Kasseapparat godkendt af SKAT? Det skal du vide om reglerne

Mange søger efter et kasseapparat godkendt af SKAT, fordi de vil være sikre på, at deres nuværende løsning er lovlig. Det korte svar er: SKAT godkender ikke enkelte kasseapparater eller leverandører.

Det betyder ikke, at reglerne er ligegyldige. Tværtimod. Det betyder, at ansvaret ligger hos dig som erhvervsdrivende. Dit kasseapparat eller kassesystem skal leve op til de tekniske krav, som gælder for digital salgsregistrering.

Skattestyrelsen skriver selv, at de ikke tester eller godkender de enkelte digitale salgsregistreringssystemer. Hvis du er i tvivl, skal du spørge din leverandør, om systemet lever op til kravene.

For mange caféer, restauranter, kiosker og spisesteder handler det derfor ikke om at finde et stempel fra SKAT. Det handler om at vælge et system, der kan dokumentere salget korrekt, gemme data sikkert og gøre hverdagen lettere ved kassen.

Kort fortalt

Et kasseapparat bliver ikke officielt “godkendt af SKAT”.

Fra 1. januar 2024 skal udvalgte brancher med en årlig omsætning under 10 mio. kr. bruge et digitalt salgsregistreringssystem.

Systemet skal blandt andet kunne logge salg, eksportere data i SAF-T-format, danne X- og Z-rapporter og registrere digitale betalinger automatisk.

Hvis kravene ikke overholdes, kan bøderne hurtigt blive dyre.

Flatpay tilbyder et moderne kasseapparat, der samler betaling, salg, lager og rapportering i én løsning.

Hvad siger den nye lov om kasseapparater?

Den nye lov om kasseapparat handler i praksis om digital salgsregistrering. Formålet er at sikre, at salg bliver registreret korrekt og kan dokumenteres ved kontrol.

Fra 1. januar 2024 gælder kravene for virksomheder i bestemte brancher med en årlig omsætning på under 10 mio. kr. Skattestyrelsen nævner blandt andet caféer, værtshuse, diskoteker, pizzeriaer, grillbarer, isbarer, købmænd, døgnkiosker og restauranter.

Det gælder især for virksomheder, hvor der er mange daglige salg, flere betalingsformer og behov for at kunne dokumentere, hvad der er solgt, hvornår og hvordan.

De omfattede brancher er typisk:

Caféer, værtshuse og diskoteker
Pizzeriaer, grillbarer og isbarer
Restauranter og andre spisesteder
Købmænd og døgnkiosker

Skattestyrelsen har også opdateret branchekoder fra 2025, men skriver, at opdateringen ikke ændrer ved, hvilken virksomhedsdrift der er omfattet af kravet.

Vil du læse mere om reglerne samlet, kan du se vores guide til kasselovgivning fra 2024.

Hvorfor et gammelt kasseapparat kan blive et problem

Et traditionelt kasseapparat kan stadig fungere til at slå beløb ind og udskrive boner. Men det er ikke nødvendigvis nok.

De nye regler kræver, at systemet kan håndtere data på en bestemt måde. Det skal ikke bare registrere dagens omsætning. Det skal kunne gemme, dokumentere og udlevere salgsdata korrekt.

Hvis dit nuværende system ikke kan opdateres til de nye krav, kan det være nødvendigt at skifte. Skattestyrelsen skriver, at det er den erhvervsdrivendes eget ansvar at have et digitalt salgsregistreringssystem, der lever op til kravene.

Det er derfor, et moderne kassesystem ofte er en mere praktisk løsning end et lukket, gammeldags kasseapparat. Det kan opdateres, integreres med betaling og give bedre overblik over salg, rapporter og lager.

Hvad sker der, hvis systemet ikke lever op til kravene?

Det kan blive dyrt at vente for længe.

Hvis Skattestyrelsen ved et kontrolbesøg konstaterer, at kravene ikke er opfyldt, kan virksomheden få en bøde. Bøden stiger for hvert kontrolbesøg, hvor systemet stadig ikke lever op til kravene: 10.000 kr. ved første besøg, 20.000 kr. ved andet besøg og 30.000 kr. ved tredje besøg. Virksomheden kan også blive pålagt dagbøder på minimum 1.000 kr. pr. dag, indtil kravene er opfyldt.

Det er ikke en lille teknisk detalje. For en mindre café, kiosk eller restaurant kan bøder hurtigt ramme driften hårdt.

Klar til at få styr på dit kassesystem? Beregn din besparelse med Flatpay i dag.

Hvad skal et lovligt kassesystem kunne?

