Krav til kassesystem: Hvilke regler gælder i 2026?

Skal din virksomhed have et digitalt kassesystem? Det afhænger blandt andet af, hvilken branche du driver virksomhed i, og hvor stor din årlige omsætning er.

Siden 1. januar 2024 har bestemte brancher med en årlig omsætning under 10 mio. kr. været omfattet af krav om digital salgsregistrering. Reglerne gælder fortsat i 2026 og betyder, at kassesystemet skal kunne registrere og dokumentere salg efter bestemte tekniske krav.

Men reglerne gælder ikke alle virksomheder.

Her får du overblik over, hvem der er omfattet, hvad Skattestyrelsen kræver, og hvordan du undersøger, om dit nuværende kassesystem lever op til reglerne.

Skal din virksomhed have et digitalt kassesystem?

Det første, du skal undersøge, er, om din virksomhed er omfattet af kravene.

De generelle regler gælder virksomheder med en årlig omsætning under 10 mio. kr., som driver virksomhed inden for bestemte brancher.

Det omfatter blandt andet:

• Caféer, værtshuse og diskoteker
• Restauranter og andre spisesteder
• Pizzeriaer, grillbarer, isbarer og mobile madboder
• Købmænd og døgnkiosker

Der gælder undtagelser. Eksempelvis er supermarkeder ikke omfattet af den generelle regel for købmandsbutikker, og visse former for internethandel og dørsalg er undtaget.

Det er virksomhedens faktiske aktiviteter, der afgør, om den er omfattet – ikke kun den branchekode, virksomheden er registreret under.

Driver du eksempelvis en café eller restaurant med en omsætning under grænsen, skal du som udgangspunkt bruge et digitalt salgsregistreringssystem, der lever op til kravene.

Du kan læse mere om reglerne for digital salgsregistrering.

Hvad med frisører og andre servicevirksomheder?

En frisørsalon er ikke automatisk omfattet af de branchebaserede krav fra 2024.

Det betyder dog ikke, at frisører kan undlade at registrere deres salg korrekt. De almindelige regler om salgsdokumentation og bogføring gælder stadig.

Skatteforvaltningen kan desuden i særlige tilfælde pålægge en virksomhed at bruge et digitalt salgsregistreringssystem, selvom den ikke tilhører en af de omfattede brancher.

Et moderne kassesystem til frisør kan derfor stadig være en praktisk løsning, hvis du vil samle betalinger og få bedre overblik over salget.

Hvad skal dit kassesystem kunne?

Hvis din virksomhed er omfattet af reglerne, er det ikke tilstrækkeligt, at kassen kan tage imod betaling og udskrive en bon.

Systemet skal også kunne dokumentere, hvad der er solgt, hvordan kunden har betalt, og hvilke registreringer der er foretaget.

Skattestyrelsen har opstillet 15 tekniske krav til digitale salgsregistreringssystemer.

De vigtigste handler om følgende:

Elektronisk journal

Systemet skal registrere handlinger og transaktioner i en elektronisk journal. Oplysningerne skal opbevares, så de kan bruges som dokumentation ved kontrol. Journalen må ikke kunne ændres eller slettes efterfølgende.

Digital signering

Transaktionsdata skal kunne signeres digitalt med et OCES-certifikat, så det er muligt at kontrollere, at oplysningerne ikke er blevet ændret.

SAF-T-format

Systemet skal kunne udlæse salgsdata i SAF-T-format. Det er et standardiseret filformat, som gør det muligt at overføre oplysninger til Skatteforvaltningen ved kontrol.

X- og Z-rapporter

Kassesystemet skal kunne danne rapporter over salget. En X-rapport viser omsætningen siden den seneste Z-rapport, mens en Z-rapport afslutter den relevante salgsperiode og nulstiller salgstællerne.

Automatisk registrering af digitale betalinger

Betalinger med kort og andre digitale betalingsmidler skal registreres automatisk i salgsregistreringssystemet.

Kasseboner og betalingsformer

Systemet skal kunne dokumentere salget på en kassebon og registrere, hvilken betalingsform kunden har brugt. Der gælder også særlige krav til blandt andet kontantbetalinger og registreringer foretaget af flere sælgere.

Du behøver ikke selv kende alle de tekniske detaljer. Men du skal sikre dig, at leverandøren kan dokumentere, at systemet opfylder kravene.

