Gastronomie Kassensystem Pflicht Aktuelle Regeln und optimale Lösungen 2024

Hey, ich bin Rebecca von Flatpay schön, dass du hier bist! Heute schauen wir uns an, was du zur Kassensystem-Pflicht in der Gastronomie wirklich wissen musst. In diesem Beitrag bekommst du einen kompakten Überblick, damit du im Alltag rechtssicher und entspannt arbeiten kannst.

Gastronomie Kassensystem Pflicht: Was Betreiber wissen sollten

Die Vorgaben für den Betrieb von Kassensystemen in der Gastronomie sind in den vergangenen Jahren deutlich verschärft worden. Für Restaurants, Cafés und Bars ist ein digitales, gesetzeskonformes Kassensystem inzwischen praktisch unverzichtbar, um alle steuerlichen Anforderungen zuverlässig zu erfüllen. Nachfolgend finden Sie einen übersichtlichen Leitfaden zur sogenannten Kassensystem Pflicht, den rechtlichen Hintergründen sowie den wichtigsten Anforderungen an moderne Kassenlösungen. Außerdem erfahren Sie, wie Flatpay als erfahrener europäischer Anbieter speziell auf die Anforderungen der Gastronomie zugeschnittene, transparente und sichere Systeme bietet.

Kassensystem Pflicht in der Gastronomie – das Wichtigste auf einen Blick

In der Gastronomie sind insbesondere die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sowie die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) maßgeblich für den Einsatz von Kassensystemen. Das Ziel dieser Regelungen besteht darin, Manipulationen an Kassenaufzeichnungen zu verhindern und sämtliche Geschäftsvorfälle stets nachvollziehbar zu dokumentieren.

Ein Herzstück dieser Vorgaben ist die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Sie schützt alle Kassenvorgänge vor nachträglichen Änderungen und muss fester Bestandteil jedes elektronischen Kassensystems sein. Auf diese Weise sind sämtliche Transaktionen manipulationssicher gespeichert.

Wichtig: Es gibt verbindliche Umsetzungsfristen für diese Anforderungen. Wer als Gastronomiebetrieb kein entsprechend ausgestattetes Kassensystem verwendet oder die TSE-Vorgaben ignoriert, riskiert hohe Bußgelder und steuerliche Nachteile.

Ist ein elektronisches Kassensystem Pflicht?

Nach aktueller Gesetzeslage sind Gastronomen verpflichtet, sämtliche Einnahmen genau zu dokumentieren. Eine generelle Pflicht für elektronische Kassensysteme gibt es in Deutschland zwar nicht – theoretisch ist weiterhin eine offene Ladenkasse erlaubt. Diese bringt jedoch die Herausforderung mit sich, sämtliche Einzelaufzeichnungspflichten lückenlos und manuell zu erfüllen. In der täglichem Gastronomiebetrieb ist das kaum praktikabel und erhöht das Risiko von Fehlern erheblich.

Sobald ein Kassensystem genutzt wird, gelten strenge Regeln: GoBD- und TSE-Konformität sind dann Pflicht. Ausnahmen hiervon gibt es nur selten, etwa bei sehr niedrigen Umsätzen oder außergewöhnlich einfachen Abläufen. Elektronische Kassensysteme bringen klare Vorteile mit sich, darunter:

• Automatische, revisionssichere Speicherung aller Geschäftsvorfälle für maximale Rechtssicherheit
• Beschleunigte und optimierte Abläufe im Servicealltag
• Schnelle, gesetzeskonforme Kassenabschlüsse auf Knopfdruck
• Müheloses Bereitstellen aller Daten bei einer Steuerprüfung

Anforderungen an ein zeitgemäßes Gastronomie Kassensystem

Ein modernes Kassensystem für die Gastronomie muss mit einer zertifizierten TSE ausgestattet sein, die sämtliche Buchungsdaten nachträglichen Änderungen und Löschungen entzieht. Neben dem sicheren Betrieb sind für Gastronomen insbesondere folgende Funktionen essenziell:

• Tischverwaltung: Für die Zuordnung und Abrechnung von Bestellungen am jeweiligen Tisch – beispielsweise, wenn eine größere Gästegruppe getrennt zahlen möchte.
• Lagerverwaltung: Unterstützt Sie dabei, stets den Überblick über Ihren Warenbestand zu behalten, nachzubestellen und Verluste im Tagesgeschäft zu minimieren.

