Wat is een POS-systeem? Alles wat je als ondernemer moet weten

Ontdek hier wat een POS-systeem en POS-materiaal is en wat de mogelijkheden zijn van een modern kassasysteem ontworpen voor kleine - en middelgrote ondernemers. 

‍

Wat is de betekenis van een POS-systeem? 

Een POS-systeem, voluit Point of Sale-systeem, is het geheel van software en hardware waarmee je een verkoop afrondt op de plek waar die plaatsvindt. Dat klinkt technisch, maar het is simpelweg wat er gebeurt als een klant iets koopt en jij de betaling verwerkt, de voorraad bijwerkt en desgewenst een bon uitprint. Alles op één plek, op hetzelfde moment.

Waar een traditionele kassa alleen geld optelt en een lade opent, doet een modern POS kassa systeem meer: je kunt er je eigen producten in toevoegen en je selecteert ze op het scherm bij elke verkoop, het systeem registreert welk product is verkocht, houdt de voorraad bij, is gekoppeld aan je boekhoudsoftware en geeft je aan het einde van de dag een verkoopoverzicht. Datzelfde systeem beheert ook je medewerkers; wie er mag inloggen en wie wat heeft verkocht. Zo kun je beter bijhouden en begrijpen wat er in jouw zaak gebeurt. 

Wat is een pos systeem dus precies? Het is de combinatie van een verkooppunt (de software die je transacties beheert) en de apparatuur die nodig is om die transacties daadwerkelijk te verwerken, inclusief de betaalterminal. Die laatste is een cruciaal onderdeel, maar wordt zelden meegeleverd bij de POS-software zelf. 

‍

POS-systeem of kassasysteem: wat is het verschil?

Een kassasysteem is een onderdeel van een breder POS kassa systeem. De kassa registreert de verkoop; het POS-systeem verbindt die registratie met voorraadbeheer, rapportages, klantgegevens en betalingen. Denk aan de kassa als het stuur, en het POS-systeem als de hele auto. Als iemand het over een "kassasysteem" heeft, bedoelen ze meestal de softwarekant, maar dat dekt zelden de volledige lading van wat een modern POS-systeem allemaal kan. 

‍

Hoe werkt een POS-systeem?

Een POS-systeem verwerkt elke verkoop in een vaste reeks stappen:

1. Productselectie: De medewerker selecteert een artikel via het scherm of scant een barcode. De prijs en BTW worden automatisch opgehaald uit de productdatabase.
2. Bestelling: Meerdere artikelen worden samengevoegd tot één bon. Kortingen of varianten worden hier toegevoegd.
3. Betaalkeuze: De klant kiest hoe hij betaalt: pin, contactloos, of contant. De betaalterminal wordt in deze stap geactiveerd.
4. Betaalverwerking: De betaalterminal communiceert met de bank van de klant en bevestigt de transactie. Dit duurt doorgaans twee tot vier seconden.
5. Afronding: De verkoop wordt geregistreerd, de voorraad bijgewerkt en de bon geprint of digitaal verstuurd. Dagelijks worden de omzetten gesynchroniseerd naar je rapportages.

De snelheid en betrouwbaarheid van stap 4 hangen volledig af van de kwaliteit van je betaalterminal en de transactiekosten die daarbij horen.

‍

Hardware: wat zit er in een POS-systeem?

Een volledig POS-systeem bestaat doorgaans uit:

• Tablet of iPad: Het scherm waarop medewerkers werken en klanten eventueel zien wat ze bestellen
• Kassalade: Voor contante betalingen
• Printer: Voor kassabonnen of ordertickets (in horeca: keukenbonnen)
• Betaalterminal: Het apparaat dat pin- en contactloze betalingen verwerkt
• Barcodescanner: Voor snelle productregistratie in retailomgevingen

Belangrijk: de betaalterminal wordt bij de meeste POS-systemen en hardware niet standaard meegeleverd. Je koopt of huurt die apart en de kosten en voorwaarden variëren doorgaans sterk.

