Trinkgeld buchen leicht gemacht So erfassen Sie Trinkgeld korrekt

Hey, ich bin Rebecca von Flatpay und freue mich, dass du hier bist. Hier erfährst du kurz und verständlich, wie du Trinkgeld rechtssicher und transparent in deinem Kassensystem erfasst. Los geht’s!

Die korrekte Verbuchung von Trinkgeld ist im Gastronomie- und Dienstleistungssektor essenziell. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Trinkgelder professionell in Ihrem Kassensystem erfassen und worauf Sie dabei besonders achten müssen.

Worauf sollten Sie bei der Buchung von Trinkgeld achten?

Gerade in deutschen Restaurants, Cafés und im Einzelhandel gibt es klare rechtliche Anforderungen rund um Trinkgeld – die Einhaltung dieser Vorgaben ist für jedes Unternehmen Pflicht.

• Rechtliche Grundlagen:
  Trinkgeld ist grundsätzlich eine freiwillige Zuwendung von Gästen an das Servicepersonal. Unter bestimmten Voraussetzungen ist dieses Trinkgeld, das direkt Mitarbeitenden überreicht wird, steuerfrei. Sobald jedoch Trinkgeld zunächst vom Unternehmen vereinnahmt und erst später verteilt wird, entstehen steuerliche Pflichten, die Sie im Blick behalten sollten.
• Unterschied zwischen Trinkgeld und Servicepauschale:
  Ein weiterer wichtiger Punkt: Die Abgrenzung von echtem, freiwilligem Trinkgeld zu verpflichtenden Service- oder Bedienpauschalen. Servicepauschalen gelten als Bestandteil des regulären Entgelts für Ihre Leistung und müssen immer voll versteuert und gebucht werden. Freiwillige Trinkgelder hingegen werden separat behandelt.

Trinkgeld korrekt im Kassensystem erfassen

Damit die Buchung von Trinkgeld reibungslos gelingt, sind Sorgfalt, Transparenz und eine lückenlose Dokumentation erforderlich. So gehen Sie typischerweise vor:

• Welche Trinkgeldarten gibt es?
  • Bar-Trinkgeld: Der Klassiker – Gäste geben das Trinkgeld direkt in bar, häufig sofort an das Servicepersonal.
  • Unbares Trinkgeld: Zunehmend beliebt – Gäste hinterlassen beim Bezahlen mit Debit- oder Kreditkarte auch gleich das Trinkgeld. Die Erfassung erfolgt über das Kassensystem.
• Trinkgeld bei Kartenzahlung erfassen
  Für Kartenzahlungen sollte Ihr Kassensystem eine gesonderte Möglichkeit bieten, Trinkgelder einzugeben. So bleibt der Betrag klar vom Umsatz getrennt, lässt sich eindeutig zuweisen und später transparent verteilen.
  Mit Flatpay arbeiten Sie mit einem Karten-Terminal, das pro Transaktion eine transparente Transaktionsrate von bis zu 1,29 % berechnet und für Sie kostenlos bereitgestellt wird. Für umfangreiche Buchungen empfiehlt sich das Flatpay POS-System, das zwischen regulären Umsätzen und unbaren Trinkgeldern differenziert.
• Dokumentationspflichten und Kassenbuch
  Es gilt: Jeder Trinkgeldbetrag – ob bar oder bargeldlos – muss korrekt erfasst werden. Bar-Trinkgelder werden in der Regel direkt entnommen, sollten jedoch immer protokolliert werden. Gerade bei unbaren Zahlungen sorgt das Kassensystem für die nötige Trennung von Umsatz und Trinkgeld und erleichtert die Nachweispflicht im Rahmen der Kassenführung.

Mit Flatpay Trinkgelder sicher verbuchen

Das Flatpay Kassensystem unterstützt Sie dabei, jeden Trinkgeldbetrag schnell und korrekt zu erfassen:

• Die Eingabe erfolgt direkt beim Bezahlvorgang – schnell und leicht verständlich.
• Vor allem im Gastronomiebereich sorgt die Tischverwaltung dafür, dass Trinkgelder exakt zugeordnet werden können, etwa bestimmten Tischen oder Vorgängen.
• Die Lagerverwaltung läuft im Hintergrund und bleibt eigenständig, die Transparenz im System bleibt jederzeit gewahrt.

Digitale Kassensysteme: Mehr Effizienz bei der Trinkgeldabwicklung

Ein digitalisiertes Kassensystem wie Flatpay entlastet Sie im Alltag und sorgt für lückenlose Nachvollziehbarkeit:

• Vordefinierte Funktionen helfen dabei, Trinkgelder – ob bar oder per Karte – zügig und fehlerfrei zu erfassen.
• Automatische Auswertungen und Berichte geben Ihnen einen vollständigen Überblick über sämtliche Trinkgelder und Umsätze. So behalten Sie jederzeit den Überblick, auch wenn es im Betrieb mal hektischer zugeht.
• Bereits über 20.000 kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland, Frankreich, Italien, Finnland und Dänemark vertrauen auf Flatpay.

Flatpay Lösungen auf einen Blick

Mit Flatpay sichern Sie sich ein transparentes und faires System für Ihren Zahlungsverkehr und die Kassenorganisation:

• Transparente Transaktionsrate:
  • Bis zu 1,29 % pro Transaktion für das kostenlose Terminal
  • Bis zu 1,69 % pro Transaktion beim POS-System
• Keine monatlichen Gebühren und keine versteckten Kosten
• Kostenlose Karten-Terminals (€0) und schnelle Installation
• POS-System mit einmaligen Kosten:
  • Basic für €1.495
  • Premium für €2.495
  • Zertifizierte TSE bereits inklusive (gemäß KassenSichV)
• Sicherheit:
  Alle Geräte sind PCI PTS- und EMV-zertifiziert
• Kartenzahlungen:
  Akzeptanz von Debit- und Kreditkarten (keine EC- oder Amex-Karten)
• Persönliche Beratung und 24/7-Kundenservice
• Tägliche Auszahlungen und professionelles Onboarding
• Über 20.000 zufriedene Kunden europaweit

Häufige Fragen zur Trinkgeldbuchung

Wie wird Trinkgeld bei Barzahlung und Kartenzahlung richtig gebucht?
Bartrinkgelder werden dem Personal in der Regel direkt ausgehändigt, sollten jedoch immer im Kassenbuch oder digitalen Kassensystem dokumentiert werden. Bei Zahlungen per Karte können Sie das Trinkgeld im Flatpay System als separaten Posten während des Zahlungsvorgangs erfassen.

Welche Berichte erhalte ich im Kassensystem?
Das Flatpay Kassensystem bietet Ihnen Tages- und Monatsberichte, die genaue Trennung und Auswertung von Umsätzen, Trinkgeldern sowie etwaigen Korrekturen oder Stornierungen erleichtern.

Was gilt für die steuerliche Behandlung von Trinkgeld?
Wird das Trinkgeld freiwillig direkt an das Servicepersonal gezahlt, ist es steuerfrei. Nimmt das Unternehmen das Trinkgeld hingegen entgegen und verteilt es später, sind die steuerlichen Regelungen zu beachten. In jedem Fall ist eine präzise Dokumentation erforderlich.

Flatpay macht Kartenzahlungen einfach, transparent und sicher – genau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten. Kontaktieren Sie uns noch heute – wir beraten Sie gerne persönlich.