Kassenpflicht Gastronomie so erfüllen Restaurants alle Vorschriften

Kassenpflicht in der Gastronomie: Was Sie als Restaurant wissen sollten

Die Kassenpflicht und Belegausgabepflicht – oft auch als Bonpflicht bezeichnet – gehören zu den wichtigsten Themen für die Gastronomie in Deutschland. Neue gesetzliche Vorgaben und zusätzliche technische Anforderungen stellen Restaurantbetreiber vor große Herausforderungen. Hinzu kommen regelmäßige Kontrollen, die die Notwendigkeit eines gesetzeskonformen und transparenten Kassensystems noch verstärken. Moderne, zertifizierte POS-Systeme unterstützen Gastronomen dabei, diese Vorschriften zuverlässig, effizient und prüfungssicher umzusetzen.

Was bedeutet Kassenpflicht für die Gastronomie?

Mit der Kassenpflicht verpflichtet der Gesetzgeber jeden Gastronomiebetrieb dazu, sämtliche Geschäftsvorfälle lückenlos aufzuzeichnen und zu dokumentieren. Die Grundlage hierfür bildet die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die seit 2020 in Kraft ist.

Was bedeutet dies im Alltag eines Restaurants?

• Wer ein elektronisches Kassensystem nutzt, muss eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verwenden.
• Alle Einnahmen aus Verkäufen müssen einzeln und unveränderbar gespeichert werden.
• Zu jeder Transaktion ist ein Beleg zu erstellen – unabhängig davon, ob der Gast ihn annimmt.
• Kassendaten sind mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren.

Diese Vorgaben sollen Manipulationen vermeiden und einen transparenten Ablauf sicherstellen. Für Gastronomiebetriebe bedeutet dies: Die Auswahl eines passenden Kassensystems will gut überlegt sein, um allen gesetzlichen Anforderungen dauerhaft gerecht zu werden.

Gesetzliche Anforderungen: Belegausgabepflicht und TSE

Die Belegausgabepflicht schreibt vor, dass für jede Zahlung – also für jeden Vorgang an der Kasse – ein Beleg ausgestellt werden muss. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Kunde den Beleg tatsächlich mitnimmt oder nicht.

Herzstück der gesetzlichen Vorgaben ist die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Sie sorgt dafür, dass alle Transaktionsdaten manipulationssicher und revisionssicher gespeichert werden. Jedes elektronische Kassensystem in Gastrobetrieben muss laut KassenSichV mit einer solchen TSE ausgestattet sein.

Auf einen Blick:

• Für jeden Verkauf muss ein Beleg erstellt werden.
• Die integrierte TSE schützt alle Kassendaten vor nachträglichen Änderungen.
• Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert die TSE – diese Zertifizierung ist für jeden Einsatz verpflichtend.
• Flatpay POS-Systeme erfüllen diese Anforderungen und bieten eine zertifizierte TSE-Lösung.

Welche Kassensysteme sind erlaubt?

Für die Gastronomie stehen verschiedene Kassensystem-Typen zur Auswahl:

• Offene Ladenkassen: Einnahmen werden hier handschriftlich dokumentiert. Diese Variante ist erlaubt, doch sobald ein elektronisches System verwendet wird, gelten strengere Vorgaben.
• Elektronische Registrierkassen: Bereits bestehende Systeme mussten spätestens 2020 mit einer TSE nachgerüstet werden, sofern technisch möglich.
• Moderne POS-Systeme: Hier profitieren Sie zusätzlich von mehr Bedienkomfort und hilfreichen Zusatzfunktionen.

Gerade in der Gastronomie empfiehlt sich der Einsatz eines modernen POS-Systems – zum Beispiel für:

• Die verlässliche Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen (inklusive TSE)
• Schnellere und bequemere Belegerstellung
• Eine einfache, übersichtliche Bedienung und die sichere Archivierung sämtlicher Kassendaten

Mit einem Flatpay POS-System sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite: Die Zertifizierung der TSE ist inklusive, und Sie erfüllen jede gesetzliche Vorgabe souverän.

