Kassennachschau einfach meistern mit Flatpay Lösungen und Tipps

Kassennachschau: Ablauf, Pflichten und sichere Lösungen mit Flatpay

Die Kassennachschau bewegt zahlreiche Unternehmen in Deutschland – immer strengere Vorgaben an Kassensysteme verlangen professionelle Vorbereitung sowie technische Lösungen, die Prüfungen mit Leichtigkeit bestehen.

Was versteht man unter einer Kassennachschau?

Die Kassennachschau ist ein behördliches Kontrollverfahren, bei dem das Finanzamt unangekündigt die Kassenführung eines Unternehmens überprüft. Grundlage bildet § 146b der Abgabenordnung (AO). Im Fokus steht dabei, dass sämtliche Geschäftsvorfälle korrekt dokumentiert wurden und alle Aufbewahrungs- und Sicherungsvorschriften rund um die Kassendaten eingehalten werden.

Von Unternehmen wird verlangt, dass sie ihre Kassenaufzeichnungen jederzeit in prüffähiger Form vorlegen können – ob elektronisch, mit Registrierkasse oder klassisch auf Papier. Im Rahmen der Kontrolle steht vor allem die lückenlose Dokumentation sowie die Nutzung einer gesetzeskonformen technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) im Mittelpunkt.

Wie läuft eine Kassennachschau ab?

In der Praxis erfolgt die Kassennachschau immer ohne Vorwarnung. Mitarbeitende des Finanzamts dürfen während der regulären Öffnungszeiten das Geschäft betreten und weisen sich dann als Prüfer aus. Ziel ist es, einen authentischen Einblick in die tagtäglichen Kassenprozesse zu erhalten.

Die Kontrolle verläuft in mehreren Schritten:

• Die Prüfer lassen sich Einsicht in das laufende Kassensystem gewähren. Sie fordern sämtliche prüfungsrelevanten Unterlagen und Kassenbewegungen punktuell ein.
• Alle für die Prüfung notwendigen Dokumente und gespeicherten Daten müssen daher stets griffbereit sein.
• Häufig führen die Prüfer einen sogenannten Kassensturz durch oder kontrollieren stichprobenartig die aufgezeichneten Kassenbewegungen.

Damit im Fall einer Kassennachschau alles reibungslos abläuft, empfiehlt es sich:

• Kassendaten regelmäßig und transparent zu sichern,
• wesentliche Unterlagen wie Bedienungsanleitungen oder TSE-Bescheinigungen jederzeit verfügbar zu halten,
• und das gesamte Team mit den Abläufen bei einer Prüfung vertraut zu machen.

Der Kassensturz – worauf kommt es an?

Beim Kassensturz handelt es sich um eine sofortige Bestandsaufnahme der Bargeldkasse, häufig ausgelöst durch eine Kassennachschau. Ziel dabei ist es, den Soll-Bestand aus den Kassenaufzeichnungen mit dem tatsächlichen Kassen-Inhalt abzugleichen – ganz ohne Vorlauf.

So funktioniert der Kassensturz Schritt für Schritt:

1. Zählen Sie den aktuellen Bargeldbestand in der Kasse.
2. Vergleichen Sie diesen Wert mit dem protokollierten Kassenstand – egal ob elektronisch oder handschriftlich geführt.
3. Halten Sie das Ergebnis fest und erläutern Sie eventuelle Differenzen direkt nachvollziehbar.
4. Bewahren Sie die täglichen Kassenprotokolle zuverlässig auf.

Eine gewissenhafte, lückenlose Kassenführung unterstützt Sie dabei, auch spontane Prüfungen souverän zu meistern. Werden Differenzen festgestellt, kann dies zu Rückfragen oder vertieften Prüfungen führen. Bleibt Ihre Dokumentation stets aktuell, sind Sie auf der sicheren Seite.

Welche Anforderungen gelten an Kassensysteme?

Kassensysteme müssen klare gesetzliche Standards erfüllen – insbesondere im Hinblick auf die Kassennachschau. Zu den wichtigsten Anforderungen gehören:

• Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Elektronische Kassensysteme benötigen eine zertifizierte TSE, um Manipulationen auszuschließen und Kassendaten revisionssicher zu speichern.
• Zertifizierungen: Für maximale Datensicherheit sind Geräte von Flatpay sowohl PCI PTS- als auch EMV-zertifiziert.
• Kartenterminal vs. POS-System: Kartenterminals werden für Kartenzahlungen ohne Einzelaufzeichnung verwendet und sind daher nicht TSE-pflichtig. POS-Systeme bieten volle Kassenfunktionen und benötigen eine zertifizierte TSE.
• Akzeptierte Karten: Moderne Systeme sollten Debit- und Kreditkarten akzeptieren – eine wichtige Basis für flexible und kundenorientierte Bezahlprozesse.

Flatpay POS-Lösungen – ein Vergleich auf einen Blick

Flatpay richtet sich speziell an kleine und mittlere Unternehmen und stellt einfache, sichere und transparente Zahlungs- und Kassenlösungen bereit:

• Transparente Transaktionsraten:
  • Für Kartenterminals bis zu 1,29 % pro Transaktion
  • Für POS-Systeme bis zu 1,69 % pro Transaktion
    Es entstehen keine monatlichen Fixkosten, versteckte Gebühren sind ausgeschlossen.
• Kostenloses Kartenterminal:
  Das mobile Karten­terminal von Flatpay kann flexibel genutzt werden und ist für Sie kostenfrei (0 €).
• POS-Systeme:
  • Einmalige Anschaffung: €1.495 (Basic) oder €2.495 (Premium)
  • Im Preis enthalten: zertifizierte TSE
  • Wichtige Funktionen wie Tischverwaltung und Lagerverwaltung inklusive.
• Terminals ohne TSE:
  Da keine Einzelaufzeichnungspflicht besteht, benötigen Kartenterminals keine TSE – konform zur Gesetzgebung.

Alle Flatpay-Geräte sind PCI PTS- und EMV-zertifiziert und erfüllen damit die höchsten Standards bei Sicherheit und Technik.

Persönliche Beratung und umfassender Service

Mit Flatpay stehen Sie nicht allein da. Unsere persönliche Beratung und maßgeschneiderten Lösungen sorgen dafür, dass Sie für jede Herausforderung bestens gerüstet sind. Ob individuelle Systemkonfiguration, 24/7-Kundenservice oder persönliche Unterstützung – Flatpay begleitet Sie Schritt für Schritt.

• Individuelle Beratung und Lösungen, die exakt zu Ihrem Geschäft passen
• 24/7-Kundenservice – rund um die Uhr erreichbar
• Schneller Start durch einfaches Onboarding und transparente Abläufe
• Tägliche Auszahlungen sorgen für planbare Liquidität und schnelle Weiterverarbeitung Ihrer Umsätze

Vertrauen Sie auf Erfahrung aus ganz Europa

Mehr als 20.000 kleine und mittlere Unternehmen aus Deutschland, Frankreich, Italien, Finnland und Dänemark vertrauen bereits auf Flatpay. Sie profitieren von bewährten, einfach anwendbaren Lösungen für eine rechtssichere Kassenführung und reibungslose Kartenzahlung – unabhängig von Branche und Geschäftsmodell.

Flatpay macht Kartenzahlungen einfach, transparent und sicher – genau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten. Kontaktieren Sie uns noch heute – wir beraten Sie gerne persönlich.