Café eröffnen leicht gemacht mit den besten Tipps für Gründer

Café eröffnen – Voraussetzungen, Planung und optimale Zahlungslösungen

Der Traum vom eigenen Café begeistert viele Gründer – doch die ersten Schritte erfordern mehr als eine kreative Idee oder einen besonderen Standort. Gerade wenn es um rechtliche Fragen, Organisation und moderne Kassensysteme geht, hilft es, den Überblick zu behalten. Mit diesem Leitfaden begleiten wir Sie Schritt für Schritt von den ersten Voraussetzungen bis hin zur passenden Zahlungsabwicklung für Ihr Café – und zeigen, wie zeitgemäße POS-Lösungen Sie im Alltag unterstützen.

Voraussetzungen für die Caféeröffnung

Die Vorbereitung auf die Eröffnung eines Cafés umfasst mehr als die Namenssuche und das Designkonzept. Bereits vor dem ersten Cappuccino am Tresen stehen wichtige organisatorische, rechtliche und finanzielle Themen im Fokus:

• Gewerbeanmeldung und behördliche Genehmigungen: Jeder gastronomische Betrieb muss beim Gewerbeamt angemeldet werden. Je nach Angebot benötigen Sie darüber hinaus spezielle Konzessionen, beispielsweise für den Alkoholausschank oder die Nutzung von Außenflächen.
• Hygienestandards und bauliche Anforderungen: Besonders bei Lebensmitteln gelten strenge Vorschriften. Das reicht von HACCP-basierten Hygieneauflagen über separate Sanitärräume bis zu klar definierten baulichen Mindestanforderungen.
• Businessplan und Finanzierung: Ein zuverlässiger Businessplan hilft Ihnen, Kapitalbedarf, Zielgruppe, Sortiment und Umsatzpotenzial realistisch einzuschätzen und dient der Beantragung von Finanzierungsmitteln bei der Bank.
• Gesetzliche Vorgaben für Kassensysteme: In der Gastronomie ist ein Kassensystem mit zertifiziertem technischen Sicherheitsmodul (TSE) vorgeschrieben. Zudem muss das System GoBD-konform sein.

Was brauche ich, um ein Café zu eröffnen?

Ein durchdachtes Konzept und die passende Ausstattung sind das Rückgrat für den Erfolg Ihres Cafés. Dazu zählen:

• Geeigneter Standort: Die Lage Ihres Cafés beeinflusst maßgeblich die Anzahl der Laufkundschaft und die Sichtbarkeit im Viertel. Wer etwa in einer belebten Fußgängerzone eröffnet, profitiert vom stetigen Besucherstrom.
• Klar definiertes Café-Konzept: Ob Sie ein klassisches Bistro, eine moderne Kaffeebar oder ein Familiencafé planen – ein deutliches Konzept spricht Ihre Zielgruppe gezielt an und schafft Wiedererkennungswert.
• Stimmige Einrichtung und Ausstattung: Mit liebevoller Möblierung, einer funktionsfähigen Küche, einer hochwertigen Kaffeemaschine und – je nach Konzept – Extras wie einer Kinderspielecke sichern Sie sich Wohlfühlatmosphäre und Alltagstauglichkeit.
• Personalplanung: Für Küche, Service und Theke benötigen Sie ausreichend Mitarbeitende. Der genaue Bedarf richtet sich nach Größe und Angebot Ihres Cafés – vom kleinen Laden bis zum großzügigen Treffpunkt.

Organisation und Zahlungsabwicklung im Café

Moderne Kassensysteme: Mehr als nur Abrechnung

Ein zuverlässiges Kassensystem bildet das Herzstück der Organisation. Im Vergleich zur klassischen Registrierkasse bieten aktuelle POS-Lösungen zahlreiche Zusatzfunktionen, die den Betrieb effizienter machen – so bleibt mehr Zeit für Ihre Gäste.

• Flatpay-POS-Systeme: Mit Flatpay erhalten Sie ein modernes POS-System, das bereits ab 1.495 € (Basic) beziehungsweise 2.495 € (Premium) inklusive zertifiziertem TSE-Modul bereitsteht. Diese Systeme sind PCI PTS- und EMV-zertifiziert und erfüllen damit alle gesetzlichen Anforderungen – eine zukunftssichere Lösung für Cafés jeder Größe.
• Mobiles Kartenterminal: Für noch mehr Flexibilität ermöglicht das mobile Kartenterminal von Flatpay – kostenlos erhältlich (0 €) – das Bezahlen direkt am Tisch. Auch hier profitieren Sie von aktuellen Sicherheitsstandards dank PCI PTS- und EMV-Zertifizierung.

Kartenzahlung: Komfort für Gäste und Betreiber

Unkomplizierte, bargeldlose Zahlungen werden heute von vielen Gästen erwartet – gerade beim schnellen Kaffee zwischendurch. Mit Flatpay akzeptieren Sie Debit- und Kreditkarten, bieten schnellen Service und erhalten tägliche Auszahlungen. Das sorgt für Planungssicherheit und zufriedene Kundschaft.

Transparente Transaktionsraten: Verlässlich kalkulierbar

Flatpay überzeugt durch ein klares und faires Preismodell. Sie profitieren von:

• Bis zu 1,29 % Transaktionsrate beim Einsatz von Kartenterminals
• Bis zu 1,69 % Transaktionsrate beim POS-System
• Kompletter Kostentransparenz – jede Kartenzahlung ist nachvollziehbar abgerechnet
• Kein Risiko unerwarteter Fixkosten: Sie zahlen nur, wenn Ihre Kunden tatsächlich per Karte bezahlen

Zusätzliche Funktionen rund um Ihren Café-Betrieb

Mit Flatpay-POS-Systemen profitieren Sie von praktischen Tools, die Ihren Alltag erleichtern:

• Tischverwaltung: Ob Stoßzeiten oder ruhige Nachmittage – behalten Sie stets den Überblick, ordnen Sie Bestellungen korrekt zu und ermöglichen Sie Ihrem Team einen reibungslosen Ablauf.
• Lagerverwaltung: Verfolgen Sie Ihren Warenbestand digital und optimieren Sie rechtzeitig Ihr Einkaufsverhalten – so gehen Ihnen nie wieder die Lieblingskuchen Ihrer Gäste aus.

Persönliche Beratung und Kundensupport

Ab dem ersten Gespräch steht Ihnen bei Flatpay ein persönlicher Berater zur Seite – von der Auswahl bis zum täglichen Betrieb. Ihr Team erhält auf Wunsch ein kostenloses Onboarding, sodass der Einstieg reibungslos gelingt. Bei allen Fragen rund um Ihre Zahlungslösung oder bei technischen Anliegen erreichen Sie unseren Kundenservice rund um die Uhr, 24/7.

Warum sich bereits über 20.000 Unternehmen für Flatpay entschieden haben

Mehr als 20.000 kleine und mittlere Gastronomiebetriebe in Deutschland, Frankreich, Italien, Finnland und Dänemark vertrauen bereits auf Flatpay. Sie schätzen nicht nur die zertifizierten, praxistauglichen Zahlungslösungen – sondern auch den persönlichen Service, transparente Preise und die Sicherheit modernster Technik. Flatpay ist damit ein starker, zuverlässiger Partner an Ihrer Seite.

Fazit – Café eröffnen mit Flatpay an Ihrer Seite

Die Eröffnung eines Cafés verlangt Organisationstalent und zuverlässige Lösungen für den Zahlungsverkehr. Flatpay macht Kartenzahlungen einfach, transparent und sicher – genau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten. Kontaktieren Sie uns noch heute – wir beraten Sie gerne persönlich.