Nota di credito: cos'è, quando si emette e come funziona

Nota di credito: cos'è e a cosa serve

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Hai emesso una fattura con un importo sbagliato, ricevuto un reso o concordato uno sconto dopo la vendita. Per correggere la situazione serve un documento specifico: la nota di credito.

La nota di credito rettifica o annulla, in tutto o in parte, una fattura elettronica già emessa. Non è una fattura nuova e non è un rimborso. È il documento fiscale che mette a posto i conti quando qualcosa cambia dopo la fatturazione.

In questa guida vediamo:

• cos'è la nota di credito e a cosa serve
• in quali casi va emessa (e in quali no)
• entro quanto tempo si può emettere
• la differenza con la nota di debito
• come si compila in formato elettronico
• come funziona la compensazione con la fattura originale

Cos'è la nota di credito

La nota di credito è un documento fiscale che riduce o annulla l'importo di una fattura già emessa, rettificando l'imponibile e l'IVA corrispondente.

Non è una fattura. È un documento di variazione previsto dalla normativa IVA italiana. Si usa quando un'operazione già fatturata cambia dopo l'emissione: l'importo era sbagliato, il cliente ha restituito la merce, oppure le parti hanno concordato uno sconto successivo.

Un punto che genera confusione. La nota di credito non è un rimborso. La nota è un documento contabile. Il rimborso è un movimento di denaro. Le due cose possono andare insieme, ma non per forza. In alcuni casi la nota di credito si traduce in un bonifico al cliente. In altri si compensa con fatture successive, riducendo il saldo aperto senza che nessun importo venga restituito.

Altro chiarimento frequente. La legge configura la nota di credito come una facoltà del venditore, non come un obbligo. Nella pratica, però, emetterla diventa necessario per tenere in ordine la contabilità IVA e per evitare discrepanze con il Sistema di Interscambio.

Quando si emette la nota di credito

La nota di credito si emette ogni volta che una fattura già inviata va corretta o annullata. Le motivazioni più comuni sono cinque.

Errori nella fattura originale

Importo sbagliato, aliquota IVA non corretta, dati anagrafici errati. Se l'errore esisteva al momento dell'emissione, la nota di credito può essere emessa in qualsiasi momento, senza limiti di tempo. L'IVA si recupera tramite la nota, senza bisogno di una dichiarazione integrativa.

Un esempio. Hai emesso una fattura da 1.000 € + IVA al 22% (220 €), per un totale di 1.220 €. L'importo corretto era 800 €. La nota di credito copre la differenza: 200 € + IVA 44 € = 244 €.

Resi di merce

Il cliente restituisce i prodotti, in tutto o in parte. La nota di credito rettifica la fattura originale per l'importo corrispondente al reso. Il termine di emissione è di un anno dall'operazione, se il reso è concordato tra le parti.

Sconti, abbuoni o riduzioni di prezzo

Uno sconto concordato dopo l'emissione della fattura richiede una nota di credito per rettificare l'importo. Rientrano in questa categoria i premi di fine anno, gli abbuoni per difetti non gravi e gli sconti commerciali applicati a posteriori. Anche in questo caso il termine è di un anno.

Un esempio. Fattura annuale da 5.000 € + IVA. A fine anno le parti concordano uno sconto fedeltà del 10%. Nota di credito per 500 € + IVA 110 € = 610 €.

Rescissione o annullamento del contratto

Quando un contratto viene annullato, risolto, rescisso o revocato, la fattura collegata va rettificata. In questi casi non c'è limite temporale per l'emissione della nota di credito, a differenza degli accordi tra le parti dove vale la regola dell'anno.

Mancato pagamento

Se il cliente non paga e si apre una procedura concorsuale, il venditore può emettere una nota di credito dalla data della sentenza dichiarativa di fallimento. Lo stesso vale per le procedure esecutive individuali rimaste senza esito. In questi casi il venditore recupera l'IVA già versata.

Quando non si emette la nota di credito

Non tutti i casi richiedono una nota di credito. Ecco le situazioni in cui non serve o non è possibile emetterla.

Se la fattura originale riguarda un'operazione esente IVA, non c'è IVA da rettificare. Il documento si può comunque emettere per correggere l'imponibile, ma non produce variazioni IVA.

