Kassendaten finanzamtkonform speichern: GoBD, TSE und was du 2025 beachten musst

Hallo! Rebecca hier von Flatpay – ich zeige dir, wie du Kassendaten finanzamtkonform erfasst, sicher speicherst und sie bei einer Prüfung stressfrei bereitstellst.

Die ordnungsgemäße und gesetzeskonforme Speicherung von Kassendaten ist in Deutschland Pflicht. Mit den GoBD und der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) rücken Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Datensicherheit in den Fokus. In diesem Leitfaden erfährst du, welche Regeln ab 2025 besonders wichtig sind – und wie Flatpay dich dabei unterstützen kann, Kassendaten korrekt zu erfassen, sicher zu speichern und auf Anfrage des Finanzamts bereitzustellen.

Finanzamtkonforme Speicherung von Kassendaten: Was heißt das konkret?

Das Finanzamt stellt klare Anforderungen an Erfassung, Aufbewahrung und Sicherung von Kassendaten. Du musst alle Geschäftsvorfälle lückenlos, korrekt und für Dritte nachvollziehbar dokumentieren. Wichtig ist vor allem:

• Unveränderbarkeit: Nachträgliche Änderungen oder Löschungen gespeicherter Daten sind ausgeschlossen.
• Nachvollziehbarkeit: Jeder Vorgang muss eindeutig dokumentiert und dem jeweiligen Geschäftsfall zugeordnet werden können.
• Sicherheit: Schutz vor Datenverlust und Manipulation ist Pflicht.
• Verfügbarkeit: Bei einer Prüfung müssen angeforderte Daten strukturiert, ordnungsgemäß und schnell auswertbar vorliegen.

Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“) und die TSE („Technische Sicherheitseinrichtung“) sind die maßgeblichen Grundlagen, um Manipulationssicherheit und Prüfbarkeit elektronischer Kassensysteme sicherzustellen.

GoBD & TSE 2025: Darauf kommt es jetzt an

Die Einhaltung der GoBD ist bei elektronischen Kassensystemen seit Jahren Pflicht. Dazu gehören unter anderem:

• vollständige, lückenlose Protokollierung jedes Geschäftsvorfalls
• zeitnahe Verbuchung der Umsätze
• unveränderbare Aufbewahrung aller Kassendaten
• nachweisbare, regelmäßige Datensicherungen

Seit 2020 müssen elektronische Kassen zudem mit einer zertifizierten TSE ausgestattet sein. Ab 2025 prüfen die Finanzbehörden digitale, prüfsichere Abläufe noch genauer. Ein GoBD- und TSE-konformes Kassensystem ist daher unerlässlich, um eine Betriebsprüfung reibungslos zu bestehen.

Checkliste 2025: Ist dein Kassensystem rechtskonform?

Damit du für die nächste Kassenprüfung bestens vorbereitet bist, sollte dein Kassensystem Folgendes erfüllen:

• Einhaltung der GoBD mit nachvollziehbarer, unveränderbarer Dokumentation
• Integration einer zertifizierten TSE (Ausnahme: reine Zahlterminals)
• unveränderbare Speicherung sämtlicher Kassendaten
• lückenlose Erfassung aller Transaktionen
• Schutz durch regelmäßige Backups und Zugriffskontrollen
• Aufbewahrung der Daten für mindestens zehn Jahre
• vollständige, prüfgerechte Datenausgabe auf Anfrage des Finanzamts
• regelmäßige Updates, die die gesetzliche Konformität sichern

So bereitest du dich optimal auf die Kassenprüfung vor

Bei einer Kassenprüfung schaut das Finanzamt bestimmte Abläufe und Datensätze besonders genau an. Mit guten Prozessen vermeidest du Rückfragen oder Beanstandungen:

• Prozesse: Exporte erfolgen in einem festgelegten Format. Vollständigkeit, Struktur und Konformität sind entscheidend.
• Geprüfte Informationen: Einzelumsätze, Stornos, Z-Bons und Kassenabschlüsse werden auf Herkunft, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit geprüft.
• Praxistipps:
  • Prüfe regelmäßig Aktualität von Soft- und Hardware sowie die Einhaltung der Konformitätsanforderungen.
  • Führe kontinuierliche, externe Datensicherungen durch.
  • Halte Bedienungsanleitungen, Protokolle und Zertifikate griffbereit.
  • Teste die Exportfunktion deiner Kasse im Vorfeld – das erleichtert die Datenbereitstellung im Prüfungsfall erheblich.

Flatpay Kassensystem: Rechtskonform, sicher und übersichtlich

Aktuelle Sicherheit und geprüfte Standards

Mit Flatpay erfüllst du die rechtlichen Anforderungen zuverlässig und transparent:

• Das Flatpay POS-System (Basic & Premium) verfügt über ein zertifiziertes TSE-Modul und erfüllt die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung.
• Flatpay-Terminals dienen als mobile Kartenlesegeräte – hierfür besteht keine TSE-Pflicht.
• Alle Flatpay-Geräte sind PCI PTS- sowie EMV-zertifiziert und bieten hohe Sicherheit im Zahlungsverkehr.

Transparente Preise und flexible Geräteauswahl

Die Kostenstruktur ist klar und leicht nachvollziehbar:

• keine monatlichen Fixkosten oder versteckten Zusatzgebühren
• Transaktionsrate: bis zu 1,29 % je Transaktion mit Terminal, bis zu 1,69 % beim POS-System
• Flatpay-Terminals werden kostenfrei bereitgestellt
• POS-Systeme zu festen Preisen: €1.495 (Basic) bzw. €2.495 (Premium)

Mehr als Kartenzahlung: Smarte POS-Funktionen

Das Flatpay POS-System unterstützt dich im Alltag – besonders in Gastronomie, Handel und Dienstleistung:

• Integrierte Tisch- und Lagerverwaltung – ideal für Restaurants und Stores mit Bestandsübersicht.
• Die Kassendaten werden nach aktuellen Vorgaben finanzamtkonform gespeichert.
• Automatische Updates halten dein System rechtlich auf dem neuesten Stand.

Kartenakzeptanz und schnelle Auszahlungen

• Akzeptanz gängiger Debit- und Kreditkarten
• tägliche Auszahlungen für planbare Liquidität

Persönliche Beratung und 24/7-Kundenservice

• Individuelle Unterstützung – von der Ersteinrichtung über den Alltag bis zur Vorbereitung auf Prüfungen
• kostenloses Onboarding und kompetente Betreuung im Tagesgeschäft
• Über 20.000 kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland, Frankreich, Italien, Finnland und Dänemark nutzen Flatpay
• Support ist rund um die Uhr erreichbar

Zum Schluss: Mein Tipp für eine stressfreie Kassenprüfung

Wenn du deine Kassendaten finanzamtkonform erfasst, unveränderbar speicherst und Exporte prüfgerecht bereitstellen kannst, bist du für 2025 gut gerüstet. Achte auf GoBD- und TSE-Konformität, regelmäßige Backups sowie klare Prozesse im Team.

Mein Tipp: Teste den Datenexport deiner TSE-Kasse einmal in Ruhe durch – inklusive Stichproben auf Vollständigkeit. So vermeidest du Überraschungen im Ernstfall. Mehr praktische Hinweise rund um Kassenführung und Zahlungen findest du übrigens auch im Flatpay Blog.

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