione viene cancellata prima della regolazione con la banca. La procedura esatta varia in base al modello di terminale.

Che cos'è il chargeback e in che cosa è diverso dallo storno?

Il chargeback è una contestazione formale avviata dal titolare della carta o dalla banca emittente. L'esercente riceve una notifica dal proprio fornitore di servizi di pagamento e ha un tempo limitato per fornire documentazione. I tempi vanno da 30 a 120 giorni. Lo storno, al contrario, è avviato dall'esercente sul terminale.

Quanto tempo ho per stornare una transazione POS?

Il tempo disponibile per stornare una transazione POS dipende dal fornitore e dalla configurazione del terminale. In genere lo storno è possibile fino alla chiusura contabile giornaliera. Dopo la chiusura, la transazione risulta contabilizzata e serve un rimborso.

Lo storno ha effetti sullo scontrino fiscale?

Se lo storno avviene nello stesso giorno, il registratore telematico può emettere un documento di annullamento che rettifica i corrispettivi giornalieri. Per storni o rimborsi in giorni successivi può essere necessario un documento di reso. Verificare la procedura con il proprio commercialista o fornitore del registratore telematico.

Come funziona lo storno di un pagamento in valuta estera?

Lo storno di un pagamento in valuta estera ripristina l'importo nella valuta originaria della carta del cliente. Se il terminale supporta la conversione dinamica di valuta (DCC), la conversione viene annullata con lo storno. Per l'esercente la procedura operativa non cambia.