Wat zijn transactiekosten? Een complete gids voor ondernemers

Elke keer dat een klant bij je afrekent, gaat er geld naar partijen die je misschien nooit ziet. Dat zijn de transactiekosten. Ze lijken klein, maar ze tellen op. Zeker als je dagelijks tientallen betalingen verwerkt. Wat precies betaal je en waarom, en hoe houd je de kosten bij? Daar geven we in dit artikel antwoord op. 

‍

De verschillende soorten transactiekosten uitgelegd

Als ondernemer heb je in de praktijk te maken met drie soorten kosten:

• Zoekkosten: De tijd die je besteedt aan het vergelijken van betaalproviders, het lezen van offertes en het uitzoeken wat een tarief nu eigenlijk inhoudt.
• Contractkosten: Opstartkosten, maandelijkse abonnementen of huurkosten voor hardware. 
• Directe transactiekosten: Het percentage of bedrag dat je betaalt per betalingstransactie, elke keer dat een klant afrekent.

Die laatste categorie is waar de meeste ondernemers zich op focussen. Terecht, maar het totaalplaatje (alle drie samen) bepaalt wat je écht betaalt.

Binnen die kosten is nog een belangrijk onderscheid: vast versus variabel. Vaste kosten betaal je altijd, ongeacht hoeveel transacties je hebt. Denk aan een maandelijks abonnement op je kassasoftware of de huur van je betaalterminal. Variabele kosten schalen mee met je omzet. Het percentage dat je per transactie betaalt is variabel: hoe meer transacties, hoe meer je betaalt, maar ook hoe meer je verdient. 

‍

Transactiekosten voor pinnen: waar betaal je precies voor?

In Nederland is pinnen de norm; nergens anders wordt er maar zo weinig met cash betaald. Maar wat betaal je als ondernemer eigenlijk als iemand zijn pas of telefoon tegen de terminal houdt?

Elke pintransactie bestaat uit meerdere lagen:

Allereerst een Interchange fee, dit is een vergoeding die jouw betaalprovider afdraagt aan de bank die de betaalkaart heeft uitgegeven. Hoe hoog dit is, hangt af van het type kaart: debet, credit of zakelijk. Deze tarieven zijn vastgesteld door creditcardmaatschappijen en zijn in de EU wettelijk gemaximaliseerd voor consumentenkaarten. 

Als tweede de Acquirer margin, dit is wat jouw betaalprovider verdient aan elke transactie. Het is de winstmarge en servicevergoeding voor het faciliteren en beveiligen van de transactie. 

En als laatste de eventuele extra toeslagen zoals de kosten voor internationale kaarten, creditcardbetalingen of specifieke kaarttypes.

Wat veel ondernemers niet meenemen: contant geld is niet gratis. Tel maar op: biljetten tellen, wisselgeld beheren, het risico op fouten, en ritten naar de bank. Wanneer je die verborgen kosten meetelt, is pinnen in de meeste gevallen de goedkopere keuze.

‍

Waarom variëren de kosten per provider?

Niet elke betaalprovider berekent de kosten op dezelfde manier. Sommige aanbieders presenteren een laag basistarief, maar werken met variabele percentages die per kaarttype of transactievolume kunnen verschillen. Dat kan aantrekkelijk zijn bij een lage omzet, maar kan bij een hoge omzet flink oplopen.

Andere aanbieders bundelen de kosten op een manier waarbij je pas achteraf ziet wat je werkelijk betaald hebt. Vergelijk daarom niet alleen het tarief per transactie, maar alle kosten samen van de hardware, het abonnement, de kaarttypes en de eventuele minimumafnames. 

‍

Hoe bespaar je op je transactiekosten?

Besparen begint met zicht hebben op je huidige kosten. 

• Bekijk het totaalpakket (hardware, software en transacties). Een goedkope terminal met hoge transactiekosten kan duurder uitpakken dan een duurdere terminal met een lager tarief. Reken het door op jouw eigen maandelijkse omzet.

• Begrijp wat je betaalt per kaartype. Zakelijke kaarten en creditcards hebben doorgaans hogere interchange fees. Als jouw klanten veel met dat soort kaarten betalen, heeft dat direct invloed op je transactiekosten.

• Kies voor een vast tarief. Een vast tarief betekent dat je altijd hetzelfde percentage betaalt, ongeacht het kaarttype. Dus geen verrassingen achteraf; je weet vooraf waar je aan toe bent.

Flatpay werkt precies zo. Eén vast tarief per transactie. Geen huur- of abonnementskosten, verborgen kosten of wisselende tarieven per kaarttype. Benieuwd hoeveel je kunt besparen op je huidige transactiekosten? Bereken het hier.

‍

Veelgestelde vragen

Wat zijn voorbeelden van transactiekosten?

Het percentage dat je betaalprovider inhoudt bij elke pintransactie, kosten voor creditcardbetalingen, toeslagen voor internationale kaarten, en eventuele vaste maandelijkse kosten voor je terminal of platform.

‍

Zijn transactiekosten aftrekbaar voor de belasting?

In de meeste gevallen zijn transactiekosten aftrekbaar als bedrijfskosten. Ze vallen onder de gewone bedrijfsuitgaven die je maakt om je omzet te kunnen realiseren. Raadpleeg wel altijd je boekhouder voor jouw specifieke situatie.

‍

Waarom rekent mijn bank transactiekosten bij pinnen?

Elke pintransactie loopt via meerdere partijen: de bank die de pas heeft uitgegeven, het kaartnetwerk (Mastercard of Visa) en je eigen betaalprovider. Elke partij brengt een vergoeding in rekening. Wat jij betaalt, is de optelsom. Die is soms transparant gespecificeerd, soms samengevoegd in één tarief.

‍

Klaar voor transparante transactiekosten zonder verrassingen? Ontdek het vaste tarief van Flatpay.