Cos'è la fattura e come si fa: guida completa

Come fare una fattura: la guida completa

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La fattura è il documento fiscale che attesta la vendita di un bene o la prestazione di un servizio. La emette chi ha partita IVA e regola il rapporto tra chi vende e chi acquista, con valore sia commerciale sia fiscale.

In questa guida trovi:

• cos'è la fattura e a cosa serve
• la differenza tra fattura e documento commerciale
• chi può emetterla
• cosa deve contenere
• le regole per chi opera in regime forfettario

Cos'è la fattura

La fattura è un documento fiscale obbligatorio. La emette chi vende un bene o presta un servizio, sempre nell'esercizio di un'attività con partita IVA. Non serve solo a registrare l'operazione, la rende anche opponibile a fini legali e fiscali.

Contiene i dati di chi vende e di chi acquista, la descrizione di ciò che è stato ceduto o prestato, l'importo dovuto e l'imposta applicata quando prevista.

A cosa serve la fattura

La fattura serve prima di tutto come richiesta formale di pagamento. Senza fattura non c'è un documento che attesti il corrispettivo di una vendita o di un servizio.

Serve anche a calcolare l'IVA dovuta e a tenere la contabilità in regola. Chi emette fattura registra le entrate ai fini fiscali, chi la riceve ha la prova dell'acquisto e può usarla per la propria contabilità o per detrarre l'imposta.

Ha infine un valore probatorio. In caso di controversia sul pagamento, la fattura documenta l'esistenza dell'operazione commerciale.

Fattura o documento commerciale, qual è la differenza

Chi vende in un negozio, in un bar o in un hotel, nella maggior parte dei casi non emette una fattura. Emette un documento commerciale, quello che una volta si chiamava scontrino fiscale, oggi generato in forma elettronica dal registratore telematico o dalla cassa collegata al POS.

Il documento commerciale certifica la vendita al consumatore finale e basta per la maggior parte delle transazioni al dettaglio. La fattura entra in gioco quando il cliente la richiede in modo esplicito, oppure quando l'operazione avviene tra soggetti con partita IVA.

Un cliente può chiedere la fattura anche dopo aver ricevuto il documento commerciale, purché lo faccia entro il momento dell'operazione o comunque prima che l'esercente chiuda la giornata contabile. In quel caso serve almeno il codice fiscale o la partita IVA del cliente per emettere il documento corretto.

La differenza pratica sta quindi nel destinatario e nella richiesta. Al consumatore finale che non chiede nulla di specifico basta il documento commerciale. A chi ha partita IVA, o a chi ne fa richiesta diretta, va emessa la fattura.

Chi può emettere una fattura

Solo chi ha una partita IVA può emettere fattura. Il documento è riservato all'esercizio di un'attività economica, professionale o d'impresa, non a chi opera senza partita IVA.

Chi non ha partita IVA non può emettere fattura, nemmeno per una singola operazione occasionale. Per una prestazione occasionale non professionale esiste la ricevuta per prestazione occasionale, un documento diverso che non ha valore fiscale ai fini IVA e segue regole proprie in materia di ritenuta d'acconto.

Anche una persona fisica priva di partita IVA non può quindi fatturare una cessione o un servizio reso in proprio. Deve prima aprire la partita IVA, oppure operare tramite altri strumenti previsti per le attività occasionali o non abituali.

I tipi di fattura principali

Non tutte le fatture rispondono alla stessa logica di emissione. La differenza principale riguarda il momento in cui vengono emesse rispetto alla consegna del bene o alla prestazione del servizio, oltre alla loro funzione.

Fattura immediata

È la fattura emessa nello stesso giorno in cui avviene la cessione del bene o la prestazione del servizio. Rappresenta il caso più comune, senza scarti temporali tra operazione e documento.

Fattura differita

Si emette entro il giorno 15 del mese successivo a quello di consegna, per le cessioni accompagnate da un documento di trasporto o da un documento equivalente che attesti la data dell'operazione. Permette di raggruppare in un'unica fattura più consegne fatte allo stesso cliente nello stesso mese.

Fattura proforma

Non ha valore fiscale. Anticipa i termini di un'operazione futura, spesso per dare al cliente un quadro chiaro di costi e condizioni prima del pagamento effettivo. Va sostituita dalla fattura vera e propria una volta conclusa l'operazione.

Fattura di cortesia

Riepiloga un'operazione già certificata da un documento commerciale, senza avere di per sé valore fiscale autonomo. Capita quando un cliente ha già ricevuto lo scontrino elettronico e chiede un documento più dettagliato per uso interno o contabile.

Fattura di acconto e di saldo

La fattura di acconto certifica un pagamento parziale ricevuto prima della conclusione dell'operazione. La fattura di saldo chiude il rapporto, coprendo l'importo residuo dovuto.

Cosa deve contenere una fattura

Ogni fattura deve riportare alcuni dati obbligatori, a prescindere dal settore o dal tipo di attività.