‍

Software: wat doet POS-software?

Functies van POS-software zijn onder andere: 

• Voorraadbeheer: Automatische aftrek bij elke verkoop; waarschuwing bij lage voorraad
• CRM en klantbeheer: Aankoophistorie, loyaliteitsprogramma's, klantprofielen
• Rapportages en omzetoverzichten: Per medewerker, per product, per uur of per dag
• Medewerkersbeheer: Inloggen per medewerker, rechten instellen, shiftrapporten
• Cloud-synchronisatie: Realtime inzicht op afstand, back-up van je data

Wat is POS-materiaal? 

POS staat niet alleen voor technologie. In marketing verwijst POS-materiaal naar alle fysieke of digitale middelen die bedoeld zijn om de aandacht van klanten te trekken op het verkooppunt zelf; bij de toonbank, in het schap of vlak bij de kassa. 

Voorbeelden van POS-materiaal zijn: displays en opstellingen, posters en borden, stop-shoppers (dit zijn opvallende elementen die een klant bewust doen stoppen) en digitale schermen. 

POS-materiaal en een POS-systeem werken goed samen: goed materiaal trekt klanten aan, een goed systeem verwerkt de aankoop snel en foutloos. Wie beide op orde heeft, haalt meer uit elk contactmoment aan de toonbank. 

Welke soorten POS-systemen zijn er?

Niet elk POS-systeem past bij elke zaak. Zo stelt de horeca andere eisen dan retail. 

Een POS-systeem voor horeca beheert tafels, splitst orders en stuurt keukenbonnen door. Een POS-systeem voor retail beheert grote productcatalogi, varianten en idealiter koppelt met een webshop. De meest gangbare moderne vorm is het iPad-gebaseerde POS-systeem: compact, betaalbaar en binnen een middag operationeel.

‍

Voor wie is een POS-systeem geschikt?

Een POS-systeem is niet alleen weggelegd voor grote bedrijven. Juist voor kleine - en middelgrote ondernemingen zoals een café, kapper, delicatessenzaak, zelfstandige reparatiewinkel, kan een modern POS-systeem direct voordeel bieden: minder fouten en handmatig werk en meer overzicht.

De drempel om in te stappen is lager dan veel ondernemers denken. Een eenvoudig iPad-systeem met een kwalitatieve betaalterminal is binnen een middag te gebruiken. De complexiteit van de setup neemt toe naarmate je meer locaties of meer medewerkers hebt, maar voor een eenmanszaak of klein team is de basisconfiguratie behapbaar.

De kosten variëren, en dat is precies waarom het loont om ze goed te begrijpen voordat je een keuze maakt. 

‍

Wat kost een POS-systeem?

De kosten worden opgebouwd uit drie lagen, waarvan de derde het vaakst wordt vergeten.  

1. Hardware (eenmalig of huren): een tablet of iPad, terminalstandaard, barcodescanner, printer en kassalade kosten bij aanschaf samen tussen de €300 en €1.200. Sommige aanbieders bieden huurconstructies aan voor wie de investering wil spreiden.

2. Software-abonnement: de meeste POS-pakketten werken op abonnementsbasis tussen de €30 en €150 per maand, afhankelijk van functies en het aantal gebruikers.

3. Transactiekosten via de betaalterminal: dit is de laag die ondernemers het vaakst onderschatten en die over tijd het grootst kan zijn. Per pintransactie betaal je een percentage aan de aanbieder van je betaalterminal. Bij een zaak met €20.000 omzet per maand tellen die kosten snel op. De hoogte hangt af van je terminalcontract, niet van je POS-software.

‍

Hoe kies je het juiste POS-systeem voor jouw zaak?