Se è passato più di un anno dall'operazione e la causa della variazione è un accordo tra le parti (uno sconto, un abbuono, un reso concordato), la nota di credito non può più essere emessa con effetto diretto sull'IVA. Fanno eccezione i casi di nullità, risoluzione, rescissione o annullamento del contratto, che non hanno limite di tempo.

Non si emette nota di credito nemmeno per variazioni di prezzo decise in modo unilaterale, senza una base contrattuale. Se il venditore abbassa il prezzo di propria iniziativa senza un accordo con il cliente, la nota non è lo strumento corretto.

Infine, gli sconti in natura (omaggi) seguono un percorso fiscale diverso e non richiedono l'emissione di una nota di credito.

Entro quanto tempo si emette una nota di credito

La nota di credito va emessa entro un anno dall'operazione originale quando la variazione nasce da un accordo tra le parti. Per errori originari, nullità, annullamento, revoca, risoluzione o rescissione non c'è limite temporale.

La regola dell'anno è il punto che crea più dubbi. Questa tabella riassume i termini per ogni casistica.

Un dettaglio importante. Superato l'anno, la nota di credito si può comunque emettere per rettificare l'imponibile. Quello che cambia è il meccanismo di recupero dell'IVA, che non passa più dalla nota ma dalla dichiarazione integrativa, da presentare entro cinque anni dall'operazione.

Che differenza c'è tra nota di credito e nota di debito

La nota di credito riduce l'importo a carico del cliente. La nota di debito lo aumenta. Sono i due tipi di note di variazione previsti dalla normativa IVA italiana: stesso strumento, direzione opposta.

La nota di credito si usa per resi, sconti, errori in eccesso o annullamenti. La nota di debito si usa quando l'importo fatturato era troppo basso o quando un servizio aggiuntivo non era stato incluso nella fattura originale.

Nella fatturazione elettronica i due documenti hanno codici SdI diversi, ma seguono la stessa logica di compilazione.

Un punto che vale la pena sottolineare. Gli importi nel file XML sono sempre positivi, sia per la nota di credito che per la nota di debito. È il codice tipo documento (TD04 o TD05) a determinare il segno dell'operazione.

Come si emette una nota di credito elettronica

Dal 2019 la nota di credito segue le stesse regole della fattura elettronica: si compila in formato XML e si invia tramite il Sistema di Interscambio (SdI).

Il tipo documento da indicare è TD04. La numerazione può seguire una serie separata (es. NC/2026/001) oppure rientrare nella stessa serie progressiva delle fatture.

Dati obbligatori nel file XML:

• TipoDocumento: TD04
• Data: la data di emissione della nota, non quella della fattura originale
• Numero: progressivo
• DatiFattureCollegate: numero e data della fattura originale
• Importi: sempre in positivo (il segno è determinato dal codice TD04)
• Causale: consigliata anche se non obbligatoria (es. "Storno parziale fattura n. 45/2026 per reso merce")

La procedura in sintesi:

1. Compilare il documento XML con i dati sopra
2. Firmare con firma digitale o tramite il portale dell'Agenzia delle Entrate
3. Inviare al Sistema di Interscambio
4. Attendere la ricevuta di consegna
5. Conservare a norma per 10 anni

Un esempio pratico. La fattura originale n. 45/2026 è da 1.000 € + IVA 22% = 1.220 €. Il cliente restituisce tutta la merce. La nota di credito TD04 riporta imponibile 1.000 €, IVA 220 €, totale 1.220 €. Nel campo DatiFattureCollegate si indica "fattura n. 45/2026" con la data di emissione originale.

Nota di credito e storno: la differenza

La nota di credito è il documento fiscale. Lo storno è l'operazione contabile che ne consegue. Emettere una nota di credito genera uno storno in contabilità, ma i due termini non sono intercambiabili.

Nella pratica commerciale si usa spesso "storno" come sinonimo di nota di credito. Ai fini fiscali, però, la distinzione conta. Lo storno contabile è la registrazione che segue l'emissione della nota. La nota di credito è il documento che giustifica quella registrazione.

