Der Bewirtungsbeleg – und warum er richtig ausgefüllt Gold wert ist

Hey, ich bin Rebecca von Flatpay.

Wer geschäftlich essen geht – ob mit Kundschaft, Partnern oder im eigenen Team – kann die Kosten steuerlich absetzen. Aber: Nur mit einem korrekt ausgefüllten Bewirtungsbeleg. Vor allem bei einem Bewirtungsbeleg über 250 Euro gelten strenge Vorgaben. In diesem Artikel zeige ich dir, worauf du achten solltest, wie du Fehler vermeidest und was du beim Finanzamt besser nicht vergisst.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg ist ein spezieller Nachweis für ein Geschäftsessen, das betrieblich veranlasst ist. Er dient dem Finanzamt als Beleg dafür, dass es sich nicht um ein privates Essen handelt, sondern um eine geschäftlich motivierte Ausgabe.

Nur mit einem ordentlichen Bewirtungsbeleg kannst du die Ausgaben in der Buchhaltung anrechnen und als Betriebsausgabe geltend machen. Je sauberer der Beleg, desto weniger Stress mit dem Finanzamt.

Was muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?

Damit der Bewirtungsbeleg anerkannt wird, muss er bestimmte Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des bewirtenden Unternehmens

• Ort, Datum und Uhrzeit der Bewirtung

• Teilnehmende Personen mit vollständigem Namen

• Anlass der Bewirtung (konkret, z. B. „Kundengespräch zu Projekt XY“)

• Unterschrift des Bewirtenden

• Rechnung oder maschineller Beleg des Lokals – am besten mit ausgewiesener Umsatzsteuer

Was gilt bei einem Bewirtungsbeleg über 250 Euro?

Bei einem Bewirtungsbeleg über 250 Euro wird es formaler. Dann reicht der einfache Kassenbon nicht mehr. Du brauchst:

• Eine ordnungsgemäße Rechnung mit vollständigem Namen und Adresse des bewirtenden Unternehmens

• Einzelauflistung der Speisen und Getränke

• Steuerliche Angaben (z. B. USt-Nummer des Restaurants)

• Ergänzend: Die handschriftlichen Angaben zu Anlass, Teilnehmenden und Unterschrift (wie bei Belegen unter 250 Euro)

Tipp: Für Bewirtungen über 250 € gibt es standardisierte Bewirtungsbeleg-Vorlagen, die dir helfen, keine Angaben zu vergessen. Frag beim Steuerberater oder nutze Vorlagen aus deinem Buchhaltungstool.

Business-Tipps für den Alltag mit Bewirtungsbelegen

Business-Tipp 1: Direkt nach dem Essen ausfüllen

Mach’s am besten sofort am Tisch oder direkt danach. So hast du alle Daten im Kopf und vermeidest Lücken.

Business-Tipp 2: Keine Allgemein

„Geschäftsessen“ reicht nicht – formuliere den Anlass konkret. Zum Beispiel: „Kundengespräch zur Einführung des neuen Kassensystems“.

Business-Tipp 3: Digitale Belege archivieren

Flatpay bietet dir die Möglichkeit, Belege digital zu erfassen und sicher abzulegen. So sparst du dir die Zettelwirtschaft und hast im Fall einer Betriebsprüfung alles griffbereit.

Vorlage gefällig?

Eine Bewirtungsbeleg über 250 Euro Vorlage sollte folgende Felder enthalten:

• Name des Unternehmens

• Adresse

• Ort und Datum der Bewirtung

• Anlass (konkret)

• Namen aller Teilnehmenden

• Betrag (brutto/netto)

• Umsatzsteuer

• Eigenhändige Unterschrift

Optional kannst du das Ganze auch mit deinem Flatpay-Kassensystem kombinieren: Beleg erfassen, hochladen und automatisch mit deiner Buchhaltung verknüpfen.

Fazit: Ein sauberer Bewirtungsbeleg spart Geld und Nerven

Wer die Regeln kennt, macht’s sich leicht. Ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg – ob unter oder über 250 € – ist die Grundlage für steuerlich anerkannte Geschäftsessen. Wichtig ist: Sorgfalt, Vollständigkeit und klare Angaben.

Mit der richtigen Bewirtungsbeleg-Vorlage, einem modernen Kassensystem und etwas Disziplin bei der Dokumentation bist du auf der sicheren Seite – und kannst das nächste Geschäftsessen ganz entspannt angehen.

Zum Weiterlesen & Entdecken:

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