Was ist Buchhaltung? Buchführung für Unternehmen einfach erklärt

Was ist die Buchhaltung? Definition

Die Buchhaltung beschäftigt sich mit der Erfassung, Verwaltung und Auswertung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Sie dient dazu, einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu schaffen und den finanziellen Erfolg des Unternehmens zu ermitteln. 

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Die Buchhaltung ist nicht nur optional, sondern gesetzlich vorgeschrieben. Außerdem bildet sie die Grundlage für Steuererklärungen, Sozialversicherungen und viele weitere Unternehmensprozesse.

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Die Buchhaltung ist Teil des Rechnungswesens. Sie findet in der Buchhaltungsabteilung des Unternehmens statt und wird dort von der Buchhaltung oder einem externen Steuerberater übernommen.

Was ist der Unterschied zwischen Buchhaltung und Buchführung?

Die Begriffe Buchhaltung und Buchführung werden austauschbar verwendet, sind streng genommen aber nicht dasselbe. Während die Buchhaltung den gesamten Bereich der Erfassung und Verwaltung von Geschäftsvorfällen umfasst, beschreibt die Buchführung den eigentlichen Prozess der Dokumentation dieser Geschäftsvorfälle.

Wer ist buchführungspflichtig? Und wer nicht?

Grundsätzlich ist jedes Unternehmen verpflichtet, seine Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß zu dokumentieren. Ob für dein Unternehmen die einfache oder doppelte Buchführung gilt, hängt unter anderem von der Rechtsform, der Unternehmensgröße und den gesetzlichen Vorgaben ab. Die gesetzliche Grundlage für die Buchführungspflicht bildet § 238 Handelsgesetzbuch (HGB): 

“Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.” 

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Je nach Unternehmen gelten unterschiedliche Anforderungen an die Buchführung. Während viele Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, reicht für andere die einfache Buchführung aus.

Einfache und doppelte Buchführung

Grundsätzlich wird zwischen der einfachen und der doppelten Buchführung unterschieden. Welche Form für dein Unternehmen gilt, hängt unter anderem von der Rechtsform und der Unternehmensgröße ab.

Bei der einfachen Buchführung wird der Gewinn meist mithilfe einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermittelt. Die doppelte Buchführung erfasst dagegen jeden Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Konten und umfasst unter anderem eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).

Diese Buchführungspflichten verteilen sich auf unterschiedliche Rechtsformen: 

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• Freiberufler: Freiberufler können ihren Gewinn in der Regel mithilfe einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln und müssen keine doppelte Buchführung führen. Ob eine Tätigkeit als freiberuflich gilt, ist in § 18 Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. 
• Kleinunternehmer: Die Kleinunternehmerregelung betrifft die Umsatzsteuer und nicht die Art der Buchführung. Unter bestimmten Voraussetzungen kannst du als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit sein.
• Einzelunternehmen: Viele Einzelunternehmen können ihren Gewinn mithilfe einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln. Erst wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, besteht die Pflicht zur doppelten Buchführung.   
• Personengesellschaften: Für eine GbR reicht unter bestimmten Voraussetzungen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aus. OHG und KG sind dagegen grundsätzlich zur doppelten Buchführung verpflichtet. 
• Kapitalgesellschaften: Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG oder AG sind grundsätzlich zur doppelten Buchführung verpflichtet.

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Wirst du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen? Schau dir an, wie du die Buchhaltung als Kleinunternehmer meisterst. 

Diese Aufgaben hat die Buchhaltung 

Die Buchführung erfüllt eine wichtige Aufgabe: Sie sorgt dafür, dass Unternehmen ihre Geschäftsvorfälle nachvollziehbar dokumentieren. Die Buchhaltung bildet die Grundlage für deine Steuererklärung und hilft dir dabei, Einnahmen und Ausgaben nachvollziehbar zu dokumentieren.

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Darunter fällt die Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle nach dem vorgeschriebenen Verfahren. Außerdem muss jede Buchung durch einen Beleg nachgewiesen werden.

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Die tatsächlichen Aufgaben der Buchhaltung gehen oft darüber hinaus: 

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• Erstellung und Verwaltung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Verwaltung von Forderungen und Verbindlichkeiten
• Erfassung und Verwaltung von Belegen
• Buchung sämtlicher Geschäftsvorfälle 
• Erstellung von EÜR, GuV, Bilanzen und Jahresabschlüssen
• Unterstützung bei der Erstellung von Steuererklärungen
• Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei
• Finanzielle Kontrolle und Planung
• Verwaltung von Vermögensgegenständen  
• Bei doppelter Buchführung: Abstimmung von Konten 

Diese Bereiche gibt es in der Buchhaltung

Die Aufgaben der Buchhaltung sind oft zu umfangreich, als dass sie ein einzelner Buchhalter allein bewältigen könnte – insbesondere in größeren Unternehmen. Deshalb wird die Buchhaltungsabteilung i. d. R. in weitere Teilbereiche aufgeteilt und teils ausgelagert. 

