E-Rechnung 2025: Was auf Unternehmen zukommt – und wie du die neue B2B-Pflicht stressfrei umsetzt

Hi, ich bin Rebecca von Flatpay. In diesem Guide zeige ich dir kompakt, was die E-Rechnung 2025 konkret bedeutet, welche Fristen gelten und wie du deine Abläufe so aufstellst, dass Buchhaltung, Kasse und Zahlungen reibungslos zusammenspielen.

Mit der E-Rechnung 2025 steht für Unternehmen in Deutschland ein bedeutender Umbruch bevor. Das Wachstumschancengesetz macht die elektronische, strukturierte Rechnung im B2B zur neuen Grundlage. Ab Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – für das Ausstellen greifen gestaffelte Übergangsfristen. Neben technischen Neuerungen kommen damit auch organisatorische Aufgaben auf Betriebe aller Größen zu. Was bedeutet die Pflicht im Detail, wie gelingt die Umsetzung in der Praxis, und wie sorgst du trotz Umstellung für sichere, schnelle Zahlungsprozesse?

Was steckt hinter der E-Rechnung 2025?

Ab 2025 reicht eine PDF per E-Mail nicht mehr aus: Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten nach EN 16931 (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.x mit eingebettetem XML). So lassen sich Rechnungen digital prüfen, buchen und archivieren – ohne manuelle Zwischenschritte. Ziel ist mehr Tempo, weniger Fehler und bessere Nachvollziehbarkeit im Geschäftsverkehr.

Was Unternehmen ab 2025 beachten müssen

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen je nach Größe:

• 2025–2026: Du darfst weiterhin Papier/PDF versenden (Übergangsregelung), E-Rechnung ist bereits möglich und empfohlen.
• Ab 2027: Größere Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden; kleinere Betriebe mit Vorjahresumsatz bis 800.000 € haben eine verlängerte Frist bis Ende 2027.
• Ab 2028: E-Rechnungspflicht für den Versand für alle.

Die wichtigsten Vorteile der E-Rechnung im Überblick:

• Schnelle, medienbruchfreie Übermittlung und Verarbeitung
• Automatisierte Buchhaltung mit weniger Handarbeit
• Weniger Erfassungs- und Übertragungsfehler
• Revisionssichere Archivierung mit klarer Prüfbarkeit

Rechtliche und technische Anforderungen: Worauf du achten musst

Wenn du gesetzeskonform arbeiten willst, führen ein paar Grundregeln zum Ziel:

• Formate & Übermittlung: Zulässig sind E-Rechnungen nach EN 16931, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD (mit XML-Anteil). Der Versand kann per E-Mail, über Portale oder Netzwerke wie Peppol erfolgen. Wichtig: Eine reine PDF ist keine E-Rechnung.
• Aufbewahrung & Nachvollziehbarkeit: E-Rechnungen musst du vollständig digital und GoBD-konform aufbewahren (inkl. Unveränderbarkeit und Verfahrensdokumentation, in der Regel 10 Jahre).
• TSE im Kassenumfeld: Für elektronische Aufzeichnungssysteme (Kassensystem) ist eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) Pflicht. Sie schützt vor Manipulation und sorgt für rechtssichere Protokolle. Reine Kartenterminals sind nicht TSE‑pflichtig, ein POS-System hingegen schon.

E-Rechnung in der Praxis: So verändert sich dein Zahlungsalltag

Mit der E-Rechnung 2025 wachsen Buchhaltung, Kasse und Zahlungsabwicklung enger zusammen. Ideal ist, wenn dein System strukturierte Rechnungen erzeugt, Zahlungen nahtlos zuordnet und die Belege GoBD-konform archiviert. So bleibt alles effizient und transparent – vom Bezahlen am Terminal bis zum Versand der E-Rechnung an Geschäftspartner.

Flatpay: Passgenaue Lösungen für die E-Invoicing-Pflicht

Wenn du Zahlung und Kasse modernisieren willst, findest du bei Flatpay Funktionen, die die Umstellung unterstützen – von TSE-fähigen POS-Systemen bis zu Kartenterminals:

• Kassensysteme mit TSE zum Festpreis: Einmalige Investition (Basic €1.495, Premium €2.495), das zertifizierte TSE-Modul ist enthalten.
• Kartenterminals ohne Monatsgebühr (€0): Mobil einsetzbar, sofort startklar und ohne versteckte laufende Kosten.
• Debit- und Kreditkartenakzeptanz: Gängige Karten werden sicher und in Sekunden verarbeitet.
• Sicherheitsstandards: Geräte sind PCI PTS und EMV zertifiziert.
• Online-Zahlungen: Rechtssichere Abwicklung bei Online-Rechnungen und tägliche Auszahlungen zur Stabilisierung der Liquidität.
• Support: Persönliche Beratung und 24/7-Kundenservice – auch zur Umstellung auf E-Invoicing.

Dein Plus als kleines oder mittleres Unternehmen bei Flatpay

So behältst du bei E-Rechnung und bargeldlosen Zahlungen die volle Transparenz:

• Transaktionsraten:
  • Bis zu 1,29 % pro Terminal-Transaktion
  • Bis zu 1,69 % pro POS-System-Transaktion
• Keine laufenden Kosten für Terminals: Keine Anschaffungs- oder Monatsgebühr für das mobile Kartenlesegerät.
• Kassensysteme zum Festpreis: Komplettpaket mit zertifizierter TSE – Basic (€1.495) oder Premium (€2.495).
• Tägliche Auszahlungen: Einnahmen werden werktäglich automatisch ausgezahlt.
• Kostenlose Einrichtung: Einfaches, gebührenfreies Onboarding.
• Persönliche Beratung und 24/7-Kundenservice: Unterstützung bei E-Invoicing-Fragen und im Tagesgeschäft.
• Über 20.000 Unternehmen: Mehr als 20.000 kleine und mittlere Betriebe in Deutschland, Frankreich, Italien, Finnland und Dänemark nutzen Flatpay.

FAQ – Häufige Fragen zur E-Rechnung 2025

Wer muss ab 2025 E-Rechnungen ausstellen und empfangen können?
Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das Ausstellen ist gestaffelt: 2025/2026 weiterhin Papier/PDF möglich, ab 2027 für große Unternehmen Pflicht, ab 2028 für alle.

Welche Übergangsregelungen gelten für die Ausstellung?
Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papier/PDF nutzen. Ab 2027 gilt die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen – kleine Unternehmen (Vorjahresumsatz ≤ 800.000 €) haben Zeit bis Ende 2027. Ab 2028 ist der E-Rechnungsversand für alle verpflichtend.

Worin liegen die Vorteile einer modernen Kassenlösung in Verbindung mit E-Invoicing?
Ein POS-System mit TSE und Schnittstellen zur Buchhaltung ermöglicht rechtssichere, effiziente Prozesse: Zahlungen werden sauber dokumentiert, Belege automatisiert zugeordnet und revisionssicher archiviert.

Wie läuft das Flatpay Onboarding ab?
Unkompliziert und schnell: Von der Erstberatung bis zur Einrichtung wirst du begleitet – passend zu deinem Betrieb und ohne zusätzliche Einrichtungsgebühren.

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