Alle Flatpay Kassensysteme sind nach internationalen Standards (PCI PTS, EMV) zertifiziert und erfüllen so höchste Anforderungen an Datenschutz und Transaktionssicherheit.

Flatpay Kassensystem – speziell für die Gastronomie

Produktvarianten und Preismodell

Flatpay bietet Gastronomen zwei Varianten des POS Kassensystems: Basic (€1.495) sowie Premium (€2.495), jeweils inklusive zertifiziertem TSE-Modul. Anders als bei vielen anderen Anbietern zahlen Sie hier keine monatlichen Gebühren. Für den mobilen Einsatz erhalten Sie zusätzlich ein flexibles Karten-Terminal kostenlos (Terminalpreis: €0). Die Abrechnung erfolgt transparent mit einer Transaktionsrate von bis zu 1,29 % pro Transaktion beim Terminal und bis zu 1,69 % beim POS-System. Versteckte Gebühren gibt es bei Flatpay nicht.

Akzeptierte Karten und Zahlungsoptionen

Mit Flatpay akzeptieren Sie bequem und bargeldlos alle gängigen Debit- und Kreditkarten. Die Auszahlungen Ihrer Umsätze erfolgen zuverlässig täglich auf Ihr hinterlegtes Geschäftskonto – das schafft Planungssicherheit, auch bei hohem Gästeaufkommen.

Persönliche Beratung und 24/7-Service

Von der ersten Beratung über die Auswahl bis hin zur Einrichtung Ihres Kassensystem Kleinunternehmers steht Flatpay Ihnen persönlich zur Seite. Unser Kundenservice ist rund um die Uhr (24/7) erreichbar. Eine kostenfreie Onboarding-Unterstützung sorgt für einen reibungslosen Start. Über 20.000 mittelständische Unternehmen aus Deutschland, Frankreich, Italien, Finnland und Dänemark nutzen bereits die Lösungen von Flatpay.

Gute Gründe für Flatpay in Ihrem Gastronomiebetrieb

• Volle Preistransparenz: Einmalige POS-Gebühr, kostenfreie Terminals, keinerlei versteckte Kosten.
• Flexibel und einfach: Flatpay lässt sich schnell und unkompliziert in Ihre bestehenden Abläufe integrieren.
• Maximale Sicherheit: Dank zertifizierter Standards (PCI PTS, EMV) und integriertem TSE-Modul im POS-System sind Ihre Transaktionen zuverlässig geschützt.

Häufige Fragen zur Kassensystem Pflicht in der Gastronomie

Ist ein elektronisches Kassensystem für meinen Betrieb zwingend erforderlich?
Nein, es besteht keine bundesweite Verpflichtung – in der Praxis ist ein elektronisches Kassensystem für steuerkonformen und effizienten Betrieb jedoch dringend zu empfehlen.

Welche rechtlichen Anforderungen muss mein Kassensystem erfüllen?
Ihr System muss GoBD- und KassenSichV-konform sein und über eine zertifizierte TSE verfügen.

Benötige ich eine TSE auch für mein Kartenterminal?
Nein, eine TSE ist ausschließlich für elektronische Kassensysteme vorgeschrieben, nicht für reine Zahlungsterminals.

Mit welchen Kosten muss ich bei Flatpay rechnen?
Für die POS-Systeme fällt eine einmalige Gebühr an (Basic: €1.495, Premium: €2.495), hinzu kommt eine transparente Transaktionsrate. Die Kartenterminals erhalten Sie kostenlos.

Wer hilft mir bei technischen oder rechtlichen Fragen weiter?
Flatpay bietet Ihnen persönliche Beratung sowie einen zuverlässigen 24/7-Kundenservice.

Flatpay macht Kartenzahlungen einfach, transparent und sicher – genau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten. Kontaktieren Sie uns noch heute – wir beraten Sie gerne persönlich.