C'è poi lo storno POS, che è un'altra cosa ancora. Si tratta dell'annullamento di una transazione al terminale di pagamento. Riguarda il pagamento, non la fattura. Una transazione stornata al POS non produce una nota di credito e non ha effetti sulla contabilità IVA.

Come si compensa una fattura con una nota di credito

Una nota di credito riduce il saldo aperto della fattura a cui si riferisce. Se gli importi coincidono, la fattura risulta saldata. Se la nota copre solo una parte, resta un saldo residuo da incassare.

Il meccanismo è quello della compensazione a partite aperte. Il cliente non riceve denaro. Il suo debito si riduce. La nota di credito si registra in contabilità e chiude, in tutto o in parte, il credito verso il cliente.

Tre scenari possibili:

• Nota di credito totale: copre l'intero importo della fattura. La fattura risulta chiusa, nessun importo resta da incassare.
• Nota di credito parziale: copre solo una parte. La differenza resta dovuta dal cliente.
• Compensazione su fatture future: la nota di credito non si applica a una fattura specifica ma riduce il saldo complessivo del cliente, scalandosi dalle fatture successive.

Un esempio. La fattura n. 30/2026 è da 2.000 € + IVA 22% = 2.440 €. Il cliente restituisce parte della merce. Nota di credito per 500 € + IVA 110 € = 610 €. Il cliente deve ancora 1.830 €.

Cosa fare quando si riceve una nota di credito

Fin qui abbiamo visto la nota di credito dal punto di vista di chi la emette. Ma cosa fare quando si è dall'altra parte, quella di chi la riceve?

Il primo passo è verificare la corrispondenza. La nota si riferisce a una fattura reale? Gli importi e l'IVA sono corretti? Il motivo della rettifica coincide con quanto concordato?

Dopo la verifica, la nota va registrata in contabilità. Chi riceve una nota di credito ha l'obbligo di rettificare la detrazione IVA applicata sulla fattura originale. In pratica, se aveva detratto l'IVA della fattura, ora deve restituire la quota corrispondente alla rettifica.

Va poi aggiornato il saldo verso il fornitore. Il debito residuo si riduce dell'importo indicato nella nota.

Come qualsiasi documento fiscale elettronico, la nota di credito ricevuta va conservata per 10 anni.

Se la nota è errata, non è possibile "rifiutarla" tramite SdI. Per rimediare, il passo corretto è contattare l'emittente e richiedere la correzione. L'emittente può emettere una nota di debito (TD05) per compensare l'errore, seguita da una nuova nota di credito corretta.

Domande frequenti sulla nota di credito

La nota di credito è un rimborso?

No. La nota di credito è un documento fiscale che rettifica una fattura. Può accompagnare un rimborso monetario, ma può anche tradursi in una compensazione su fatture future o in una riduzione del saldo aperto. Documento e flusso di denaro sono due cose distinte.

La nota di credito è obbligatoria?

Dipende. La normativa IVA italiana (art. 26 del D.P.R. 633/1972) configura la nota di credito come una facoltà del venditore, non come un obbligo. Nella pratica, emetterla è necessario per rettificare la contabilità IVA e per evitare discrepanze con il Sistema di Interscambio.

Quanto dura una nota di credito?

La nota di credito non ha una scadenza propria. Il vincolo riguarda il termine di emissione: entro un anno dall'operazione per le variazioni da accordo tra le parti, senza limite per errori originari o cause legali come nullità, risoluzione e rescissione.

La nota di credito deve essere uguale alla fattura?

No. La nota di credito deve contenere il riferimento alla fattura originale (numero e data nel campo DatiFattureCollegate), ma gli importi possono essere diversi. Una rettifica parziale copre solo la parte da correggere.

Come si cancella una nota di credito?

Una nota di credito inviata tramite SdI non può essere cancellata o ritirata. Per correggerla, si emette una nota di debito (TD05) che compensa l'errore, seguita da una nuova nota di credito corretta.

È possibile annullare una fattura già emessa?

Si può annullare l'effetto di una fattura emettendo una nota di credito (TD04) per l'intero importo della fattura originale. La fattura non viene eliminata dal sistema: resta registrata, ma il suo effetto fiscale e contabile viene azzerato dalla nota di credito.

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