Kassenbuch führen: So geht’s richtig

Hi, ich bin Alina von Flatpay. Wer mit Bargeld arbeitet, kommt früher oder später mit dem Thema Kassenbuch in Berührung. Doch wann ist ein Kassenbuch eigentlich Pflicht und worauf musst du bei der Führung achten?

Genau das schauen wir uns in diesem Artikel an. Ich erkläre dir, wann du ein Kassenbuch führen musst, welche Anforderungen gelten und wie du typische Fehler vermeidest.

Alle Informationen auf einen Blick: 

• Was ist ein Kassenbuch? – Das Kassenbuch ist ein analoges oder digitales Verzeichnis zur Erfassung aller Bargeldbewegungen in einem Unternehmen. 
• Wer muss ein Kassenbuch führen? – Kaufleute sowie Unternehmen mit doppelter Buchführung sind grundsätzlich zur Kassenbuchführung verpflichtet. 
• Welche Strafen drohen bei Verstößen? – Bei Verstößen können Bußgelder von bis zu 25.000 EUR, Steuerschätzungen und weitere steuerrechtliche Konsequenzen drohen. 
• Wie führe ich ein Kassenbuch richtig? – Ein elektronisches Kassensystem mit integrierter Kassenbuchfunktion erleichtert die Kassenbuchführung und unterstützt dich dabei, gesetzliche Anforderungen einzuhalten.
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Was ist ein Kassenbuch? Einfach erklärt 

Das Kassenbuch ist ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung eines Unternehmens. Der Zweck eines Kassenbuches ist es, alle Bargeldbewegungen eines Geschäftes zu erfassen und den aktuellen Kassenbestand jederzeit nachvollziehbar zu dokumentieren.

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Unter einem Kassenbuch versteht man entweder ein klassisches Kassenbuch in Papierform oder eine digitale Software, die sämtliche Bargeschäfte elektronisch dokumentiert.

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Wer muss ein Kassenbuch führen?

Grundsätzlich DARF jedes Unternehmen in Deutschland freiwillig ein Kassenbuch führen. Es bringt mehr Übersicht und Ordnung in deine Buchhaltung und spart bei der alljährlichen Steuererklärung wertvolle Zeit und Nerven – gerade, wenn du viel mit Bargeld zu tun hast.  

Ob du ein Kassenbuch führen MUSST, hängt von einigen Faktoren ab. 

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Beantworte die folgenden Fragen, um herauszufinden, ob du zur Kassenbuchführung verpflichtet bist:

• Bist du ein Kaufmann bzw. eine Kauffrau? 
• Ist dein Unternehmen im Handelsregister eingetragen?
• Bist du zur doppelten Buchführung verpflichtet? 
• Handelt es sich um ein bilanzierendes Unternehmen? (auch freiwillig)
• Erfordert dein Unternehmen einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb? 

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Hast du mindestens eine dieser Fragen mit „Ja“ beantwortet, bist du grundsätzlich zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet.

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Nicht jeder Unternehmer ist zur Kassenbuchführung verpflichtet. Freiberufler und viele kleinere Gewerbebetriebe müssen häufig kein Kassenbuch führen. Ob eine Pflicht besteht, hängt jedoch von deiner Unternehmensform und den gesetzlichen Buchführungspflichten ab. Im Zweifel solltest du die Anforderungen gemeinsam mit deinem Steuerberater prüfen.

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Gesetzliche Anforderungen an das Kassenbuch 

Bist du zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet, reicht es nicht aus, Bargeldbewegungen in einem Notizbuch oder einer Excel-Tabelle festzuhalten. Für ein ordnungsgemäßes Kassenbuch gelten klare gesetzliche Anforderungen.

Die wichtigsten gesetzlichen Anforderungen sind:

• Handelsgesetzbuch (HGB): Das HGB regelt, wie ein Kassenbuch geführt werden muss. Hierbei geht es um die Nachvollziehbarkeit, die Ordnung und Unveränderbarkeit sowie die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Kassenbüchern.
• Abgabenordnung (AO): Die AO enthält die steuerlichen Vorgaben zur Kassenführung. Sie bildet gemeinsam mit weiteren Vorschriften die Grundlage für eine ordnungsgemäße Dokumentation von Bareinnahmen und Barausgaben.
• Umsatzsteuergesetz (UStG): Das UStG regelt unter anderem die Anforderungen an Rechnungen und die korrekte Erfassung umsatzsteuerpflichtiger Geschäftsvorfälle.
• GoBD-Anforderungen: Die GoBD setzen voraus, dass du dein Kassenbuch vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet führst.

