Rechnung Kleinunternehmer richtig schreiben alle Pflichtangaben und Tipps

Hey, ich bin Rebecca von Flatpay und zeige dir heute, welche Angaben auf einer Rechnung für Kleinunternehmer wichtig sind. So sparst du Zeit, vermeidest Fehler und bekommst dein Geld schneller.

Ordnungsgemäße Rechnungsstellung zählt für viele Kleinunternehmer in Deutschland zu den wichtigsten Aufgaben im Geschäftsalltag. Bereits kleine formale Fehler oder vergessene Angaben auf Rechnungen können nicht nur steuerliche Schwierigkeiten, sondern auch Verzögerungen bei der Bezahlung nach sich ziehen – und das Vertrauen von Geschäftspartnern beeinträchtigen. Immer wieder ergeben sich Fragen: Welche Steuernummer muss angegeben werden? Wie erfolgt der korrekte Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung? Und wie lässt sich der Prozess möglichst zeitsparend gestalten? Moderne Kassensysteme und digitale Lösungen bieten hier spürbare Entlastung. Im folgenden Beitrag erfahren Sie, welche Angaben auf einer Rechnung für Kleinunternehmer nicht fehlen dürfen – und wie Sie deren Erstellung einfach und rechtssicher meistern.

Was ist eine Rechnung für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer sind nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) Unternehmen, die im vergangenen Kalenderjahr einen Umsatz von maximal 22.000 Euro erzielt haben und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht über 50.000 Euro liegen werden. Damit sind sie von der Ausweisung der Umsatzsteuer auf Rechnungen befreit.

Im Vergleich zu klassischen Unternehmern unterscheidet sich die Rechnung eines Kleinunternehmers vor allem durch den fehlenden Umsatzsteuerausweis sowie den gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Abgesehen davon gelten für Kleinunternehmer dieselben Pflichtangaben wie für andere Unternehmer.

Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung?

Eine ordnungsgemäße Rechnung eines Kleinunternehmers muss folgende Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und Adresse des Unternehmers (Rechnungssteller)
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder – falls vorhanden – Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
• Das Rechnungsdatum
• Eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer
• Beschreibung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen, einschließlich Leistungszeitraum, falls relevant
• Entgelt für die jeweilige Leistung (Nettobetrag)
• Den gesetzlichen Hinweis zur Kleinunternehmerregelung, zum Beispiel:
  „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Zu beachten: Eine Umsatzsteuer darf auf der Rechnung nicht ausgewiesen werden.

Welche Steuernummer gehört auf die Rechnung?

Für Kleinunternehmer genügt in der Regel die vom Finanzamt vergebene persönliche Steuernummer. Falls Ihnen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) zugeteilt wurde, können Sie auch diese verwenden. Viele Kleinunternehmer besitzen jedoch keine USt-IdNr., sodass meist die Steuernummer zum Einsatz kommt.

Zum Thema Datenschutz gilt: Geben Sie Ihre Steuernummer ausschließlich an, wenn es wirklich erforderlich ist, und vermeiden Sie, diese unnötig – etwa auf öffentlich zugänglichen Internetseiten – zu veröffentlichen. Die USt-IdNr. wird insbesondere bei grenzüberschreitenden Geschäften innerhalb der EU benötigt. Für die klassischen Rechnungen im Alltag reicht die Steuernummer jedoch in den allermeisten Fällen aus.

Schritt-für-Schritt: So schreiben Sie als Kleinunternehmer eine Rechnung

Mit dieser Anleitung sind Sie auf der sicheren Seite:

1. Wählen Sie ein geeignetes Briefpapier oder eine digitale Vorlage, ganz nach Ihrem Bedarf.
2. Tragen Sie Ihre eigenen Kontaktdaten sowie die des Kunden vollständig ein.
3. Fügen Sie Steuernummer oder, sofern vorhanden, USt-IdNr. hinzu.
4. Vergeben Sie das Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer.
5. Beschreiben Sie Ihre gelieferten Produkte oder Dienstleistungen samt Zeitraum.
6. Listen Sie die Nettobeträge einzeln und den Gesamtbetrag auf.
7. Ergänzen Sie gut sichtbar den Hinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
8. Speichern oder drucken Sie die fertige Rechnung und senden Sie sie Ihrem Kunden – per Post oder bequem als PDF.

Für weniger Aufwand im Alltag empfiehlt sich der Einsatz digitaler Tools – sie helfen dabei, Pflichtangaben automatisch zu ergänzen und Fehler zu vermeiden.

Muster: So sieht eine Rechnung für Kleinunternehmer aus

Eine Rechnung sollte stets klar strukturiert und übersichtlich gestaltet sein. Hier ein Beispiel, wie das aussehen kann:

Musterrechnung KleinunternehmerMax MustermannMusterstraße 1, 12345 MusterstadtSteuernummer: 12/345/67890Kunde: Frau Erika Beispiel, Beispielweg 2, 54321 BeispielstadtRechnungsnummer: 2024-001Rechnungsdatum: 12.06.2024Leistung: Webseitenerstellung am 10.06.2024Gesamtbetrag: 350,00 EuroHinweis: Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Für einen professionellen Auftritt empfiehlt es sich, mit Tabellen zu arbeiten, Pflichtangaben deutlich hervorzuheben und auf eine durchweg einheitliche Formatierung – besonders bei digitalen Rechnungen – zu achten.

Effizientere Rechnungen durch digitale Lösungen

Mit digitalen Rechnungs-Tools sparen Kleinunternehmer Zeit und minimieren das Risiko von Formfehlern. Praktische Funktionen wie die automatische Vergabe fortlaufender Rechnungsnummern, das schnelle Ergänzen aller Pflichtangaben oder das Speichern wiederkehrender Vorlagen erleichtern den Büroalltag enorm. Zudem sorgen digitale Archivierungsmöglichkeiten für die sichere und DSGVO-konforme Ablage Ihrer Dokumente.

Ein modernes Kassensystem mit integrierter Rechnungsfunktion oder einer Anbindung an Ihre Buchhaltungssoftware hilft Ihnen dabei, sämtliche Zahlungsprozesse zentral zu steuern und den Überblick zu behalten.

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