Rechnung schreiben kleinunternehmer: So geht die Rechnung richtig

Hi, ich bin Rebecca von Flatpay und zeige dir kurz und knackig, worauf es ankommt, wenn du als Kleinunternehmer eine Rechnung schreibst. Wenn du nach „rechnung schreiben kleinunternehmer“ suchst, findest du hier die wichtigsten Pflichtangaben, Formulierungen und praktische Tipps – plus ein paar digitale Helfer, die dir Arbeit abnehmen.

Rechtliche Grundlagen für die Kleinunternehmer-Rechnung

Als Kleinunternehmer profitierst du in Deutschland von einer steuerlichen Vereinfachung – der Kleinunternehmerregelung. Die Details regelt § 19 UStG.

Kleinunternehmerregelung und Umsatzsteuer: Die wichtigsten Unterschiede

Wenn dein Umsatz im vorangegangenen Jahr 22.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 € bleibt, kannst du die Kleinunternehmerregelung wählen. Dann weist du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und führst auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab.

Wer kann von der Regelung profitieren?

Die Option steht unter anderem folgenden Gruppen offen:

• Einzelunternehmer und Freiberufler – haupt- oder nebenberuflich
• Kleine Gewerbetreibende aus allen Branchen
• Unternehmen mit geringem Jahresumsatz im Dienstleistungssektor

Ob du die Regelung nutzt, entscheidest du selbst. Wichtig: Teile deine Entscheidung dem Finanzamt mit.

Pflichtangaben auf der Rechnung für Kleinunternehmer

Unabhängig von deiner Branche muss jede Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten. Diese sind in § 14 UStG festgelegt.

Was auf jeder ordentlichen Rechnung stehen muss

Damit deine Rechnung vollständig ist, sollten diese Angaben enthalten sein:

• Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
• Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
• Rechnungsdatum
• Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
• Exakte Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen
• Leistungs- bzw. Lieferdatum
• Rechnungsbetrag sowie ein eindeutiger Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG

Spezieller Hinweis für Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer musst du deutlich machen, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird. Ohne diesen Hinweis gilt die Rechnung steuerlich als fehlerhaft.

Formulierungsvorschlag für deine Rechnung

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Dieser kurze Hinweis sollte auf keiner Rechnung fehlen.

Muster und Vorlage für eine Kleinunternehmer-Rechnung

Eine übersichtliche Struktur hilft deinen Kunden – und dir bei der Ablage.

Wichtige Bestandteile einer Musterrechnung

Neben den Pflichtangaben sind folgende Elemente in der Praxis hilfreich:

• Absender- und Kundendaten klar platziert (z. B. im Kopfbereich)
• Eindeutige Positionsliste mit Mengen, Einzelpreisen, Netto- und Zwischensummen
• Zahlungsziel (z. B. 14 Tage) sowie Bankverbindung/IBAN
• Optionale Referenzen: Kundennummer, Bestell- oder Projektnummer
• Netto-Rechnungsbetrag; kein Umsatzsteuerausweis
• Vermerk gemäß § 19 UStG: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• Durchdachte Nummernlogik (z. B. JJMM-001) für eine saubere Ablage

Gestaltungstipps und Vorlagen

Im Netz findest du viele kostenlose Muster, die du anpasst. Achte darauf, dass alle Pflichtangaben drin sind und die Angaben zu deinem Auftrag passen. Eine klare Gliederung sorgt dafür, dass deine Rechnung schnell und ohne Rückfragen bearbeitet werden kann.

Digitale Rechnungen: Rechtssichere und effiziente Alternative

Digitale Rechnungen sind erlaubt und lassen sich mit geeigneter Software oder einem modernen Kassensystem unkompliziert erstellen. So sparst du Zeit, minimierst Fehler und archivierst Belege GoBD-konform – zum Beispiel direkt aus einem POS-System wie dem von Flatpay.

Typische Fehler und wie du sie vermeidest

Gerade bei den ersten Rechnungen schleichen sich schnell kleine, aber entscheidende Fehler ein – die später zu Rückfragen oder Verzögerungen führen.

Häufige Stolperfallen

• Der Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) fehlt
• Einzelne Pflichtangaben wie Rechnungsnummer oder Leistungsdatum wurden vergessen
• Umsatzsteuer wird irrtümlich ausgewiesen
• Beträge oder Leistungen sind unvollständig oder ungenau beschrieben

Kurze Checkliste für deine Rechnung

• Sind alle gesetzlichen Pflichtangaben vollständig?
• Ist der Hinweis gemäß § 19 UStG enthalten?
• Wurde eine fortlaufende Rechnungsnummer vergeben?
• Sind alle Leistungen und Einzelbeträge klar ausgewiesen?

Ein kurzer Abgleich vor dem Versenden hilft, Fehler und unnötigen Aufwand von vornherein zu vermeiden.

Digitale Lösungen für Kleinunternehmer: Mit modernen Kassensystemen Zeit und Aufwand sparen

Die Digitalisierung bietet dir bei Buchhaltung und Zahlungsabwicklung spürbare Vorteile.

Weniger Aufwand, mehr Überblick

Mit aktuellen Kassensystemen behältst du Rechnungen, Zahlungen und tägliche Abläufe im Blick. Routineaufgaben wie das Erstellen und Verwalten von Belegen gehen schneller – und das Fehlerrisiko sinkt.

Überblick: Flatpay POS-Kassensystem mit Tisch- und Lagerverwaltung

Das Flatpay-POS-System unterstützt dich zuverlässig bei der Organisation deines Geschäftsalltags:

• Integrierte Tischverwaltung für Gastronomiebetriebe oder Cafés
• Übersichtliche Lagerverwaltung – so behältst du deinen Warenbestand im Blick
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Kartenzahlung bequem anbieten – ganz ohne monatliche Zusatzkosten

Mit Flatpay akzeptierst du Debit- und Kreditkartenzahlungen – am mobilen Terminal oder direkt im POS-System. Transparente Transaktionsraten von bis zu 1,69 % pro Zahlung am Kassensystem-Kleinunternehmer (1,29 % am Terminal) und tägliche Auszahlungen sorgen für Planungssicherheit. Alle Geräte sind PCI PTS- und EMV-zertifiziert.

Flatpay im Vergleich: Deine Vorteile mit moderner Zahlungstechn