Kassensystem-Meldepflicht: Sicherheit und Compliance im Geschäftsalltag

Hi, ich bin Rebecca von Flatpay und zeige dir, was hinter der Kassensystem Meldepflicht steckt, wie die TSE-Pflicht funktioniert und worauf du im Alltag achten solltest – verständlich, praxisnah und ohne Paragrafen-Dschungel.

Gesetzliche Vorgaben zur Kassensystem-Meldepflicht: Was du wissen musst

Die Kassensystem-Meldepflicht soll sicherstellen, dass alle aufzeichnungspflichtigen Kassen- und Zahlungsvorgänge lückenlos und manipulationssicher dokumentiert werden. Ziel ist es, Transparenz zu schaffen und deine steuerlichen Pflichten nachvollziehbar zu erfüllen.

Mit der TSE-Kasse müssen elektronische Aufzeichnungssysteme eine vom BSI zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung nutzen, die jede Transaktion revisionssicher protokolliert. Vorgesehen ist außerdem eine Meldung deiner Kasse und TSE-Daten an die Finanzverwaltung (§ 146a AO). Das bundeseinheitliche Meldeverfahren wird schrittweise bereitgestellt; bis es überall verfügbar ist, orientierst du dich an den Hinweisen deiner Landesfinanzverwaltung – insbesondere bei Inbetriebnahme, Wechsel oder Außerbetriebnahme von Kassensystemen und TSE. Prüfe dazu regelmäßig die jeweils aktuellen Verwaltungsanweisungen und Fristen.

TSE-Pflicht auf einen Blick

Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) – zertifiziert durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik – sorgt dafür, dass sämtliche Vorgänge und Änderungen am Kassensystem unveränderbar protokolliert werden.

Warum ist die TSE-Pflicht so wichtig?

• Sie gewährleistet die manipulationssichere Aufzeichnung sämtlicher Kassenvorgänge.
• Bei Verstößen drohen steuerrechtliche Konsequenzen und Schätzungen.

Was bedeutet das für unterschiedliche Kassensystem-Typen?

• Geleaste Kassensysteme: Auch Leasingmodelle brauchen eine zertifizierte TSE oder müssen entsprechend nachgerüstet werden.
• Gemietete Kassensysteme: Die Einhaltung der TSE-Vorgaben liegt bei dir – auch gemietete Systeme benötigen eine gültige TSE.
• Gekaufte Kassensysteme: Bei Neuanschaffung ist eine zertifizierte TSE Pflicht, bei älteren Geräten kann eine Nachrüstung erforderlich sein.

Unabhängig vom Modell gilt: Die TSE-Pflicht hängt nicht von der Besitzform, sondern vom Einsatzzweck deines Kassensystems ab.

Kauf, Miete oder Leasing: Welches Kassensystem passt zu dir?

Du kannst ein Kassensystem-Kleinunternehmer kaufen, mieten oder leasen – jede Variante hat ihre Stärken:

• Geleaste oder gemietete Systeme: Flexibel in der Laufzeit und oft mit geringerer Anfangsinvestition. Achte auf klare Regelungen zu Updates, Zertifikatslaufzeiten der TSE und Service.
• Gekaufte Systeme: Volle Kontrolle ohne laufende Miet- oder Leasingverpflichtungen. Plane Wartung, Updates und mögliche TSE-Erneuerungen ein.

Egal, wie du dich entscheidest: Dein System muss jederzeit alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen – inklusive gültiger TSE, zuverlässiger Exportfunktionen (z. B. DSFinV‑K) und sauberer Belegausgabe. Wenn du alles aus einer Hand bevorzugst, bieten Anbieter wie Flatpay POS-Lösungen mit zertifizierter TSE und Kartenzahlung in einem Paket – so bleibt die Compliance im Alltag unkompliziert.

Flatpay: Zertifizierte Sicherheit und komfortable Kartenzahlung

Flatpay unterstützt kleine und mittlere Unternehmen dabei, Kartenzahlungen einfach, sicher und gesetzeskonform abzuwickeln:

• Geräte mit PCI PTS- und EMV-Zertifizierung: Kartenleser und POS-Systeme erfüllen internationale Sicherheitsstandards – für maximale Datensicherheit.
• Akzeptanz von Debit- und Kreditkarten: Deine Kundschaft zahlt modern und bargeldlos.
• Kartenterminal: Flexibel und mobil – ideal für Einsatzbereiche ohne TSE-Pflicht.
• POS-System: Inklusive zertifizierter TSE sowie praktischer Funktionen wie Tisch- und Lagerverwaltung.
• Rechtssicherheit im Alltag: Das POS-System ist für Betriebe mit TSE-Pflicht ausgelegt, das Terminal passt zu Szenarien ohne TSE-Anforderung.

Klare Preise & Lösungen, die sich anpassen

Flatpay setzt auf transparente Konditionen, die du schnell überblickst:

• Keine monatlichen Grundgebühren, keine versteckten Kosten
• Transparente Transaktionsraten: Bis zu 1,29 % pro Transaktion für das Terminal, bis zu 1,69 % beim POS-System
• POS-Systeme zum Festpreis:
  • Basic: 1.495 € einmalig
  • Premium: 2.495 € einmalig
• Tägliche Auszahlungen: Für zügige Liquidität.
• Kartenterminals ohne Anschaffungskosten: Einfach starten und bargeldloses Bezahlen anbieten.

Persönliche Beratung und erstklassiger Support

Bei Flatpay stehst du im Mittelpunkt. Von der Auswahl bis zur Integration deines Kassensystems begleitet dich ein erfahrenes Team:

• 24/7-Kundenservice: Unterstützung bei technischen und kaufmännischen Fragen – rund um die Uhr.
• Kostenfreies Onboarding und persönliche Beratung: Hilfe zu Compliance, Systemauswahl und Einbindung in deine Abläufe.
• Über 20.000 kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland, Frankreich, Italien, Finnland und Dänemark nutzen bereits Flatpay.

Mein Tipp: Prüfe vor der Anschaffung, ob für deinen Betrieb eine TSE-Pflicht besteht, dokumentiere Änderungen an Kasse und TSE sauber und halte Exportdaten (z. B. DSFinV‑K) jederzeit bereit. So bleibst du bei der Kassensystem-Meldepflicht entspannt auf Kurs. Mehr praktische Einblicke findest du übrigens auf dem Flatpay Blog.