Praxisnahe Funktionen für die Gastronomie

Ein leistungsstarkes Kassensystem passt sich den besonderen Anforderungen der Gastronomie an. Besonders nützlich sind:

• Tischverwaltung: Jede Bestellung lässt sich direkt einem bestimmten Tisch zuordnen. Das sorgt jederzeit für Übersicht, besonders in Stoßzeiten.
• Lagerverwaltung: Aktuelle Bestände sind stets im Blick, Warenbewegungen werden lückenlos erfasst und Nachbestellungen lassen sich leicht planen.

Klarer Vorteil im Alltag: Eine Servicemitarbeiterin nimmt die Bestellung direkt am Tisch entgegen, ordnet diese digital dem Tisch zu, und das Lager wird automatisch angepasst. Bei der Abrechnung genügt ein Klick – der Beleg wird rechtssicher erstellt, und alle gesetzlichen Pflichten sind erfüllt.

Flatpay Lösungen für Gastronomiebetriebe: Sicher, einfach, transparent

Mit Flatpay entscheiden Sie sich für eine Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse der Gastronomie zugeschnitten ist – einfach, transparent und gesetzeskonform:

• Transparente Transaktionsrate: Maximal 1,29 % pro Transaktion für Terminals, bis zu 1,69 % für das POS-System
• Keine monatlichen Gebühren oder versteckte Kosten
• Kostenloses Kartenterminal (0 €)
• POS-Systeme mit einmaligen Festpreisen:
  – Basic: 1.495 €
  – Premium: 2.495 €
• Zertifizierte TSE bereits im POS-System enthalten (nicht erforderlich bei Terminals)
• Sichere Akzeptanz gängiger Debit- und Kreditkarten
• Alle Geräte sind PCI PTS- und EMV-zertifiziert
• Tägliche Auszahlungen – für maximale Liquidität im Betrieb
• Persönliche Beratung und 24/7-Kundenservice
• Kostenfreier Onboarding-Service – von Anfang an gut begleitet
• Mehr als 20.000 kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland, Frankreich, Italien, Finnland und Dänemark setzen bereits auf Flatpay

Schritt für Schritt zur gesetzeskonformen Kassenlösung

Woran erkennen Sie das passende Kassensystem für Ihr Restaurant? Mit dieser Checkliste gehen Sie sicher:

• Ist eine TSE-Zertifizierung vorhanden?
• Werden sämtliche Verkaufsdaten einzeln und manipulationssicher gespeichert?
• Erhalten Gäste zu jeder Transaktion einen Beleg?
• Sind alle Kassendaten korrekt und gesetzeskonform archiviert?
• Erleichtert das System den Gastronomenalltag – etwa durch Tisch- und Lagerverwaltung?
• Besteht die Möglichkeit, sich auf einen zuverlässigen Support und individuelle Beratung zu verlassen?

Flatpay begleitet Sie auf dem gesamten Weg: von der Auswahl des passenden Systems über die erstmalige Einrichtung bis hin zum Betrieb im Alltag. Dank persönlichem Onboarding und kontinuierlicher Betreuung sind Sie immer gut aufgestellt.

Fazit & Beratung

Mit Inkrafttreten der Kassen- und Bonpflicht ist für jeden Gastronomiebetrieb ein rechtskonformes, zeitgemäßes Kassensystem mit zertifizierter TSE ein Muss. Ebenso wichtig sind eine einfache Bedienung und verlässlicher Service. Flatpay bietet Ihnen hierfür eine transparente Lösung: keine monatlichen Fixkosten, kostenlose Kartenterminals, eine faire Transaktionsrate und jederzeit persönliche Betreuung auf höchstem Niveau.

Flatpay macht Kartenzahlungen einfach, transparent und sicher – genau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten. Kontaktieren Sie uns noch heute – wir beraten Sie gerne persönlich.