Kassenbon als Rechnung: Was du als Unternehmer wissen solltest

Wann gilt ein Kassenbon als Rechnung?

Ein Kassenbon ist der Standardbeleg bei Bar- und Kartenzahlungen. Als ordentliche Rechnung im Sinne von § 14 UStG gilt er, wenn er die Vorgaben für eine Kleinbetragsrechnung erfüllt – also bis einschließlich 250 € brutto und mit allen Pflichtangaben.

Worin unterscheidet sich der Kassenbon von der klassischen Rechnung?

• Kassenbons enthalten in der Regel keine Kundendaten und werden häufig für kleinere Beträge genutzt.
• Klassische Rechnungen führen Name und Anschrift des Empfängers auf und werden typischerweise bei höheren Beträgen oder B2B-Vorgängen eingesetzt.

Kurz gesagt: Für Einkäufe bis 250 € kann der kassenbon als rechnung akzeptiert werden – solange die Angaben vollständig sind.

Pflichtangaben auf Kassenbon und Rechnung

Damit ein Kassenbon als Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV) zählt, müssen folgende Angaben enthalten sein:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
• Ausstellungsdatum des Belegs
• Art und Menge der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
• Bruttobetrag sowie Steuerbetrag und/oder Steuersatz
• Hinweis auf Steuerbefreiung, wenn zutreffend

Nicht erforderlich bis 250 €: Steuernummer/USt-IdNr., Empfängerdaten oder eine fortlaufende Rechnungsnummer. Ab 250 € gelten die vollen Rechnungsanforderungen – dann sind u. a. Empfängerangaben und Steuernummer bzw. USt-IdNr. nötig.

Wenn du Vorsteuer ziehen willst, prüfe jeden Bon auf Vollständigkeit. Fehlen Pflichtangaben, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern.

Finanzamt-Anforderungen und steuerliche Hinweise

Korrekt ausgestellte Kassenbons erkennt das Finanzamt an, sofern:

• der Rechnungsbetrag 250 € brutto nicht übersteigt und
• alle Pflichtangaben vorhanden sind.

Besondere Hinweise:

• Für höhere Beträge oder besondere Geschäftsvorfälle brauchst du eine vollständige Rechnung.
• Kleinunternehmer müssen Belege korrekt ausstellen, weisen aber keine Umsatzsteuer aus.

Praktischer Tipp: Vergleiche regelmäßig Musterbons und passe die Einstellungen deiner Kasse an, damit alle Angaben automatisch erscheinen.

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• Rechtskonformität: Belegausgabepflicht und steuerliche Vorgaben werden unterstützt.

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Mein Tipp: Richte deine Kasse so ein, dass alle Pflichtangaben automatisch auf dem Bon erscheinen – dann gilt der kassenbon als rechnung ohne Zusatzaufwand. Noch mehr Praxiswissen findest du im Flatpay Blog.

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