Skattestyrelsen har en tjekliste med 15 tekniske krav til digitale salgsregistreringssystemer. Du behøver ikke forstå alle tekniske detaljer for at drive din forretning. Men du bør kende hovedpunkterne.

Et lovligt system skal blandt andet kunne registrere alle handlinger i en elektronisk journal. Transaktionsdata skal signeres digitalt med et OCES-certifikat, så integriteten kan verificeres ved kontrol.

Systemet skal også kunne bruge SAF-T som standardfilformat. Det betyder, at systemet kan producere en fil direkte fra den elektroniske journal, som kan bruges til indrapportering og kontrol.

Derudover skal systemet kunne danne Z-rapporter og X-rapporter, automatisk registrere betalinger med kort og mobilbetaling, holde styr på betalingsformer og sikre, at oplysninger i journalen ikke kan tilføjes, slettes eller ændres bagefter.

Med andre ord: Systemet skal kunne vise, hvad der er sket i forretningen, uden at data kan manipuleres efterfølgende.

Vil du dykke mere ned i kravene, kan du læse vores side om digital salgsregistrering.

Hvad er SAF-T, og hvorfor betyder det noget?

SAF-T står for Standard Audit File for Tax. Det er et standardiseret filformat, der gør det muligt at udlevere salgsdata i en form, myndighederne kan bruge.

For dig som forretningsdrivende betyder det, at dit system skal kunne eksportere data korrekt, hvis Skattestyrelsen beder om det. Det er ikke nok, at du kan tage et skærmbillede eller udskrive en dagsrapport.

Et system uden SAF-T-understøttelse kan derfor være et problem, hvis din virksomhed er omfattet af reglerne.

Vil du have hjælp til at vælge et system, der passer til din forretning? Få et skræddersyet tilbud på et kassesystem.

Hvilket kasseapparat skal du vælge?

Det bedste kasseapparat er ikke nødvendigvis det billigste på dagen. Det er det system, der gør din drift nemmere og holder dig på den rigtige side af reglerne.

Et moderne digitalt kasseapparat bør give dig:

Salg og betaling samlet ét sted
Automatisk registrering af kort og mobilbetalinger
Rapporter, der er nemme at bruge
Lagerstyring, hvis du har varer
Support, når noget ikke virker
Løbende opdateringer, så systemet følger kravene

Vores kasseapparat er bygget som en alt-i-én-løsning til betalinger, regnskab og lageroverblik.

Det gør løsningen relevant for forretninger, hvor kassen skal være nem at bruge, også for nye medarbejdere, og hvor betalinger ikke må skabe stop i køen.

Hvorfor vælge Flatpay?

Flatpay passer til virksomheder, der vil have et nemt, moderne og praktisk kassesystem uden unødigt besvær.

Fordelen er ikke kun at vi hjælper dig med at leve op til lovgivningerne. Det handler også om drift. Når kasse, terminal, rapporter og lager hænger sammen, bliver det lettere at holde styr på dagen. Ingen månedlige abonnementer, ingen skjulte gebyrer, flad lav rate for kortbetalinger og 24/7 kundeservice.

For en travl café, kiosk eller restaurant betyder det mindre manuelt arbejde, færre løse systemer og bedre overblik.

FAQ

Er det lovpligtigt at have et kasseapparat?

Ikke alle virksomheder skal have et digitalt salgsregistreringssystem. Men hvis din virksomhed er i en omfattet branche og har en årlig omsætning under 10 mio. kr., gælder kravet fra 1. januar 2024.

Hvem skal have et digitalt kasseapparat?

Kravene gælder blandt andet for caféer, værtshuse, diskoteker, pizzeriaer, grillbarer, isbarer, købmænd, døgnkiosker og restauranter, hvis virksomheden samtidig er omfattet af omsætningsgrænsen og branchekravene.

Hvad koster et digitalt kasseapparat?

Prisen afhænger af hardware, software, terminal, support og betalingsaftale. Kig ikke kun på opstartsprisen. Se også på abonnement, transaktionspris, skjulte gebyrer og hvor meget tid systemet sparer i hverdagen.

Kan man få en bøde, hvis kasseapparatet ikke overholder reglerne?

Ja. Skattestyrelsen kan give bøder ved kontrolbesøg, hvis systemet ikke lever op til kravene. Bøderne stiger fra 10.000 kr. til 20.000 kr. og 30.000 kr. ved gentagne kontrolbesøg, og virksomheden kan også få dagbøder.‍

Vil du have et kassesystem, der gør det lettere at leve op til reglerne og holde styr på salget? Beregn din besparelse med Flatpay i dag.