Een goede keuze maken begint met het stellen van de juiste vragen:

• Heeft het systeem functies voor jouw branche?
• Kunnen jouw medewerkers er binnen een uur mee werken?
• Koppelt het met je boekhoudsoftware (en webshop)?
• Werkt het nog als je groeit?
• Accepteert het alle gangbare betaalmethoden: contactloos, Maestro, Visa, Mastercard, Apple Pay?

Die laatste vraag leidt direct naar iets wat ondernemers structureel te laat stellen: de keuze van je betaalterminal is minstens zo belangrijk als de keuze van je POS-software. Juist daar zitten de verborgen kosten: wisselende tarieven per kaarttype, verrassingen op je maandelijkse afrekening. Een systeem dat je van tevoren precies vertelt wat je betaalt is wat je nodig hebt om je zaak goed te runnen. 

‍

POS-systeem en betaalterminal: de combinatie die telt. 

De meeste POS-systemen zijn puur software: ze regelen de verkoop, de voorraad en de rapportages. Maar de betaalverwerking gaat via een aparte betaalterminal, met een apart contract en aparte kosten.

Dat contract bepaalt hoeveel je per transactie betaalt. Variabele transactiekosten, afhankelijk van kaarttype of land van uitgifte, kunnen onvoorspelbaar worden als je ze niet van tevoren doorhebt. Eén vaste transactievergoeding, zonder opslag per kaarttype, geeft je de kostenzekerheid die je nodig hebt om een zaak goed te runnen. 

POS-systeem huren of kopen? 

Een POS-systeem huren past bij ondernemers die de startinvestering laag willen houden of de flexibiliteit willen bij groei of verandering. Kopen past beter bij gevestigde zaken die de totaalkosten op lange termijn willen beperken en weten wat ze nodig hebben. Het hangt af van je omzet, je plannen en hoe snel jouw situatie verandert. 

‍

Veelgestelde vragen

Wat is een POS-systeem?

Een POS-systeem (Point of Sale-systeem) is de combinatie van software en hardware waarmee je een verkoop verwerkt op het moment en de plek van aankoop. Het registreert de transactie, werkt de voorraad bij en verwerkt de betaling; alles in één systeem.

Wat is het verschil tussen een POS-systeem en een kassasysteem?

Een kassasysteem is een onderdeel van een POS-systeem. De kassa registreert de verkoop; het POS-systeem verbindt die registratie met voorraadbeheer, rapportages en betalingsverwerking.

Wat kost een POS-systeem per maand?

In de meeste gevallen betalen ondernemers hier maandelijkse kosten voor, die uit drie lagen bestaat: hardware (eenmalige aanschaf of huur), een software-abonnement (doorgaans €30–€150 per maand) en transactiekosten via je betaalterminal. Die laatste post wordt het vaakst onderschat.

Welk POS-systeem is geschikt voor een kleine onderneming?

Voor een kleine onderneming is een iPad-gebaseerd POS-systeem vaak de meest praktische keuze: compact, betaalbaar en binnen een middag operationeel. Combineer het met een betaalterminal met een transparant tarief om de totaalkosten beheersbaar te houden.

Heeft een POS-systeem altijd een betaalterminal nodig?

In de praktijk wel. De meeste Nederlandse consumenten betalen pin of contactloos. Een betaalterminal is daarmee een noodzakelijk onderdeel van elk werkend POS-systeem, ook al wordt die zelden meegeleverd bij de POS-software zelf.

Is een POS-systeem verplicht?

Nee, er is geen wettelijke verplichting. Maar voor ondernemers die kaartbetalingen accepteren, is een gecombineerd POS- en betaalterminalsysteem in de praktijk onmisbaar.

Wat zijn voorbeelden van POS-materiaal?

Displays, posters, stop-shoppers, wobbler en digitale schermen bij de toonbank of in het schap. POS-materiaal is bedoeld om klanten te trekken op het moment van aankoop.

‍

Ben je er klaar voor om te upgraden? Bekijk ons POS-systeem