Weitere Vorgaben zur Kassenbuchführung ergeben sich außerdem aus den GoBD und den dazugehörigen BMF-Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen.

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So führst du dein Kassenbuch richtig: Eine Anleitung 

Auch wenn es einige gesetzliche Vorgaben gibt, ist die Kassenbuchführung kein Hexenwerk. In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung zeige ich dir, wie du dein Kassenbuch im Geschäftsalltag richtig führst. 

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1. Beginne deinen Arbeitstag. Am Anfang deines Arbeitstages hältst du den Startbestand deiner Kasse fest. Prüfe außerdem, ob ausreichend Wechselgeld für den Geschäftstag vorhanden ist. Damit bist du bereit für den Tag. 
2. Halte Kasseneinnahmen und -ausgaben fest. Trage jede Bartransaktion mit folgenden Angaben in dein Kassenbuch ein: Datum, Belegnummer, Buchungstext, Betrag, Währung, Art der Buchung (Einnahme oder Ausgabe), Umsatzsteuersatz (in %), Umsatzsteuerbetrag (in Euro) sowie der aktuelle Kassenbestand (Saldo).
3. Sammle alle Belege. Der Buchhaltungsgrundsatz “Keine Buchung ohne Beleg” gilt auch bei der Kassenführung. Sammle deshalb jeden Beleg und versehe diesen mit einer Belegnummer, wenn noch keine vorhanden ist. Stelle sicher, dass jeder Beleg mit dem entsprechenden Eintrag im Kassenbuch übereinstimmt.
4. Beende deinen Arbeitstag. Am Ende deines Arbeitstags musst du nicht nur einen Kassenbericht erstellen, sondern auch den tatsächlichen Kassenbestand ermitteln. Führe dazu einen Kassensturz durch und halte das Ergebnis in einem Kassenzählprotokoll fest. Vergleiche anschließend den ermittelten Kassenbestand mit dem Sollbestand laut Kassenbuch. Eventuelle Abweichungen solltest du sofort prüfen und dokumentieren.

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Häufige Fehler bei der Kassenbuchführung 

Fehler bei der Kassenbuchführung passieren schnell. Da sie jedoch empfindliche steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen können, solltest du typische Fehler möglichst vermeiden.

Augen auf bei diesen typischen Fehlern bei der Kassenbuchführung:

• Unvollständige Einträge. Du musst jede Bargeldbewegung notieren. Wirklich jede. 
• Gerundete Beträge. Du musst den Kassenbestand auf den Cent genau angeben.  
• Fehlende chronologische Reihenfolge. Die Einträge müssen lückenlos und in der richtigen Reihenfolge erfolgen.
• Zeitliche Verzögerungen. Die Eintragungen müssen zeitnah erfolgen. 
• Nachträgliche Veränderungen. Änderungen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.
• Der Beleg fehlt. Keine Buchung ohne Beleg – das gilt auch beim Kassenbuch. 
• Kassenbestand nur errechnet. Der Kassenbestand muss regelmäßig durch einen Kassensturz überprüft werden. Die physische Zählung ist ein Muss. 
• Das alte Kassenbuch wurde weggeworfen. Kassenbücher musst du entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahren.

Unterm Strich gilt: Du darfst dein Kassenbuch nicht manipulieren oder den Eindruck erwecken, dass Einträge nachträglich verändert wurden. Andernfalls drohen empfindliche Strafen.

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Diese Strafen drohen bei Verstößen 

Passieren doch einmal Fehler, droht je nach Schwere des Verstoßes ein Bußgeld. Deutlich schwerwiegendere rechtliche Konsequenzen drohen, wenn Verstöße zu einer zu niedrigen Steuerlast geführt haben.

Diese Strafen drohen dir bei Fehlern in der Kassenführung: 

• Geldbußen: Unterlaufen dir bei der Führung deines Kassenbuchs formale Fehler, droht dir an erster Stelle ein Bußgeld von bis zu 25.000 EUR. Die Höhe des Bußgeldes bemisst sich anhand des Vergehens des Finanzamtes.  
• Steuerschätzungen: Häufen sich die Fehler bei deiner Kassenführung, läufst du Gefahr, dass das Finanzamt deine Buchführung verwirft. In diesem Fall nimmt das Finanzamt eine Steuerschätzung vor, die in der Regel zu deinem Nachteil ausfällt. 
• Steuerhinterziehung: Bei besonders groben Verstößen kann außerdem der Verdacht der Steuerhinterziehung entstehen. Dieser kann nicht nur Steuernachzahlungen, sondern auch Freiheitsstrafen nach sich ziehen. 

