Hvad er en faktura?

En faktura er et betalingsdokument, der viser, hvad en kunde skal betale for en vare eller ydelse. Den dokumenterer salget mellem sælger og køber og bruges som grundlag for betaling, bogføring og moms.

Kort sagt: En faktura fortæller, hvem der har solgt hvad, til hvem, hvornår, til hvilken pris og med hvilken moms.

Hvis du driver butik, café, restaurant, webshop eller serviceforretning, er fakturaer en del af det administrative grundlag. De hjælper dig med at holde styr på salg, betalinger og dokumentation, især når kunden er en virksomhed, eller når købet skal bogføres korrekt.

Kort fortalt

En faktura er et dokument, der opkræver betaling for et salg.

Den bruges til betaling, regnskab, moms og dokumentation.

En faktura skal typisk indeholde oplysninger om sælger, køber, fakturanummer, dato, vare eller ydelse, pris, moms og betalingsoplysninger.

En e-faktura er en elektronisk faktura i et struktureret format.

En proformafaktura er ikke en egentlig opkrævning, men en foreløbig faktura, der ofte bruges ved tilbud, told eller dokumentation.

Et moderne kassesystem kan gøre det lettere at udstede korrekte fakturaer og holde styr på salgsdata.

Hvad betyder faktura?

En faktura er en formel anmodning om betaling.

Den bruges, når en sælger har leveret en vare eller ydelse og skal opkræve betaling fra kunden. Fakturaen fungerer samtidig som dokumentation for salget, så både sælger og køber kan bogføre købet korrekt.

En faktura kan sendes til både private og virksomheder, men den er især vigtig i B2B-handel. Hvis en restaurant køber råvarer, en butik bestiller varer fra en leverandør, eller en café får leveret udstyr, vil betalingen ofte blive dokumenteret med en faktura.

En faktura er ikke det samme som en kvittering. En faktura kommer typisk før betaling eller som betalingsgrundlag. En kvittering bekræfter, at betalingen er gennemført.

Hvad skal en faktura indeholde?

En faktura skal være tydelig nok til, at salget kan forstås, betales og bogføres korrekt.

En almindelig faktura indeholder typisk:

• sælgers navn, adresse og CVR- eller momsnummer
• købers navn og adresse
• fakturanummer
• fakturadato
• beskrivelse af varen eller ydelsen
• antal eller omfang
• pris uden moms
• momssats og momsbeløb
• samlet beløb
• betalingsfrist
• betalingsoplysninger

Hvis du er i tvivl om momsnummeret, kan du læse vores guide: [hvad er et momsnummer](INSERT URL).

For virksomheder er det vigtigt, at fakturaoplysninger, salg og betalinger hænger sammen. Hvis data skal rettes manuelt flere steder, bliver risikoen for fejl større.

Det gælder især i brancher med mange daglige salg, returvarer eller betalinger på tværs af kasse og faktura. Her kan digital salgsregistrering gøre det lettere at holde styr på salgsdata, dokumentation og rapportering.

Faktura, kasselovgivning og korrekt dokumentation

For mange mindre virksomheder handler fakturaer ikke kun om betaling. De handler også om at kunne dokumentere salget korrekt.

Hvis du driver en fysisk forretning, skal dine salg registreres ordentligt. Det gælder både salg ved kassen, betalinger med kort, kontantbetalinger og eventuelle fakturasalg. Når systemerne hænger sammen, bliver det lettere at afstemme dagen og undgå manuelle fejl.

Nogle brancher er også omfattet af særlige krav til digital salgsregistrering. Derfor kan det være en god idé at kende de overordnede regler for kasselovgivning, hvis du driver restaurant, café, butik eller lignende forretning.

Det vigtigste er ikke at gøre administrationen tungere. Det vigtigste er, at salget bliver registreret rigtigt første gang.

Hvad er en e-faktura?

En e-faktura er en elektronisk faktura, der sendes i et struktureret digitalt format. Det betyder, at fakturaen kan læses og behandles direkte af modtagerens system.

Det er ikke det samme som en PDF sendt på mail. En PDF kan være digital, men den er ikke nødvendigvis en e-faktura i teknisk forstand.

E-faktura bruges ofte i handel med offentlige myndigheder og større virksomheder, hvor fakturaer skal kunne behandles automatisk. Fordelen er, at data kan flyttes mere sikkert og effektivt mellem systemer.

For mindre virksomheder er pointen enkel: Jo mere fakturadata kan håndteres automatisk, jo mindre tid skal du bruge på manuel indtastning, opfølgning og fejlretning.

Hvad er en proformafaktura?

En proformafaktura er en foreløbig faktura. Den ligner en almindelig faktura, men den er ikke nødvendigvis en egentlig opkrævning.

Den bruges ofte som dokumentation før et salg er endeligt gennemført. Det kan for eksempel være ved eksport, told, tilbud eller situationer, hvor modtageren skal se pris, varer og vilkår, før en endelig faktura udstedes.

Forskellen er vigtig.

En almindelig faktura bruges til at opkræve betaling for et salg. En proformafaktura bruges mere som en forhåndsvisning eller dokumentation.

Derfor skal en proformafaktura ikke behandles som en almindelig faktura i regnskabet, medmindre salget faktisk bliver gennemført og faktureret.

Faktura i dit kassesystem

Fakturaer bør ikke leve som et løst dokument ved siden af resten af din drift.

Hvis du driver butik, restaurant eller café, skal fakturaer helst hænge sammen med salg, betalinger, moms og rapportering. Ellers ender du hurtigt med dobbeltarbejde: et salg ét sted, en betaling et andet sted og en faktura et tredje sted.

Et moderne kassesystem kan hjælpe med at samle det. Når salgsdata, betalinger og dokumentation arbejder sammen, bliver det lettere at udstede korrekte fakturaer, følge dagens salg og gøre regnskabet klar.

Hos Flatpay sælger vi kasse- og betalingsløsninger til virksomheder, der vil have færre manuelle trin og mere overblik. For en restaurant kan et kassesystem til restaurant hjælpe med betalinger, bordflow og rapporter. For en café kan et kassesystem til café gøre travle perioder lettere at håndtere. Og for en butik kan et kassesystem til butik samle salg, varer og betalinger ét sted.

Det handler ikke om at gøre fakturering mere avanceret. Det handler om at gøre den nemmere at få rigtig.

FAQ om faktura

Hvilke typer faktura findes der?

De mest almindelige typer er almindelig faktura, e-faktura, proformafaktura og kreditnota. De bruges i forskellige situationer, afhængigt af om der skal opkræves betaling, sendes digital faktura, dokumenteres et muligt salg eller rettes en tidligere faktura.

Hvad er forskellen på en faktura og en kvittering?

En faktura opkræver betaling eller dokumenterer, hvad kunden skal betale. En kvittering bekræfter, at betalingen er gennemført.

Hvad er forskellen på en proformafaktura og en almindelig faktura?

En almindelig faktura bruges til betaling og bogføring af et salg. En proformafaktura er foreløbig dokumentation og bruges typisk ikke som endeligt betalingsbilag.

Hvordan virker e-faktura?

En e-faktura sendes i et struktureret digitalt format, så modtagerens system kan læse og behandle fakturaoplysningerne automatisk.

Hvilke betalingsmetoder kan inkluderes på en faktura?

En faktura kan typisk indeholde bankoverførsel, kortbetaling, betalingslink eller andre betalingsoplysninger, afhængigt af virksomhedens opsætning.

‍