Du kan finde den fulde tjekliste med alle 15 krav hos Skattestyrelsen.

Skal du udskifte dit gamle kasseapparat?

Ikke nødvendigvis.

Hvis dit nuværende kassesystem allerede opfylder kravene, kan du fortsætte med at bruge det.

I nogle tilfælde kan en softwareopdatering være tilstrækkelig. I andre tilfælde kan det være nødvendigt at investere i et nyt system.

Det afhænger af, hvilke funktioner din nuværende løsning understøtter.

Et traditionelt kasseapparat, der blot registrerer salg og udskriver boner, vil ikke nødvendigvis kunne opfylde kravene til elektronisk journal, digital signering og udlæsning af data.

Derfor er det en god idé at kontakte din nuværende leverandør, før du beslutter dig for at skifte.

Bed om en konkret forklaring på, hvordan systemet opfylder kravene til digital salgsregistrering.

Hvem har ansvaret, hvis kassesystemet ikke overholder reglerne?

Det er virksomheden selv, der har ansvaret for at bruge et kassesystem, som lever op til de gældende krav.

Det gælder også, selvom systemet er leveret og installeret af en ekstern leverandør.

Hvis Skattestyrelsen ved en kontrol konstaterer, at kravene ikke er opfyldt, kan virksomheden få en bøde.

De oplyste bødetakster er:

• Første kontrolbesøg med overtrædelse: 10.000 kr.
• Andet kontrolbesøg med overtrædelse: 20.000 kr.
• Tredje kontrolbesøg med overtrædelse: 30.000 kr.

Der kan desuden blive tale om dagbøder på mindst 1.000 kr., indtil kravene bliver opfyldt.

Det understreger, hvorfor det er vigtigt at undersøge systemets dokumentation, inden du vælger en løsning.

Sådan sikrer du dig, at dit kassesystem lever op til kravene

Når du skal vælge eller opdatere et kassesystem, bør du starte med at få styr på lovkravene.

Spørg leverandøren, om systemet understøtter elektronisk journal, digital signering, SAF-T og automatisk registrering af digitale betalinger.

Bed også om dokumentation for, hvordan kravene bliver opfyldt.

Vær opmærksom på, at Skattestyrelsen ikke officielt godkender eller certificerer de enkelte kassesystemer. En leverandør kan derfor ikke med rette markedsføre et system som godkendt af Skattestyrelsen.

Når de lovmæssige forhold er på plads, bør du også se på, hvordan systemet fungerer i hverdagen.

Er det nemt for medarbejderne at bruge? Kan det håndtere betalinger hurtigt? Giver det dig overblik over dagens salg? Og kan du få hjælp, hvis noget ikke fungerer?

For en travl café eller restaurant er det vigtigt, at systemet både understøtter korrekt salgsregistrering og gør den daglige betjening enkel.

Flatpays kassesystem samler betalinger, salgsregistrering og rapportering i én løsning. Det gør det lettere at holde styr på salget uden unødvendigt manuelt arbejde.

Vil du have et moderne kassesystem med enkel betjening og overblik over salget? Se Flatpays kassesystem.

Ofte stillede spørgsmål om krav til kassesystem

Hvad er et elektronisk kasseapparat?

Et elektronisk kasseapparat registrerer virksomhedens salg digitalt. Et digitalt salgsregistreringssystem, der er omfattet af de særlige lovkrav, skal desuden kunne dokumentere transaktioner og opfylde krav til blandt andet elektronisk journal og dataudlæsning.

Hvilket kassesystem er bedst?

Det afhænger af virksomhedens behov. Vælg et system, der opfylder de relevante lovkrav, er nemt at bruge og understøtter den måde, din virksomhed arbejder på.

Skal alle virksomheder have et digitalt kassesystem?

Nej. De generelle krav fra 2024 gælder bestemte brancher med en årlig omsætning under 10 mio. kr. Andre virksomheder kan dog blive omfattet af et særskilt påbud fra Skatteforvaltningen.

Skal et kassesystem være godkendt af Skattestyrelsen?

Nej. Skattestyrelsen godkender ikke enkelte kassesystemer eller leverandører. Det er virksomhedens ansvar at sikre, at systemet lever op til de gældende regler.

‍