Übrigens: Verstöße bei der Kassenbuchführung fallen häufig im Rahmen einer Kassennachschau oder einer Betriebsprüfung auf. Eine Kassennachschau wird durch das Finanzamt durchgeführt und erfolgt in der Regel unangekündigt.

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Ist es noch sinnvoll, das Kassenbuch manuell zu führen? 

Für Unternehmen in Deutschland gibt es keine Vorschrift, ob ein Kassenbuch analog oder elektronisch geführt werden muss. Du kannst dein Kassenbuch handschriftlich führen oder eine elektronische Lösung nutzen.   

Das handschriftliche Führen eines Kassenbuchs erfordert durch den manuellen Kassensturz und die manuelle Erfassung deutlich mehr Zeit und ist zudem fehleranfälliger. 

Außerdem müssen handschriftliche Kassenbücher häufig von deinem Steuerberater digital weiterverarbeitet werden. Das verursacht zusätzlichen Aufwand und erhöht das Risiko, dass sich Fehler einschleichen, die spätestens bei einer Kassennachschau auffallen können.

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Digitale Kassenführung mit Flatpay 

Spare dir Zeit und reduziere den manuellen Aufwand, indem du auf ein elektronisches Kassensystem mit integriertem Kassenbuch setzt. Der Vorteil? Das Kassensystem nimmt dir viele manuelle Arbeitsschritte ab und unterstützt dich dabei, die gesetzlichen Anforderungen an die Kassenführung einzuhalten.

Das Flatpay Kassensystem zeichnet all deine Bargeldbewegungen und Kartenzahlungen lückenlos auf und generiert zum Tagesabschluss einen vollständigen Kassenbericht, den du für deine Buchhaltung exportieren kannst.

Unsere Kassenlösungen sind zudem 100% finanzamtkonform. Sie sind GoBD- und DSGVO-konform, entsprechen der TSE-Pflicht und erfüllen die Vorgaben der Belegausgabepflicht. Auch die Kassenmeldung erleichtert dir unser Kassensystem. 

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wer muss ein Kassenbuch führen? 

Zur Führung eines Kassenbuchs sind in erster Linie Kaufleute sowie Unternehmen verpflichtet, die im Handelsregister eingetragen oder zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Bist du nur zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) verpflichtet, musst du in der Regel kein Kassenbuch führen.

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Wie führt man ein Kassenbuch richtig?

Bei der Kassenbuchführung solltest du auf ein elektronisches Kassenbuch setzen. Ein elektronisches Kassenbuch reduziert deinen manuellen Arbeitsaufwand und unterstützt dich dabei, die GoBD-Vorgaben einzuhalten. Wichtig ist, dass deine Kassenbuchführung für Dritte nachvollziehbar sein muss. 

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Welches Kassenbuch wird vom Finanzamt anerkannt?

Das Finanzamt hat noch keine Vorgaben dazu, welche Kassenbücher du benutzen darfst. Grundsätzlich kannst du zwischen einem handschriftlichen und einem elektronischen Kassenbuch wählen. Wichtig ist dabei, dass du die GoBD-Anforderungen erfüllst.   

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Ist es Pflicht, ein Kassenbuch zu führen?

Ja, bei bestimmten Unternehmen ist das Führen eines Kassenbuchs verpflichtend. Das ist vor allem bei größeren Unternehmen, z. B. solchen mit Handelsregistereintrag, der Fall. Freiberufler und viele kleinere Unternehmen sind häufig nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet.

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Was gehört alles in ein Kassenbuch?

In deinem Kassenbuch müssen die folgenden Pflichtangaben enthalten sein: Datum, fortlaufende Belegnummer, Eindeutiger Buchungstext, Betrag, Währung, Zuordnung (Einnahme oder Ausgabe), Umsatzsteuersatz (in %), Umsatzsteuerbetrag (in Euro) sowie der aktuelle Kassenbestand (Saldo).

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Wie führe ich ein Kassenbuch handschriftlich?

Führst du dein Kassenbuch handschriftlich, musst du deine Einträge zeitnah machen, alle Pflichtangaben hinterlegen und einer chronologischen Ordnung folgen. Dabei darfst du keine Leerzeilen freilassen und musst Fehler kenntlich machen. Bei der Korrektur muss der ursprüngliche Inhalt noch lesbar sein.