Quando l'operazione rientra in un regime di esenzione o di non imponibilità, la fattura deve indicare il riferimento normativo. Bisogna quindi giustificare la ragione della mancata applicazione dell'IVA, oltre all'aliquota pari a zero.

La fattura elettronica

La fattura elettronica è il formato ammesso oggi in Italia per chi ha partita IVA, sia nei rapporti tra imprese sia verso i privati. L'obbligo generalizzato è stato introdotto dalla Legge di Bilancio 2018 (Legge n. 205/2017, articolo 1, comma 909), che ha modificato il D.Lgs. 127/2015, con decorrenza dal 1° gennaio 2019. 

Dal 1° gennaio 2024 l'obbligo riguarda anche i contribuenti in regime forfettario, in precedenza esonerati sotto una soglia di ricavi.

Il documento viene generato in formato XML e trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio (SDI). Qui, la piattaforma dell'Agenzia delle Entrate verifica la fattura e la recapita al destinatario. Per emetterla serve un software o lo stesso servizio dell’AdE in grado di generare il file nel formato corretto e di inviarlo al Sistema di Interscambio.

Come fare una fattura in regime forfettario

Chi opera in regime forfettario segue le stesse regole generali di fatturazione, con alcune differenze specifiche legate al proprio status fiscale.

La prima riguarda l'IVA. Il forfettario non applica la rivalsa IVA sulle fatture emesse, quindi il documento riporta solo l'imponibile, senza aliquota né importo IVA separato. L'esenzione deriva dall'articolo 1, commi da 54 a 89, della Legge 190/2014.

In fattura va richiamata con una dicitura del tipo “operazione in franchigia da IVA ai sensi dell'articolo 1, commi da 54 a 89, della Legge n. 190/2014”.

La seconda riguarda la marca da bollo. Le fatture senza IVA che superano i 77,47 euro richiedono una marca da bollo da 2 euro, in base al DPR 642/1972. Sotto quella soglia il bollo non è dovuto. Sulla fattura elettronica il bollo si assolve in modalità virtuale, con pagamento trimestrale tramite i servizi dell'Agenzia delle Entrate, non con la marca fisica prevista per la fattura cartacea.

La terza riguarda il formato. Fino al 2023 il forfettario poteva emettere fattura cartacea. Dal 1° gennaio 2024 anche i contribuenti in regime forfettario sono obbligati alla fattura elettronica, senza più eccezioni legate al fatturato.

Per il resto, numerazione progressiva, dati obbligatori del cliente e trasmissione tramite Sistema di Interscambio seguono le stesse regole viste nella sezione sulla fattura elettronica.

Quando si emette la fattura

La fattura va emessa al momento dell'effettuazione dell'operazione, cioè quando il bene viene consegnato o spedito, oppure quando il servizio viene ultimato. Per i beni immobili conta la data di stipula dell'atto, per i beni mobili la data di consegna o spedizione.

Il pagamento non determina di per sé il momento di emissione, salvo il caso in cui il pagamento avvenga prima della consegna o dell'ultimazione del servizio. In quel caso la fattura di acconto va emessa alla data di incasso, non dopo.

Per la fattura immediata il termine coincide con il giorno stesso dell'operazione. Per la fattura differita, come visto, il termine si sposta al giorno 15 del mese successivo.

Chi paga l'IVA in fattura

L'IVA esposta in fattura viene addebitata dal venditore al cliente, che la corrisponde insieme al prezzo del bene o del servizio. Il venditore agisce però come sostituto verso l'Erario. Incassa l'IVA dal cliente e la versa con cadenza periodica allo Stato, al netto dell'IVA che ha a sua volta pagato sui propri acquisti.

Domande frequenti

Che differenza c'è tra fattura e ricevuta?

La fattura è un documento fiscale che richiede dati specifici del cliente e ha valore ai fini IVA. La ricevuta attesta che sia avvenuto un pagamento.

La fattura cartacea è ancora valida?

La fattura cartacea non è più valida per chi ha partita IVA, incluso chi opera in regime forfettario dal 2024. Restano escluse solo alcune operazioni con soggetti esteri non residenti.

È obbligatorio esporre la ritenuta d'acconto in fattura?

No, la ritenuta d'acconto non è obbligatoria per tutti. Si applica solo in presenza di un sostituto d'imposta che eroga il compenso e riguarda soprattutto i professionisti. Chi opera in regime forfettario non la subisce e deve indicarlo con chiarezza in fattura.

Cosa succede se non si emette la fattura?

La mancata emissione della fattura, quando dovuta, comporta sanzioni fiscali per omessa fatturazione, oltre al mancato versamento dell'IVA dovuta sull'operazione.

Quali sono i tipi principali di fattura?

La fattura immediata si emette il giorno stesso dell'operazione. La fattura differita si emette entro il giorno 15 del mese successivo, per le cessioni accompagnate da documento di trasporto. La fattura proforma non ha valore fiscale e anticipa i termini di un'operazione futura.

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