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Das sind einige gängige Teilbereiche der Buchhaltung:

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• Finanzbuchhaltung: Die Finanzbuchhaltung bildet den Kern der Buchhaltung und erfasst, verwaltet und wertet alle Einnahmen und Ausgaben aus. 
• Bilanzbuchhaltung: Bei Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, umfasst dieser Bereich unter anderem die Erstellung von Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen.
• Debitorenbuchhaltung: Die Debitorenbuchhaltung verwaltet offene Forderungen und überwacht den fristgerechten Zahlungseingang.
• Kreditorenbuchhaltung: Die Kreditorenbuchhaltung verwaltet Eingangsrechnungen und sorgt dafür, dass Verbindlichkeiten fristgerecht beglichen werden. 
• Lohnbuchhaltung: In diesem Bereich werden Lohn- und Gehaltsabrechnungen bearbeitet und Sozialversicherungsbeiträge entrichtet. 

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Weitere Bereiche der Buchhaltung sind unter anderem die Kosten- und Leistungsrechnung, Anlagenbuchhaltung, Lagerbuchhaltung, Energiebuchhaltung und Kassenbuchführung.

Die GoBD-Anforderungen an die Buchführung 

Natürlich reicht es nicht aus, Unternehmen lediglich zu verpflichten, ihre Buchführung ordnungsgemäß zu führen. Deshalb gibt der Gesetzgeber klare Vorgaben vor, wie die Buchführung auszusehen hat.

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Die Grundlage dafür sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”, kurz GoBD. 

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Das schreiben die GoBD-Anforderungen der Buchführung vor:  

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• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Deine Bücher müssen nachvollziehbar sein. Ein Sachverständiger muss sie ohne Weiteres verstehen können. 
• Vollständigkeit: In deinen Büchern musst du jeden Geschäftsvorfall vollständig und lückenlos vermerken und durch einen passenden Beleg nachweisen.
• Richtigkeit: Selbstverständlich müssen deine Einträge wahrheitsgemäß sein und durch einen Beleg bestätigt werden. 
• Zeitgerechtigkeit: Geschäftsvorfälle sollten möglichst zeitnah erfasst werden. In der Praxis wird häufig eine Frist von zehn Tagen als Orientierung genannt.
• Ordnung: Deine Buchführung muss einer klaren Ordnung folgen. Einzelne Buchungen müssen nach Konten geordnet werden. 
• Unveränderbarkeit: Buchungen dürfen nachträglich nicht unbemerkt verändert werden. Änderungen müssen dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar sein.

Einwandfreie Kassenbuchführung mit Flatpay 

Bist du im Einzelhandel tätig oder bietest du eine Dienstleistung an, spielt auch die Kassenbuchführung eine wichtige Rolle. Einfach erklärt geht es bei der Kassenbuchführung darum, alle Einnahmen und Ausgaben an der Kasse zu dokumentieren.

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Aber keine Sorge, diese zusätzliche Pflicht musst du nicht alleine stemmen. Mit dem Flatpay Kassensystem kannst du alle Geschäftsvorfälle – ob bar oder mit Karte – ganz einfach automatisch erfassen, während du dich um deine Kunden kümmerst. 

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Unser All-in-One Kassensystem ist selbstverständlich GoBD-konform. So kannst du die erfassten Daten automatisch an dein Buchhaltungssystem übermitteln und dort für die Steuererklärung weiterverarbeiten.

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Und das Beste daran? Du kannst dabei echtes Geld sparen. Lerne die Preise von Flatpay kennen und berechne deine möglichen Ersparnisse in nur wenigen Klicks. 

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist Buchhaltung einfach erklärt?

Die Buchhaltung ist eine Abteilung in Unternehmen, die sich um die Erfassung, Verwaltung und Auswertung von Geschäftsvorfällen kümmert. Sie wird von Buchhaltern geführt und meist in Teilbereiche unterteilt, wie z. B. die Finanzbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung.

Was wird in der Buchhaltung gemacht?

In der Buchhaltung erfassen, verwalten und dokumentieren Buchhalter alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens – also sämtliche Einnahmen und Ausgaben. Außerdem werten sie diese aus und sorgen dafür, dass jede Buchung durch einen passenden Beleg nachgewiesen werden kann.

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Je nach Größe und Komplexität des Unternehmens übernimmt die Buchhaltung darüber hinaus weitere Aufgaben, beispielsweise die Lohnbuchhaltung, die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung oder die Vorbereitung von Steuerunterlagen.

Ist die Buchhaltung schwer?

Nein, nicht unbedingt. Für Freiberufler und viele kleinere Einzelunternehmen ist die Buchhaltung oft überschaubar. In vielen Fällen kann der Gewinn mithilfe einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermittelt werden.

Mit wachsender Unternehmensgröße oder je nach Rechtsform steigen jedoch auch die Anforderungen an die Buchhaltung. Buchhaltungssoftware oder ein Steuerberater können dabei helfen, den Überblick zu behalten und den Aufwand zu reduzieren.

Was ist Finanzbuchhaltung? 

Die Finanzbuchhaltung ist ein Teilbereich der Buchhaltung. Sie erfasst, verwaltet und dokumentiert alle finanziellen Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Damit bildet sie die Grundlage für Jahresabschlüsse, Steuererklärungen und weitere betriebswirtschaftliche Auswertungen.

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